Hallo zusammen,
ich habe eine Frage zu folgendem Sachverhalt:
Eine Mandantin hat das Vertragsverhältnis mit uns gekündigt und
wechselt zu einem Steuerberater, der kein Datev-Mitglied ist. Bisher hat sie
Auftragswesen online umfangreich genutzt. Da der neue Steuerberater kein Datev-Mitglied
ist, wird das Auftragswesen in absehbarer Zeit nicht mehr genutzt werden
können.
Um ihren Aufbewahrungspflichten gerecht zu werden, hat sie nun alle
digitalen Daten in der bestehenden Form zu erhalten. Was ist daher zu tun?
Nach Rücksprache mit der Datev-Servicehotline bestehen lediglich
folgende Möglichkeiten:
-Export des Kundestamms in eine Exceldatei
-Export des Artikelstamms in eine Exceldatei
-Abspeichern jedes einzelnen Vorgangs (Rechnungen, Lieferscheine,
Angebote) in eine PDF Datei.
Dieser Vorgang muss übrigens für jede einzelne von möglicherweise
tausenden Rechnungen und Lieferscheinen und Angeboten vorgenommen werden. Da
dies bereits wegen des Arbeitsaufwands in vielen Fällen praktisch bereits
unmöglich ist, stell ich mir die Frage ob das wirklich so sein kann. Die
Rechnungen mögen vielleicht bereits nach Belege online übertragen worden sein.
Dies gilt jedoch sicherlich nicht für Bestellungen, Lieferscheine und Ähnliches.
Meine Hauptgedanken drehen sich auch um das Thema Festschreibung.
Während bei der Programmnutzung so eindringlich darauf hingewiesen wird, dass
eine Festschreibung zwingend erforderlich sei, scheint bei dem mir mitgeteilten
Exportverfahren für Aufbewahrungszwecke ein solcher Festschreibungsstatus gar
nicht mit exportiert zu werden. Hier fehlt es doch zumindest an einem manipulier
sicherem Protokoll, das Auftragswesen online exportieren können müsste. So
kann doch niemand nachvollziehen, ob überhaupt und wann festeschrieben wurde.
Wozu dann überhaupt noch festschreiben?
Kann mir jemand helfen, wie Auftragswesen online nun tatsächlich ordnungsgemäß
gesichert werden kann und wie die Mandantin alle Aufbewahrungspflichten erfüllen
kann? Der Support konnte es nicht. Oder ist das Programm tatsächlich in dieser
Funktion unvollständig, sodass mir eine Empfehlung zur Nutzung dieser Software
als Steuerberater gar nicht mehr möglich ist?
Viele Grüße aus Salzgitter
Christian Bernhard
