Vollständige Automatisierung Beleg mit Buchungsdaten zu DUO

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Hallo,

vielleicht kann mir jemand die passenden Hinweise geben, über die Suche im Forum habe ich bisher nicht das passende gefunden.

Ich möchte für mein Unternehmen Fehlerquellen und Zeitbedarf durch Automatisierung minimieren, in diesem speziellen Fall im Bereich der Ein- und Ausgangsrechnungen.

Aktuell werden sämtliche Rechnungen im PDF-Format in DUO hochgeladen (Via Belegtransfer), müssen dann jedoch dort immer nachbearbeitet werden:

- Eingangsrechnungen werden in der Regel richtig erkannt, die Fehlerquote ist marginal.

- Bei den Ausgangsrechnungen muss ich den MwSt-Satz eintragen, dieser ist bei uns IMMER 19%. Die erkannten Daten sind IMMER korrekt.

Dennoch muss ich JEDEN Beleg einmal "anfassen".

Mein Ziel ist:

Vollständige und automatisierte Verarbeitung sämtlicher Belege. Bei fraglichen Eingangsrechnungen NUR diese bearbeiten.

Die Ausgangssituation ist relativ einfach:

Die WaWi (In unserem Fall JTL) erstellt die Ausgangsrechnungen, schickt diese per Workflow an den Kunden und erstellt in einem Verzeichnis ein PDF für das Dokumentenarchiv (nicht Datev), sowie den Belegtransfer.

Eingangsrechnungen kommen per PDF und einige äußerst wenige per Post und dann per Scan, und landen immer als PDF automatisch in einem Verzeichnis.

Meine Probleme, zu denen ich Tipps erhoffe:

- Der Belegtransfer benötigt (logischerweise) die SmartCard. Damit kann ich den Belegtransfer nicht automatisieren, da bei einem Neustart nach der PIN gefragt wird. Eine Installation zentral auf einem Server ist damit nicht möglich, außerdem wird ein angemeldeter Benutzer benötigt. Wie kann ich den Belegtransfer komplett (auch gern mit Alternativen) automatisieren?

- Ich möchte die Ausgangsrechnungen vollständig mit den Belegdaten automatisch fix und fertig haben und nur noch für das Steuerbüro freigeben müssen. Keine 19% mehr eingeben. Kann ich das irgendwo vorbelegen oder erkennen lassen? Diese Rechnungen sind wirklich immer richtig.

- Für die Eingangsrechnungen wünsche ich das gleiche, hier ist aber klar, dass bei nicht sicherer Erkennung ggf. nachgearbeitet werden muss. Aber auch hier möchte ich dann NUR diese nacharbeiten müssen.

Für sämtliche Tipps, Hinweise und Nachfragen bin ich dankbar.

Wir sind ein IT-Unternehmen, haben Entwickler und verstehen uns auch mit Schnittstellen.

Es darf also auch Hinweise geben, bei denen wir selbst Programmieren müssen etc.

Aber das, was Datev momentan macht, geht uns bei weitem nicht weit genug.

Eine Mischung aus sevDesk und GetMyInvoices in Datev auf Basis einer lokal gehosteten Variante wäre die Lösung.

Leider ist es mir auch ein Rätsel, warum es überhaupt noch Rechnungen in Papier- oder PDF gibt. Wer richtige Digitalisierung möchte, brauch dafür NUR XML (oder ein alternatives Format). Aber das ist wohl ein anderes Thema 🙂

Ich freue mich auf alle Hinweise und bedanke mich schon jetzt.

Viele Grüße

Ansgar Schulz

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@aschulz  schrieb:

- Der Belegtransfer benötigt (logischerweise) die SmartCard. Damit kann ich den Belegtransfer nicht automatisieren, da bei einem Neustart nach der PIN gefragt wird. Eine Installation zentral auf einem Server ist damit nicht möglich, außerdem wird ein angemeldeter Benutzer benötigt. Wie kann ich den Belegtransfer komplett (auch gern mit Alternativen) automatisieren?

SmartCard wird benötigt, korrekt. Wieso ist eine Installation auf einem Server nicht möglich, der 24/7 läuft und wo ein Benutzer angemeldet ist? Klappt bei uns wunderbar. Wenn das wegen Richtlinien nicht möglich ist, kann man nichts automatisieren. Vielleicht ein Hinweis: via Sendetermine verwalten lässt sich eine Windows Aufgabe erstellen, die die Belege in allen Ordern alle x Minuten hochlädt. Der Belegtransfer muss dazu nicht gestartet sein. Angemeldeter Benutzer samt SmartCard sind immer ein Mus. Egal wie. 

