Welchen Scanner kann man für Unternehmen Online empfehlen

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Hallo liebe Community,

Auch wenn das Thema durchaus schon einige Male vorkam, möchte ich es dennoch noch mal "neu" starten. 

Ich suche einen Scanner, um Unternehmen- Online zu nutzen. Es handelt sich bei dem Betrieb um eine Apotheke, es sind also primär A4 Blätter zu scannen, jedoch auch Kassenzettel. 

Mein Steuerbüro empfiehlt mir die Scanner Box mandant connect. Allerdings soll das Gerät auch 1200€ kosten. Nun habe ich u.a. auch hier im Forum gelesen, dass es auch andere Scanner gibt. Was haltet ihr Bsp. vom Brother ads-2000, Brother ads-2700w oder dem Plustek PS286 plus? Gerne auch andere Gerät vorschlagen. 

Wichtig ist mir vor allem, ob es Unterschiede gibt zur Scanner Box, theoretisch muss der immense Preisunterschied ja in irgendwas begründet sein. 

Danke im Voraus! 

 

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@D_meichsner schrieb:

Was haltet ihr Bsp. vom Brother ads-2000, Brother ads-2700w oder dem Plustek PS286 plus?

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Ist bekannt? HowTo: wie bekomme ich schnell und effizient Belege digitalisiert?

Von plustek halte ich nichts. Aber da macht jeder seine eigenen Erfahrungen.

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@D_meichsner schrieb:

Wichtig ist mir vor allem, ob es Unterschiede gibt zur Scanner Box, theoretisch muss der immense Preisunterschied ja in irgendwas begründet sein.

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Die Box kommt ohne PC oder was anderes aus. Es braucht meine ich nur 1 SmartLogin aka Smartphone App und schon landen die Scans vom Scanner direkt ohne Umwege in Unternehmen online.

Anders gefragt: Wie viel wird denn noch gescannt 🤔? Ab einem Volumen lohnt sich die ScannerBox schon aber der Betrag ist schon eine Stange Geld 💴. Ggf. muss auch aufpassen, ob es sich um Einmalbeträge handelt oder ob man ein Abo pro Monat zahlt.

Kommt auch drauf an, was vorhanden ist. Möglich, dass eine Apotheke schon eine SmartCard benutzt. Da hatte ich schon mal Ärger mit der DATEV SmartCard / USB-Stick gemacht. Oder gibt es einen Server, an den man eine SmartCard anschließen kann? Dann kann man eine Automatisation einrichten, dass nur noch gescannt werden muss, ohne, dass man täglich eine PIN eingibt. 

Je nach dem wie gescannt wird, kann man auch UpladMail mit Scan2Mail vom Brother nutzen. Dazu braucht es aber einen SMTP Server bzw. muss man je nach E-Mail System schauen, was wie möglich ist: Microsoft 365, eigene Server, Strato oder ähnlich. 

Es wurde meiner Meinung nach hier alles gesagt. Es geht nur darum, wie man es im konkreten Fall umsetzt. 

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Tatsächlich muss der Großteil der Belege noch gescannt werden, angefangen von Rechnungen über Kassenabschlüsse, Zählprotokolle bis zu Tankrechnungen etc. Digitale Rechnungen sind ehr noch selten. Trotzdem sind das im Monat nicht mehr als 200/250 Belege, alles zusammen. 

Der Anschaffungspreis ist ein Einmalpreis. Keine monatlichen Abos´s ! Prinzipiell muss der Scanner nicht ohne einen PC auskommen, ich habe an meinem Arbeitsplatz sowieso einen PC zu stehen der immer an ist. Und rein vom Anschluss, wäre es sowieso einfacher den Scanner via USB an den PC zu bringen als via LAN-Kabel ins Netzwerk direkt. Ich bin auch der einzige der die Belege scannen wird. 

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@D_meichsner schrieb:

Der Anschaffungspreis ist ein Einmalpreis. Keine monatlichen Abos´s !

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Müsste man dann schauen, was in 2J passiert. Wenn DATEV die Schnittstellen ändert und aktualisiert, muss diese Änderung meist auch in der Scannersoftware passieren. Deshalb sind da Abos nicht verkehrt, wenn man in x Jahren nicht nochmal für ein Update zahlen möchte. 

