Wie sichert man Auftragswesen online nach Kündigung?

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Hallo zusammen,

ich habe eine Frage zu folgendem Sachverhalt:

Eine Mandantin hat das Vertragsverhältnis mit uns gekündigt und
wechselt zu einem Steuerberater, der kein Datev-Mitglied ist. Bisher hat sie
Auftragswesen online umfangreich genutzt. Da der neue Steuerberater kein Datev-Mitglied
ist, wird das Auftragswesen in absehbarer Zeit nicht mehr genutzt werden
können.

Um ihren Aufbewahrungspflichten gerecht zu werden, hat sie nun alle
digitalen Daten in der bestehenden Form zu erhalten. Was ist daher zu tun?

Nach Rücksprache mit der Datev-Servicehotline bestehen lediglich
folgende Möglichkeiten:

-Export des Kundestamms in eine Exceldatei

-Export des Artikelstamms in eine Exceldatei

-Abspeichern jedes einzelnen Vorgangs (Rechnungen, Lieferscheine,
Angebote) in eine PDF Datei.

Dieser Vorgang muss übrigens für jede einzelne von möglicherweise
tausenden Rechnungen und Lieferscheinen und Angeboten vorgenommen werden. Da
dies bereits wegen des Arbeitsaufwands in vielen Fällen praktisch bereits
unmöglich ist, stell ich mir die Frage ob das wirklich so sein kann. Die
Rechnungen mögen vielleicht bereits nach Belege online übertragen worden sein.
Dies gilt jedoch sicherlich nicht für Bestellungen, Lieferscheine und Ähnliches.

Meine Hauptgedanken drehen sich auch um das Thema Festschreibung.
Während bei der Programmnutzung so eindringlich darauf hingewiesen wird, dass
eine Festschreibung zwingend erforderlich sei, scheint bei dem mir mitgeteilten
Exportverfahren für Aufbewahrungszwecke ein solcher Festschreibungsstatus gar
nicht mit exportiert zu werden. Hier fehlt es doch zumindest an einem manipulier
sicherem Protokoll, das Auftragswesen online exportieren können müsste. So
kann doch niemand nachvollziehen, ob überhaupt und wann festeschrieben wurde.
Wozu dann überhaupt noch festschreiben?

Kann mir jemand helfen, wie Auftragswesen online nun tatsächlich ordnungsgemäß
gesichert werden kann und wie die Mandantin alle Aufbewahrungspflichten erfüllen
kann? Der Support konnte es nicht. Oder ist das Programm tatsächlich in dieser
Funktion unvollständig, sodass mir eine Empfehlung zur Nutzung dieser Software
als Steuerberater gar nicht mehr möglich ist?

Viele Grüße aus Salzgitter

Christian Bernhard

[#2]

Irgendwie herrscht hier betroffenes Schweigen.....

Mag sich denn nicht einmal die DATEV zu dem Vorgang äußern?

Immerhin habe ich in den Raum gestellt, dass eine DATEV-Software nicht GoBD-konform ist, da meine Mandantin keine Möglichkeit hat, ihre Daten zu sichern. Das sollte doch zumindest etwas an der Ehre kratzen und eine Reaktion bei einem DATEV-Mitarbeiter auslösen, der sich mit dieser Software auskennt....

[#3]

Moin,

nach meinem Kenntnisstand hat sich Datev hier keine Gedanken gemacht, weil es keine Sicherungsfunktion gibt die komfortabel ist. Die Sicherung per CSV Datei empfinde ich nicht als GoBD konform da es "Excel" ist.

Die Diskussion ob man sich an die GoBD halten muss oder nicht weil es "eigentlich" nur ein BMF Schreiben ist und nicht vollständig in der AO geregelt ist lasse ich mal außen vor.

Im Falle einer BP müsste man den Prüfer dann auch mit eigenem Stick auf den Bestand zugreifen lassen wenn er die Rechnungsschreibung prüfen will.

Da wäre tatsächlich die Frage an Datev ob es hier für den Fall von BP´s oder einfache Produktkündigungen möglich sein wird die Daten zu extern zu sichern oder von mir aus in ein Archive bei der Datev zu schieben, was aber dann nicht die monatliche Gebühr kosten dürfte.