Was aber geht, weil Sie XML schon ansprachen: Im Belegtransfer lässt sich jeder Belegtyp zusätzlich als XML-Schnittstelle konfigurieren, sodass in den XML Daten alle Daten fix und fertig für den Buchungssatz zur Verfügung stehen inkl. Belegbild. 

DATEV Belegtransfer: Einrichtung für DATEV XML-Schnittstelle online

Damit würde ich arbeiten und einmal prüfen, in wie weit das möglich ist. Dann wäre der RA schon mal fertig. 

Bzgl. RE habe ich gerade keine Idee. Das heißt, Sie arbeiten mit UO erweitert? Hat das einen besonderen Grund? Sonst kann der StB auch die 19% eintragen und wenn es zu 99% immer 19% sind - einfach Belege hochladen, fertig. 

P.S. mit Upload Mail haben Sie bald die Möglichkeiten, die RE via PDF gleich nach UO weiterzuleiten. Das kann man ebenfalls automatisieren und wird für Sie ggf. nochmal ein paar Schritte erübrigen. 

Im Übrigen ein sehr schöner Post mit schöner Frage, der nicht nur in 1min "hingesaut" wurde 😀. 

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... wenn man schon so viele (programmiertechnische) Möglichkeiten hat, könnte man auch gleich einen fertigen Buchungsstapel generieren inkl. Link zu einem Beleg und diesen Stapel inkl. der zugehörigen Belege dann ggfs. direkt dem StB zur Verfügung stellen.

Ist der 'Umweg' über "Unternehmen Online" für Sie überhaupt erforderlich ?😮

P.S.

.... oder wenigstens die Buchungsstapel für die IMMER KORREKTEN Ausgangs-Rechnungen😉

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Hallo Herr Schulz,

Belegtransfer automatisieren geht. Man benötigt nur einen Nutzer der 24/7 angemeldet ist.

Hier gibt es nähere Informationen dazu: https://youtu.be/kxC90FeHWY4

Für einen höheren Grad der Automatisierung gibt es die DATEX XML Schnittstelle online. Diese kann entweder programmiert werden oder man kann auch eine Stapel-Datei in DATEV Format mit den Belegen mit Hilfe einem DATEV Tool zusammenführen.

Das DATEV Tool heißt Beleg2Buchung, ein Video dazu gibt es hier: https://youtu.be/9oZ22E4a0Y4

Nähere Informationen zur DATEV XML Schnittstelle habe ich hier zusammengefasst: https://youtu.be/O6d4WhexhAY

die XML Schnittstelle kann in 2 Varianten umgesetzt werden:

Variante 1: Export von Buchungssätzen im DATEV Format, inklusive ZIP-Datei mit Belegen und XML Datei zur Indexierung

Variante 2: ZIP-Datei mit Belegen und Metadaten in XML

Wie die Datei ausschauen muss, kann man in diesem Beitrag gut nachvollziehen: https://www.datev-community.de/t5/Personalwirtschaft/Reisekosten-APP/m-p/67858/highlight/true#M14699

Für Variante 1 kann ich aber auch gerne noch einen Datensatz hochladen, falls diese interessanter sein sollte 🙂

Hoffe die Infos helfen weiter.

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Für JTL gibts bald den Rechnungsdatenservice 2.0 in der Pilotphase. Hier kann man dann automatisiert direkt aus JTL die Belege an den StB schicken https://secure11.datev.de/web/de/service/self-service/pilotierung-und-stabilisierung-von-datev-software/datev-cloud-anwendungen-testen/rechnungsdatenservice-2-0/

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... wie schon erwähnt, würde ich die direkte Erstellung von Buchungsstapeln und deren Zusendung inkl. der Belege an den StB auch für sinnvoller halten als dieses mehrfache Herumschicken und Umstricken der Daten und Belege mit Hilfe von OCR und Buchungsvorschlägen.

Speziell beim Online-Handel mit oft Unmengen von bereits vorliegenden digitalen Belegen erscheint mir eine direkte Aufbereitung von 'schlüsselfertigen' Buchungsstapeln direkt aus der Warenwirtschaft heraus als die einzig 'wahre' Lösung.

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Die Frage, warum sich ein Mandant für die Ausgangsrechnungen Unternehmen online antut, wo er doch auch einfach einen Buchungsstapel an den Steuerberater schicken könnte, der diesen dann in Rechnungswesen einliest, ist bei der derzeitigen Handhabung von Unternehmen online durchaus berechtigt.