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@D_meichsner schrieb:

Ich bin auch der einzige der die Belege scannen wird.

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Dann den Brother nutzen + Brother Software, alles mit Buttons einrichten inkl. 1 Klick Lösung und dazu den Belegtransfer einrichten, der die Pfade in denen die Scans landen überwacht oder man 1x am Tag auf senden klickt. 

Als Alternative kann man auch Canon Scanner + deren Software nutzen. Steht aber auch in dem HowTo 😉. 

So würde ich's wohl machen. Aber ist nur meine Meinung 😉. 

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Moin Moin

Ich möchte nur Ideen hinzufügen. Ob die helfen, müssen Sie sehen.

1. Haben Sie einen Drucker mit Scan-Funktion. Sofern dieser nicht schnarchlangsam ist, scannen Sie die Belege in einen Ordner und laden diese dann mit Belegtransfer hoch / bzw. über die Upload-Funktion in DUO. Bei 250 Belegen im Monat, heißt das rund 10 Belege pro Tag. Das sollte auch ein einfacher Multifunktionsdrucker hinbekommen, ohne Mitarbeiter zu lange zu binden.

2. Wenn sie keine Scanner haben, bzw. der Scanner am Drucker trotz allem einfach zu langsam ist, fragen Sie Ihren Steuerberater, ob der nicht für Sie das Scannen und hochladen übernehmen kann.

HTH

QJ

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Guten Morgen,

den Plustek PS286 Plus kann ich nicht empfehlen. Er ist nicht besonders zuverlässig im Einzug und die Anbauteile aus Plastik brechen mit der Zeit einfach ab.

Wir haben unsere Plustek-Scanner mit Canon imageFORMULA DR-C225 II ersetzt.

Der Canon-Scanner hat z.B. die Möglichkeit, das gescannte Papier parallel zum Einzug auszuwerfen. Dadurch spart man nicht nur deutlich Platz auf dem Schreibtisch - es sieht auch ordentlicher aus. Zudem ist er bei A4 Belegen und auch bei einfachen Kassenbons sehr zuverlässig im Einzug.

Der Scanvorgang wird über die auf dem PC installierte Canon-Software manuell angestoßen. Dafür kann man - je nach Anwendungsfall - konfigurierbare Buttons nutzen. 

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@quantenjoe  schrieb:

2. Wenn sie keine Scanner haben, bzw. der Scanner am Drucker trotz allem einfach zu langsam ist, fragen Sie Ihren Steuerberater, ob der nicht für Sie das Scannen und hochladen übernehmen kann.

Vergessen Sie bitte Punkt 2 ganz schnell und schaffen Sie sich einen Scanner an, sofern Sie auch nur annähernd technisch in der Lage sind, einen Scanner zu bedienen.

Leider tauchen diese Tipps zum "Scannen in der Kanzlei" immer wieder auf. Hierfür muss der Mandant veranlassen, dass die Belege physisch in die Kanzlei kommen und die Kanzlei wieder, dass diese zurückgehen.

Ich hoffe, es kommt nicht mehr die Schnapsidee auf, den Unternehmern-Mandanten in die Kanzlei zu bestellen und ihn nach Anfahrt und Parkplatzsuche noch warten zu lassen, bis die Belege eingescannt sind, damit er seinen Ordner wieder auf die Rückfahrt mitnehmen . . . 

Bitte nicht persönlich nehmen @quantenjoe , aber derartige Aussagen an Unternehmer konterkarieren die Entwicklung und die Akzeptanz der Digitalisierung der Buchführung und schaden de facto, auch wenn die Scanner-Box noch so toll sein mag.

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@quantenjoe schrieb:

Sofern dieser nicht schnarchlangsam ist, scannen Sie die Belege in einen Ordner und laden diese dann mit Belegtransfer hoch / bzw. über die Upload-Funktion in DUO. 

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Keine Ahnung, wie man damit Kassenzettel und Quittungen und Co. scannen soll, die alle in einer Apotheke aufschlagen, weil die Scans gehäuft kein DIN A4 sind. Aber wenn es so ein MFP gibt, dass solche Formate scannen kann, ohne, dass der Beleg dann vom MFP gefressen wird: gerne eine Modellempfehlung abgeben 🤗. Abgesehen davon, dass ein Dokumentenscanner noch andere Vorteile bietet. 