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Es handelt sich um aufbewahrungspflichtige Daten aus Vorsystemen, die einen wichtigen Einblick in die Geschäftsvorfälle geben. Diese müssen aus meinem Verständnis prüfungskonform aufbereitet werden können und als Datensicherung (Programm Auftragswesen) über den aufbewahrungspflichtigen Zeitraum vorliegen. 

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Hallo Herr Bernhard,

dieser "Umzug" Ihres Mandanten "mit Sack und Pack" zu einem Nicht-Datev-Mitglied dürfte diverse Komplikationen mit sich bringen.

.. es ist fast so kompliziert wie die erste Herzverpflanzung Ihres Namensvetter "Christiaan Barnard".

Wie man im Nachhinein an sämtliche Original-Daten des "Auftragswesens Online" kommt, weiß die Datev sicher am besten.

Die GDPDU-Daten alleine werden nicht ausreichen.

Das Exportieren der Stammdaten und das Importieren in ein anderes Warenwirtschaftssystem wäre das nächste Problem, das dann aber alleine der Mandant hat.

VG

Michael Vogtsburger

[#6]

Irgendwie herrscht hier betroffenes Schweigen.....

Mag sich denn nicht einmal die DATEV zu dem Vorgang äußern?

Das liegt wohl an der Art dieses Forum: Man kann hier viele Fragen stellen, in der Hoffnung, darauf - wie in Ihrem Fall- eine plausible (bei Ihnen wird es fast schon eine rechtsverbindliche Antwort sein müssen) Antwort zu erhalten.

Einen Anspruch auf eine Antwort haben Sie hier nicht.

Wenn Ihnen an einer solchen Aussage liegt, dann sollten Sie sich per Servicekontakt direkt an DATEV wenden. Das geht schneller, als hier zu warten.

Ja, es kann aber auch Kosten verursachen.

[#7 · Accepted solution]

Hallo Herr Bernhard,

entschuldigen Sie unser Schweigen...

Zu Ihrer Frage bezüglich der Festschreibung:

Die buchungsrelevanten Belege werden programmseitig bei E-Mail Versand oder bei der Bereitstellung an Belege online festgeschrieben. Der Zeitpunkt dieser für buchungsrelevante Belege notwendigen Festschreibung ist im Rechnungsausgangsjournal dokumentiert. Dieses Rechnungsausgangsjournal müsste sich der Mandant exportieren und aufbewahren.

Dazu kann er diesen Prozess in einer Verfahrensdokumentation festhalten, um die Ordnungsmäßigkeit dieses Vorgehens zu bestätigen.

Softwareseitig ist damit der Festschreibeprozess abgedeckt.

Aufbewahrung der nicht buchungsrelevanten Belege:

Die nicht buchungsrelevanten Belege (Angebote, Lieferscheine, etc.) müssen auf anderem Wege exportiert werden, sollten diese die Voraussetzungen für eine Aufbewahrungspflicht aufweisen.

Hierzu haben Sie bereits Auskunft vom DATEV-Service erhalten. Leider kann hier noch kein anderer Weg angeboten werden.

Für das rechnungserstellende System gilt gemäß GoBD die gleiche Aufbewahrungsdauer wie für die damit erstellten Belege, um jederzeitige Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Alternativ sind alle Daten zu migrieren und in einem anderen System elektronisch auswertbar aufzubewahren.

Falls Sie dazu noch weitere Fragen haben, melden Sie sich bitte erneut beim DATEV-Programmservice und verweisen sie gerne auf mich.

Mit freundlichen Grüßen

Sarina Schug

DATEV eG

[#8]

Für das rechnungserstellende System gilt gemäß GoBD die gleiche Aufbewahrungsdauer wie für die damit erstellten Belege, um jederzeitige Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Hallo Frau Schug,

... müsste man also in diesem Fall das "mitgliedsgebundene Mandantengeschäft" während dieser Aufbewahrungsdauer aufrecht erhalten, oder würden 'nur' Archivierungsgebühren entstehen ?

VG

Michael Vogtsburger

Nachtrag:

... oder könnte im Fall einer Betriebsprüfung die Datev die archivierten Daten zusammen mit dem ursprünglichen "rechnungserstellenden System" zur Verfügung stellen ?