Ich habe auch schon öfters bei DATEV nachgefragt, ob für unsere Ausgangsrechnungen aus der Eigenorganisation eine automatische Weitergabe an das Unternehmen online der Kanzleibuchhaltung möglich ist. Leider geht es derzeit nur automatisch in dasjenige der Mandanten.

Im Hinblick auf den Fibu-Automat sollte aber auf jeden Fall der Weg über Unternehmen online beibehalten werden, Rechnungswesen wird meines Erachtens mittelfristig nur noch zur Jahresabschlusserstellung verwendet werden.

Die aktuellen Möglichkeiten, Bankumsätze zu prüfen, sind doch schon ganz passabel und für die Ausgangsrechnungen wird die künstliche Intelligenz hoffentlich schnell weiterentwickelt.

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Hallo Herr Vogtsburger,

Belegbild und Buchungsdaten gemeinsam per Unternehmen-online geht mit der XML-Schnittstelle.

Nicht dass ich die für gut bzw. ausgereift halten würde, aber ich habe mit “nur Buchungsdaten“ schlechte Erfahrungen gemacht. Eine Prüfung ohne Belegbild ist (bei uns waren es 13b-Fälle) nicht prüfbar und wenn ein Fehler im Fakturaprogramm einprogrammiert wurde, merkt man das ggf. erst spät. 

Belegbilder einem Buchungsstapel nachträglich zuzuordnen ist möglich und beseitigt zwar die o.a. Lücke,  wird aber von den fachlich qualifizierten Mitarbeitern schnell mal als „Beschäftigungstherapie“ empfunden - wofür ich großes Verständnis habe.

Also lieber Einscannen lassen beim Mandant und OCR-Erkennung oder XML-Schnittstelle vom Fakturaprogramm einschalten.

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@Michael-Renz  schrieb:

Belegbild und Buchungsdaten gemeinsam per Unternehmen-online geht mit der XML-Schnittstelle.

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Also lieber Einscannen lassen beim Mandant und OCR-Erkennung oder XML-Schnittstelle vom Fakturaprogramm einschalten.

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Die XML-Schnittstelle zum Exportieren der Buchungsdaten ist in den Mandanten-WarenWirtschafts-Systemen nur selten vorhanden. Und wenn, dann evtl. nicht direkt verwendbar für Datev-Zwecke (bei uns z.B. bei einem Elektrohändler, der die digitalen Daten inkl. PDF-Belegen und XML-Dateien aus einem SAP-System erhalten, aber für Datev-Zwecke nicht nutzen könnte).

Im Gegensatz zur XML-Schnittstelle gibt es in den meisten WAWI-Systemen eine Exportmöglichkeit für Buchungsstapel im Datev-Format.

Wieso sollte man sie also nicht direkt nutzen durch Weitergabe der Daten an REWE.

In welcher Form die digitalen Daten übergeben werden, wäre mir völlig egal, Hauptsache, es stecken keine Fehlerquellen bei der Übertragung, Konvertierung und Buchung darin.

Und gerade bei der Einscannerei und bei der 'hochintelligenten' Optical Character Recognition sehe ich große Fehlerquellen.

(es ist wie das Übersetzen eines deutschen Beipackzettels in's Türkische und das Rückübersetzen in's Polnische, um die tägliche Dosis Medizin verabreichen zu können).

XML, ZUGFeRD, QR-Code oder sonstwas sind herzlich willkommen ..... wenn sie funktionieren.😉

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hallo Herr Vogtsburger,

aus eigener (leidvoller) Erfahrung muss ich berichten, dass die reinen Buchungssatzdaten aus Fakturasystemen zwar meist hervorragend einzuspielen sind, aber eben keine Kontrolle erlauben, ob das was da als Datensatz geliefert wird, steuerlich korrekt behandelt werden kann.

Bei unserem Mandant wurden (bei bestimmten Konstellationen) § 13b UStG-Fälle als §13b-Fall behandelt, obwohl die Voraussetzungen dazu nicht vorlagen. Hätten wir Belegbilder gesehen, wäre uns das aufgefallen. Am Datensatz allein konnte es nicht festgestellt werden, der erschien plausibel. 

Dass es nicht viele Hersteller gibt, die das XML-DATEV-Format unterstützen verstehe ich - wenn es aber möglich ist, ziehe ich es (aufgrund obiger Erfahrung) dem "Nur-Buchungssatz" vor. 

Bei Ausgangsrechnungen (und nur um die geht´s hier) haben wir bisher noch NIE OCR-Schwierigkeiten gehabt. Oft können die Ausgangsrechnungen auch direkt aus der Faktura in pdf-Format ausgegeben und direkt nach DUO hochgeladen werden.