Danke @Gelöschter Nutzer 🙏! Wusste doch, dass auch die Canon DR Scanner gut sind 👍. 

@deusex: Zustimmung! Ganz Deiner Meinung! Digitalisierung heißt nicht, Belege durch die Welt fahren. Sprit ist wohl noch nicht teuer genug und auf Kurzstrecken fühlen sich Verbrenner, gerade ein Diesel, nicht all zu wohl und das Fahrrad mit Belegen? Naja, kann man probieren 😬.  

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Moin Deusex

Nein, das kann nicht persönlich sein. Denn ich gebe da nur die Wirklichkeit in unserer Kanzlei wieder. 

Bei uns hat es sich schlicht bewährt, für Mandanten die Scans zu machen. War nicht geplant und eigentlich auch abgelehnt. Hat sich aber in den letzten knapp 2 Jahren doch als effektiv heraus gestellt. Mag natürlich an unserer hauptsächlichen Mandantschaft liegen.

Wir wollten es nicht und tun es jetzt - zu unserem Vorteil.

Das muss nicht für andere gelten, ganz richtig!

Es gibt in Hamburg auch Steuerberater, die das Scannen noch extremer als wir eingeführt haben.

Wir haben die Hardware für schnelles scannen bereits gehabt. Nicht, das die Hardware dafür geplant war. Glück gehabt mit den richtigen Systemen. Der Rest war einfach nur einen strikten Prozess dafür erstellen.

Es ist also eine Option. Aber ich stimme Ihnen bei, muss man ohne Not nicht machen.

QJ

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Es ist also eine Option. Aber ich stimme Ihnen bei, muss man ohne Not nicht machen.

Volle Zustimmung ! Aber der Status "Not" lässt sich ja nach und nach lösen . . .

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Moin,

Brother bringt in diesem Jahr neue 4er-Serie in Deutschland an den Markt, ich durfte bereits testen und bin von der Scangeschwindigkeit begeistert. Zudem hat der Scanner ein größeres Bedienfeld, welches in der Vergangenheit immer mal wieder kritisiert wurde. Wehrmutstropfen - nach wie vor - ist der Einzug, der an der schmalen Dokumentseite erfolgt. Hier wäre ein Einzug an der langen Seite besser. Gerade beim Scannen von Thermo-Bons gibt es bei mehreren Belegen Schwierigkeiten. 

https://www.brother.de/scanner/dokumentenscanner

Aber ansonsten passt hier das Preis-Leistungsverhältnis. 

Gruß

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Vor einem halben Jahr verließ die "Scan-Kraft" das Unternehmen eines Mandanten. Die Belege waren immer so "lala" gescannt, weil auch ein altes Multifunktionsgerät am Start war und wir nun doch bitte "derweil" scannen sollten; "derweil".

Er wisse nicht, wie das geht und hätte keine Ahnung (und wohl auch keinen Bock, sich auf Neues einzulassen).

Wie erhielten dann den sog. "Schukarton" und kamen dem Wunsch nach. Der Aufwand wurde nach Zeit und über Mittel des §13 StbVV in Rechnung gestellt.

Das ging jetzt fast ein halbes Jahr so und seine Kosten für die Buchführung stiegen natürlich eklatant, was dann irgendwann zu Unmut führte. War aber genau das, was ich bezwecken wollte.

Bereits im ersten Monat wies ich bereits darauf hin, dass das Belege scannen auf Unternehmerseite erfolgen MUSS, wir noch eine lebhafte Diskussion darüber führten und er doch einfach den empfohlenen Scanner kaufen und anschließen sollte. Anschluss via P&P und mit Termin eine FB und die Bedienfelder eingerichtet, BT installiert und kurz geschult.

Der "Bruder" scannt tadellos. Wir erhalten die Belege quasi täglich in gewünschter Qualität und Größe und mein Mandant ist richtig happy über seine kleine, persönliche "Mondlandung" mit der Genugtuung, dass er doch nicht so blöd ist, wie er sich selbst gehalten hat.
Insbesondere hat er sich gefragt, was seine ausgeschiedene Arbeitskraft denn sonst so den ganzen Tag getan hat...

