Was ist die optimale Vorgehensweise in DUO falls bei der Buchung Belege fehlen?

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Liebe Datev-Community, liebe Datev Mitarbeiter,

wir sind Nutzer von Unternehmen Online der ersten Stunde. Schon seit vielen Jahren versenden wir keine physischen Belege mehr an unseren Steuerberater. Das hat unser Leben deutlich leichter gemacht.

Es ist unser Ziel, dass wir in unserem Unternehmen nicht mehr eine Person für die vorbereitende Buchhaltung einstellen. Unser Steuerberater hat Zugriff auf unser E-Mail-Postfach, in dem alle Eingangsrechnungen reinlaufen.

Ich möchte zunächst unseren aktuellen Prozess beschreiben, wenn unser Steuerberater bei der monatlichen Buchung unserer Belege feststellt, dass ein Belegt fehlt:

1. Steuerberater: kopiert die Informationen zu den fehlenden Belegen in eine E-Mail mit Informationen zu der Kontobewegung zu uns.
2. Mandant: Recherche im Bankkonto, um welchen Beleg es sich handelt.
3. Mandant: Falls der Beleg gefunden wird: Hochladen des fehlenden Belgs per Belegtransfer
4. Mandant: Hinzufügen eines Statuskommentars zu dem fehlenden Beleg in der ursprünglichen E-Mail Steuerberaters und abschließender Versand der E-Mail an den Steuerberater

Richtig problematisch wird es, wenn der fehlende Beleg nicht sofort gefunden wird. Wenn der Beleg vielleicht nur nicht vom Steuerberater zugeordnete werden konnte oder der Vorgang an eine Dritte Person weitergeleitet werden muss.

Wir hatten schon mehrfach versucht die Funktion Kontoumsätze prüfen aus dem Bankmodul hierfür zu nutzen es. Das war aber unterm Strich mehr Aufwand ist als der oben beschriebene Weg. Wir müssten in diesem Fall alle Konto-Positionen vorprüfen. Das ist doppelter Aufwand, da dies ja der Steuerberater in den allermeisten Fällen ja bei der Buchung schon macht. Auch hatten wir immer wieder große Probleme mit der automatischen Zuordnung. Auch war es nicht möglich, einen Beleg gezielt zu einer Konto-Position hinzuzufügen. Mann musste erst den Beleg hochladen, um den Beleg dann manuell zuzuordnen.

Ich möchte daher gerne diese Community um Rat bitten:

a: Was ist in der Zusammenarbeit zwischen Steuerberater das optimale Vorgehen, so der Aufwand möglichst gering ist?

b: Kann man sich in DUO eine List der fehlenden Beleg ausgeben, zu der ich dann die Belege hochladen kann und die Liste damit abarbeite?

Eher an die Datev Produkt Manager richtet sich meine Frage, ob auf der Produkt-Roadmap schon Funktionen für dieses Problem gibt?

Beste Grüße und vielen Dank für Ihre Mühe

N. Lindenthal

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Hallo Herr Lindenthal,

aus meiner Sicht gibt es nicht das einzig optimale Vorgehen. Ich finde das es ganz auf den Mandanten drauf ankommt und wie mit Unternehmen Online gearbeitet wird. Generell werden bei uns die Rückfragen und fehlenden Belege per Mail angefordert, da es im Unternehmen Online keine direkte Kommunikationsmöglichkeit gibt. Ein hochladen der Rückfragen in Unternehmen Online finde ich persönlich nicht so schön und optimal für den Mandanten.

Ich verstehe nur nicht, warum Sie noch im Bankkonto nach den fehlenden Belegen recherchieren müssen, wenn der Steuerberater Ihnen diese Informationen bereits per Mail schickt? Hier müssen Sie doch nur in Ihren Unterlagen nach der entsprechenden Rechnung suchen oder wie kann ich das verstehen?

Zu den problematischen Fällen kann ich Ihnen nur sagen wäre der einfachste Weg die Belege nochmals beim Lieferanten anzufordern und dies auf Wiedervorlage zu legen und dem Steuerberater dies mitzuteilen.

Bei den nicht zugeordneten Belgen vom Steuerberater sollte dieser Ihnen mitteilen, dass noch die und die Belege offen bzw. nicht zugeordnet werden konnten. Diese würde ich im Unternehmen Online im Posteingang stehen lassen und Sie können dann die Belege sich anzeigen lassen ohne die Belege suchen zu müssen.

Bzgl. der Weiterleitung an die Dritte Person kommt es darauf an wer dies weiterleitet. Hier müsste wahrscheinlich der Prozess bzw. die Überwachung genau angesehen werden um eine Optimierung erzielen zu können.

Gruß

Björn

[#3]

Guten Morgen,

vielleicht sollte man sich noch schnell für die Pilotphase "DATEV Upload Mail" anmelden.

https://www.datev.de/web/de/service/self-service/pilotierung-und-stabilisierung-von-datev-software/datev-cloud-anwendung…

Hierüber können registrierte Absender via Mail Belege in DUO einreichen. Die Empfängeradresse ist eine generische Adresse, welche für einen Belegtyp steht. D.h. der Beleg (PDF) wird automatisch als "Rechnungseingang" in DUO abgelegt. Die Mail selber wird als "Transportmedium" weggeworfen.

Hinweis: Digital signierte Mails werden vom System noch nicht angenommen. DATEV arbeitet daran.

Grüße

Chr.Ockenfels

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Hallo Björn,

vielen Dank für Ihre Anmerkungen. Das ist sehr hilfreich.