... aus meiner Sicht sollte es z.B. so etwas wie eine "Auftragswesen Online Archiv-DVD", zusammen mit einem "Viewer"-Programm" geben, auf der sämtliche Daten (Buchungsstapel im Datev-Format, GDPdU-Daten im csv-Format) gespeichert wären und Belege (Rechnungen, ABs, Bestellungen, Korrespondenz usw.) im PDF-Format angezeigt und ggfs. ausgedruckt werden könnten, ähnlich wie z.B. bei der "Lohn Archiv DVD"

[#9]

... aus meiner Sicht sollte es z.B. so etwas wie eine "Auftragswesen Online Archiv-DVD", zusammen mit einem "Viewer"-Programm" geben, in dem man sämtliche Daten (Buchungsstapel, GDPdU-Daten) und Belege (Rechnungen, ABs, Bestellungen, Korrespondenz usw.) im PDF-Format anzeigen und ggfs. ausdrucken könnte, ähnlich wie z.B. bei der "Lohn Archiv DVD"

Eben! Es ist ja nicht das letzte Mal, dass ein Mandat wechselt! Das Szenario ist einfach zu undurchsichtig! Für Rewe-Bestände gibt es ja auch die Archiv DVD. Warum also nicht auch für andere Bereiche, vor allem die DUO-Reihe!

Das ganze ist einfach noch nicht ausgereift!

[#10]

Hatte auch die Tage mehrere Telefonate mit der Datev:

Kurzfassung:

Soll sich die Datev nach den Kundenwünschen richten oder gibt die Datev alles vor und wir (Berater/Mandanten/Techniker) richten uns nach denen?

Heißt doch für mich: Es wird nicht nach "der Kunde ist König" gehandelt sondern was "leichter" umzusetzen ist..... egal was - aktuell laufen beide Varianten nicht rund

DUO/Auftragswesen online sind die besten Beispiele

[#11]

Hallo Herr Vogtsburger,

• zu Ihrer ersten Frage:
  hier würden nur die Archivierungsgebühren entstehen.

• zu der zweiten Frage:
  im Falle einer Betriebsprüfung müsste die Prüfung auf das „rechnungserstellende System“ zugreifen können.
  Der Prüfer würde daher eine Berechtigung zum Zugriff benötigen.
  Da es sich um Auftragsdaten handelt, müsste der Steuerberater den Zugriff einrichten. Die DATEV kann dies nicht übernehmen.

Mit freundlichen Grüßen

Sarina Schug

DATEV eG

[#12]

So ähnlich habe ich das Telefonat bzgl. UO auch empfunden. Die DATEV hat mich angerufen, um über UO zu sprechen.

Das unbefriedigende Gefühl bei mir nach dem Telefonat:

Wenn es mit UO nicht rundläuft, dann liegt das an meinen falschen / zu hohen Erwartungen. Die DATEV-Dame hat mir dann noch ein paar Links zugeschickt, damit ich in Zukunft UO besser vermarkten kann:

     "Lernen Sie das Gesamtpaket DATEV UO auf einer persönlichen Tour kennen:"

     "... das kostenfreie Lernvideo online "Überblick zu DATEV Unternehmen online" für mich sowie für meine Mandanten

     oder die Produktpräsentation DATEV UO

Bei mir hinterlässt diese Mail nur Kopfschütteln, da die DATEV-Mitarbeiterin offensichtlich nicht mitbekommen hat, seit wann ich mit UO arbeite und woher eigentlich die Unzufriedenheit mit dem Produkt kommt. Aber vielleicht liegt das ja auch an meiner Kommunikation .

[#13]

Kommunikation ist immer in beiden Richtungen wichtig. Sie bringt nur nix wenn Sie beim gegenüber nicht verwertet werden kann.

Ich bin und werde der Meinung bleiben das eine genossenschaftliche Einrichtung FÜR die Genossen arbeiten muss. Die Anforderungen die wir stellen sind mit Verlaub gesagt für UNS NUTZER einfach Grundvoraussetzung. Was nutzt mir ein System wo ich nur Daten einpflegen kann aber nicht oder äußerst zeitaufwendig und umständlich DATENSICHERUNGEN erstellen kann.

Was machen wir wenn ein Prüfer unangekündigt aufschlägt - müssen wir einen Zugang zu den Online-Lösungen schnellstmöglich aufbauen oder gar Mandantenzugangsmedien für die Prüfung (umständlich) administrieren? Muss ich jeden Mandanten ein Extrazugangsmedium für einen Prüfer bereitstellen? Wer bezahlt das? Was wenn der Admin Urlaub hat? Was wenn der Prüfer nicht mit dem System klar kommt?