Nach dieser einmaligen Einrichtung und Schulung kam bis heute keine einzige Rückfrage zum Scannen oder Belegtransfer o.ä., was mich selbst überrascht hat.

Der hat es drauf, wusste es nur nicht und man musste ihn einfach mal kurz an die Hand nehmen. Es war zwar anfangs zäh zu überreden, wir stritten auch, aber zuletzt ist er mir enorm dankbar, dass ich ihn zu seinem Glück "gezwungen" habe.

... und ja @metalposaunist : In heutigen Zeiten die Mandanten nicht "proaktiv" in die Materie zu begleiten, ist fast schon sträflich, bedenkt man, wieviel Zeit, Sprit, Fehlzeit im Unternehmen und damit eine Menge Geld auf der Strecke bleibt.

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Hallo,

der größte unterschied zwischen der scannerbox. Mandant ist die Connect Schnittstelle welche einen direkten Datenaustausch zu DUO ermöglicht. Die scannerbox ist zu dem auf das scannen von Kassenzettel optimiert.

Sollten Sie noch weitere Fragen haben, können wir gerne einmal Persönlich telefonieren.

Grüße

Alexander Römer

09119264444

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Hab zu dem Thema nicht viel Erfahrung, man korrigiere mich also wenn ich falsch liege:

Einerseits Scanner mit Einzug, einfach bequemer, wenn man einen Stoß an Papieren zum scannen hat.

Andererseits aber bitte auch Flachbettscanner. Dachte vor allem an die Thermopapier-Bons. Selbst wenn der Einzug diese durchzieht ist nicht gesagt, dass der Scanner auch was findet.

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@f_mayer schrieb:

Dachte vor allem an die Thermopapier-Bons. Selbst wenn der Einzug diese durchzieht ist nicht gesagt, dass der Scanner auch was findet.

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Kommt ganz auf das Modell an. Kann man so pauschal nicht sagen. Gerade dafür sind Dokumentenscanner gemacht aber da technisch eben nicht jeder gleich arbeitet und ausgestattet ist - möglich. Deshalb gibt es ja IT Beratung oder ganze Firmen, die sich auf Print & Scanner spezialisiert haben, die das richtige Gerät verkaufen können. 

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Allen Mandanten, die nicht nur wenige Belege scannen oder mehrere Bestände im Unternehmen online haben, empfehlen wir die SCANDINAVIER (link: Scandinavier)

Das sind vereinfacht erklärt plustek Scanner mit eingebauten Belegtransfer.

Wir sind sehr zufrieden mit dieser Lösung.

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"Scan DIN A4"

Nettes Wortspiel und kreative Produktbezeichnung und scheint bei näherer Betrachtung ein wirklich "rentables" Produkt zu sein.

Muss ich mal für Künftige auf dem Radar behalten.

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Stimmt auch. Mein ScanDINAVier wollte leider gar keinen Wust an Quittungen ohne Papierstau lesen 🙈. Das konnte der Brother ADS-2800W besser. Möglich, dass ich damit alleine war/bin. Ich hatte den Plustek aber auch unserem Print-Partner gezeigt, der schon meinte, dass der Einzug eher "günstig" gestaltet wurde und nicht mit einem Canon SF400 mithalten kann. 

FYI: SmartLogin Probleme am Scanner

Wir nutzen die scannerbox. Kann ich empfehlen 👍. 

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Hi, echt hat er da gezickt.

Ich habe eben mit einer Mitarbeiterin an meinem 2400er ca. 100 Baumarktbelege (Mandant in Umstellungsphase) bis 40cm Länge in drei Chargen durchgejagt und nur bei einer Charge hat er den letzten Beleg nicht ganz gefressen.

Nochmal rein, scannen fortsetzen und durch.

Alle kerzengerade und gestochen scharf !

Genau diesen enormen Vorteil der "Brüder" möchte ich nicht mehr missen. Danke Daniel für den Input.

Würde mich in der Tat interessieren, ob das Problem beim Scandinavier tatsächlich nicht nur einmalig ist, denn das wäre schon ein Ausschlusskriterium, auch wenn es "nur" beim Mandanten ist und vielleicht nicht immer diese Mengen durchgeschleust werden müssen.

Aber grade beim Mandanten sollte die Empfehlung schon problemlos laufen.