Generell werden bei uns die Rückfragen und fehlenden Belege per Mail angefordert, da es im Unternehmen Online keine direkte Kommunikationsmöglichkeit gibt. Ein hochladen der Rückfragen in Unternehmen Online finde ich persönlich nicht so schön und optimal für den Mandanten.

Das ist leider auch mein Eindruck. Da ich mir hier nicht sicher war, ob ich es einfach falsch anwende, habe ich hier sicherheitshalber noch einmal die Frage gestellt.

Ich verstehe nur nicht, warum Sie noch im Bankkonto nach den fehlenden Belegen recherchieren müssen, wenn der Steuerberater Ihnen diese Informationen bereits per Mail schickt? Hier müssen Sie doch nur in Ihren Unterlagen nach der entsprechenden Rechnung suchen oder wie kann ich das verstehen?
Ja, das ist in der Tat nicht optimal. Unser Steuerberater schickt häufig einfach nur so etwas, wie
vom 2. Oktober 2019 fehlt eine Amazon Rechnung in Höhe von € 37,99.
Dieser Schritt könnte entfallen, wenn ich z.B. den Kontobetreff bekommen würde.
Es würde aber insgesamt das Problem nicht lösen, weil auch die Erstellung dieser E-Mail durch den Steuerberater manuell ist und damit fehleranfälig.
Beste Grüße
N. Lindenthal

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Wenn Sie aber das Zahldatum bekommen müsste sich die Buchung doch auch schnell finden lassen, denn Sie haben ja im Unternehmen Online die Möglichkeit bei der Bank sich nur bestimmte Umsätze anzeigen zulassen und können dadurch sehr schnell den gesuchten Umsatz finden.

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Ich habe eben noch einmal einen Versuch mit der Funktion "Belege zuordnen" probiert. Es werden mir hier Belege vorgeschlagen, bei dem nicht ein einzige Attribut übereinstimmt:

• Datum stimmt nicht überein
• Betrag stimmt nicht überein
• Rechnungsnummer stimmt nicht überein

Habe ich hier einen Denkfehler oder funktioniert das schlichtweg nicht?

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Hallo N. Lindenthal,

werden Belege nicht automatisch einem Kontoumsatz zugeordnet, ist es möglich, die Zuordnung manuell durchzuführen.

Über den Reiter "Zuordnungsvorschlag" werden digitale Belege vorgeschlagen, die zur ausgewählten Kontobewegung passen könnten. Dabei werden z. B. Werte wie Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag (mit einer Skontotoleranz von 5%) und Rechnungsdatum von Umsatz und Beleg miteinander verglichen. Des Weiteren wird geprüft, welcher Beleg beim letzten Umsatz dieses Geschäftspartners zugeordnet wurde und entsprechende Belege dieses Geschäftspartners vorgeschlagen.

Dies war in Ihrem Beispiel der Fall: das erkennen Sie an dem Übereinstimmungskriterium "frühere Belegzuordnung" welches Sie über dem kleinen Belegbild rechts oben finden.

Das bedeutet konkret, dass einem früheren Kontoumsatz mit derselben Bankverbindung, ein Beleg der DB zugeordnet wurde, wodurch das System nun die Belege von der DB für diese Bankverbindung als relevant erkennt.

Viele Grüße

Silvija Radicek

DATEV eG

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Ich mache es kurz.

Den Bankbuchungen innerhalb der DATEV Anwendung "Bank Online" Belege zuzuordnen ist (wie Sie erkannt haben) extrem aufwendig.

Halbwegs akzeptabel ist es noch, wenn Sie mit dem Portal selbst auch die Belege aktiv überweisen. Dann hängen die überwiesenen Belege automatisch an der späteren Bankbuchung. Dennoch: Der Mehraufwand der Zuordnungen von Belegen in Bank Online ist viel zu hoch und die Unterstützung durch die Anwendung viel zu schwach, die Bedienung zu kompliziert und nicht intuitiv. Es hat die letzten Jahre (ich meine seit 2011) hier auch keinerlei Weiterentwicklung seitens der DATEV stattgefunden.

Sorgen Sie lieber dafür, dass grundsätzlich keine Belege fehlen können. Dafür empfehle ich Ihnen die Anwendung getmyinvoices, die Belege automatisch z.B. aus Portalen abholt. Informieren Sie sich darüber, das hat uns als Steuerberater und unseren Mandanten extrem viel gebracht. Übermittlung der Belege an DATEV UO ist möglich über DATEV ConnectOnline. Seit Langzeit-Token endlich auch halbwegs komfortabel.

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Ich bin mir nicht sicher, ob ich das richtig verstanden habe, denn die Frage wie man fehlende Belege / Vorgänge unter DUO erkennt lösen wir ganz einfach und volldigital:

Es wird ein OPOS-Konto eingerichtet das "fehlende Belege" heißt (StB). Dort wird alles reingebucht was fehlt (StB -festzustellen über Zahlungsvorgänge zu denen ein Beleg fehlt) mit einem entsprechenden Hinweistext (Tankbeleg 05.02.2019, bezahlt per Bank XYZ am.. ).

Der Mandant bekommt regelmäßig diese OPOS-Liste unter DUO.

Der Beleg wird dann vom Mandanten hochgeladen mit dem Hinweis auf dieses OPOS-Konto und ggf. Zusatzinfos/Kontierungen - fertig ist es.

Alle offenen Vorgänge sind dann wieder auf der aktuellen OPOS-Liste zu erkennen - alle erledigten entsprechend weg.