Wie schon mehrfach von mir erwähnt werden Programme / Funktionen / Arbeitsweisen nicht ausreichend erfragt oder hinterfragt. Man programmiert eine 0815 Lösung und wartet bis die Kunden schreien. Dann wird ein Flickenteppich an Funktionen drangebaut. Das mitunter das ganze Programm dadurch viel zu umständlich und komplex wird bedenkt keiner. Auch hier bei Datev habe ich schon länger das Gefühl wie in vielen anderen Softwarebereichen das es eine programmierte Alphaversion gibt die mit Kundenfeedback auf eine Beta hochgeschraubt wird. Nach der Beta ist Ende - "Wir prüfen laufend weitere Neuerungen....können keine Aussage zur Umsetzung machen"

Wenn wir solche Flickenarbeit tätigen würden, wären wir schon lange pleite.

[#14]

... im Falle einer Betriebsprüfung müsste die Prüfung auf das „rechnungserstellende System“ zugreifen können.

Der Prüfer würde daher eine Berechtigung zum Zugriff benötigen.

Da es sich um Auftragsdaten handelt, müsste der Steuerberater den Zugriff einrichten. Die DATEV kann dies nicht übernehmen.

Hallo Frau Schug,

weder der 'alte' (Datev-)Steuerberater noch der 'neue' (Nicht-Datev-)Steuerberater kann "Auftragswesen Online", also das ursprüngliche „rechnungserstellende System“, zur Verfügung stellen, wenn nach einigen Jahren evtl. der Betriebsprüfer kommt.

Falls der Betriebsprüfer (netterweise) nicht auf dem ursprünglichen „rechnungserstellenden System“ besteht, so will er doch wenigstens sämtliche Belege und Daten prüfen können.

Wenn der Mandant quasi eine digitale Bananenkiste mit einem unstrukturierten Berg von Dateien hat, wird ihm dies sehr wahrscheinlich nicht gelingen.

Also muss es auf jeden Fall einen auswertbaren und vollständigen Archiv-Bestand an Daten und Belegen geben, basta !

Alles Andere ist unprofessionell und nicht zumutbar.

Ich werde jedenfalls die Finger von solchen halbgaren Produkten lassen, die noch 'grün' auf den Markt geschmissen werden und beim Kunden/Mandanten reifen sollen.

VG

Michael Vogtsburger

[#15]

Zunächst einmal vielen Dank für die nun zahlreichen Antworten und Meinungen zu diesem Thema!

Insbesondere der Hinweis, dass die rechnungerstellende Software selbst ebenfalls aufbewahrungspflichtig ist und im Fall von Auftragswesen online nun mal keine "ersetzende" DVD abgerufen werden kann, zeigt für mich nur eine einzige gangbare Lösung in der Praxis:

Soweit noch nicht geschehen, ist der Bestand ist auf eine Beraternummer zu transferieren, für die das Mandantendirektgeschäft vereinbart ist. Das Auftragswesen wird gekündigt und der Mandant zahlt nun über die kommenden Jahre die Speichergebühren für den Bestand. Eine Kündigung dieser Beraternummer durch mich werde ich trotz Mandatsbeendigung unterlassen, denn "sie frisst bei mir kein Brot" 😉

Kommt es nun zu einer Außenprüfung wird der Mandant entweder die Prüfung bei mir durchführen lassen und der Prüfer hat Zugriff über meinen eigenen Auftragswesen-Online Zugang oder der Mandant schließt erneut einen Vertrag über Auftragswesen Online mit der DATEV für den Prüfungszeitraum ab. Der Aufwand ist dann überschaubar.

Wichtig ist künftig natürlich, dass der Mandant im Vorfeld über die auf ihn zukommenden Speicherkosten informiert wird und es keine Möglichkeit gibt, einmalig eine DVD abzurufen.

Ohne es zu wissen, könnte ich mir vorstellen, dass andere Cloudlösungen ähnliche Probleme haben, die Daten nach Vertragsende vorzuhalten.

Für mich ist das ganze zwar unbefriedigend, da ich ebenfalls die Möglichkeit einer Daten-Archiv-DVD für notwendig erachte, das Thema ist jedoch nach dem heutigen Stand für mich erledigt.

Nochmals vielen Dank an alle Mitdenker.

Christian Bernhard