Problem mit OCR-Erkennung / Buchungsassistent

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Guten Morgen,

seit einiger Zeit funktioniert der Buchungsassistent bei uns nicht mehr. Es wird entweder gar nichts mehr erkannt oder die ausgelesenen Zeichen sind fehlerhaft und völlig unbrauchbar. Besonders deutlich wird das bei wiederkehrenden Belegen, die zuvor problemlos durchliefen und nun vollständig per Hand erfasst werden müssen.

Betroffen sind alle Mandate in Unternehmen Online. Der Buchungsassistent ist jeweils aktiviert. Die Scanner wurden unsererseits nicht gewechselt.

Wir haben die Vermutung, dass unser Problem mit dem Wegfall des Scan-Moduls V.3.61 zusammenhängt. Wir haben das Scan-Modul aber lediglich für den Dateien-Upload genutzt - nicht für das Scannen an sich. Unsere Arbeitsweise ist somit nur im Hinblick auf den Dateien-Upload verändert - der Upload der gescannten Dokumente erfolgt nun in Unternehmen Online über den Web-Browser.

Weiß jemand Abhilfe? Herzlichen Dank!

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Würde ich bei DATEV einen Servicekontakt zu eröffnen. 

Du sagst, es muss nun alles manuell von Hand erfasst werden, schreibst aber auch:

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@Markus_Woeste schrieb:

der Upload der gescannten Dokumente erfolgt nun in Unternehmen Online über den Web-Browser.

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Das ist genauso manuell von Hand und hat wenig mit Automatisation oder Workflow zu tun. Aber ohne Beschreibung wie gescannt wird, kann man da keine Empfehlung treffen, wie man hier Zeit sparen kann.  

[#3 · Accepted solution]

Guten Tag,

ich möchte kurz die Problemlösung schildern, falls noch einmal jemand betroffen ist.

Unser Problem war eine völlig unbrauchbare OCR-Erkennung, die entweder gar nicht oder aber mit der Erzeugung von Datenmüll funktionierte.

Wir haben die Belege des Mandanten grundsätzlich im TIFF-Format gescannt - und zwar mehrere Belege in eine Datei. Diese Datei haben wir im Anschluss in DUO hochgeladen und dort bearbeitet (entheften).

Nun muss man wissen, dass DATEV in diesem Zuge den Datei-Typ ändert. Aus TIFF-Dateien werden plötzlich PNG-Dateien. Dieser Wechsel des Dateityps ist von DATEV bewusst vorgesehen, da das Entheften von TIFF-Dateien zu unkontrolliertem Speicherplatzbedarf führen kann. Die Dateien werden enorm groß. Durch den Wechsel in das PNG-Format wird das verhindert.

Allerdings ist das PNG-Format für die OCR-Erkennung unbrauchbar und führt zu den Ergebnissen, die wir hatten. DATEV ist das bewusst, hat aber der Optimierung des Speicherplatzbedarfes den Vorzug eingeräumt.

Gelöst wird unser Problem, indem wir die Dateien nun im PDF-Format einscannen. Hier kann man Entheften, ohne dass es zu Veränderungen im Dateityp kommt. Und die OCR-Erkennung funktioniert wieder wie gewohnt...

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... @Markus_Woeste , @ all,

früher hatten wir auch standardmäßig  TIFF-Dateien erzeugt und hochgeladen ...

... mittlerweile standardmäßig PDF-Dateien, jedenfalls wenn wir selbst scannen

Empfieht die Datev denn jetzt ganz offiziell das PDF-Format oder hängt sie immer noch 'emotional' oder aus technischen Gründen an den TIFF-Dateien ?

... oder weniger 'blumig' formuliert:

nimmt man am besten generell das PDF-Format oder gibt es noch Argumente für andere Formate ?

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Der DATEV-Mitarbeiter hat uns nach Rücksprache mit seiner Technik-Abteilung empfohlen, nur noch das PDF-Format zu nutzen. "Offizielles" kenne ich aber auch nicht...

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Ich habe auch bei einem bereits bestehenden Mandanten das Problem, dass die OCR-Erkennung auf einmal gar nicht mehr funktioniert und durchgehend keine Werte mehr ausgelesen werden.

Die Rechnungen sind wie bisher alle im Pdf-Format, der Mandant erfasst allerdings seit Kurzem digital auf den Rechnungen die Kostenstellen. Mir ist aber unklar wieso die Erfassung der KST die OCR-Erkennung aushebelt.

Hat jemand einen Lösungsansatz?

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@stehe ,

... kurz nachgefragt :

wie erfasst der Mandant die Kostenstellen ?

z.B. nachträglich als "Anmerkungen" mit Hilfe eines PDF-Editors ?

... vielleicht sucht die Datev-OCR dann ja nur in den "Anmerkungen" .... und findet .... NICHTS 😎

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@vogtsburger 

ja, ich gehe davon aus, dass es ein Pdf-Editor ist.

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... evtl. kann der Mandant ja die PDF nach dem Editieren nochmal in eine neue PDF 'drucken', um die PDF 'platt' zu machen 

... wenigstens könnte man das testen .... kostet nur ein paar Sekunden 😉

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Das liese sich doch einfach testen, ob es daran liegt. Einfach mal den selben Beleg 2x schicken lassen. Einmal mit und einmal ohne Kommentar.

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vorher hat die OCR-Erkennung perfekt funktioniert!

Die Frage ist doch eher wieso diese jetzt nicht mehr funktionieren soll?

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... mE wäre die Lösung oder Umgehung des Problems ...

... wichtiger als die Frage: wieso, weshalb, warum

... auf die Antworten auf diese und viele weitere Fragen könnte man vielleicht eeeewig warten 😎