Mindestrechte in UO für Kasse online

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Welche Mindestrechte sind nötig um Kasse online in DUO zu nutzen?

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Hallo,

Sie brauchen "Belege" wenn Kassenbelege hochgeladen und erfasst werden sollen.

Wollen Sie die Kasse ohne Belege erfassen, reicht "Kassenbuch". Eine Beschreibung der Rechte finden Sie im Dokument Info-Datenbank, Dok.-Nr. 1000122

Wir empfehlen Ihnen die Nutzung des Einrichtungsassistenten, da hier die Rechte automatisch richtig vergeben werden. Sie finden ihn in DATEV Unternehmen online links unten unter dem Punkt "Administration". Zur Einrichtung ist eine SmartCard mit Administrator-Rechten erforderlich.

Viele Grüße

Silvija Radicek

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Also nur Belege und Kassenbuch als Mindestrecht?

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1. Belege und Kassenbuch für die Erfassung von Kassenbelegen, die Sie digitialisieren und nach Unternehmen online hochladen

2. Kassenbuch wenn Sie ohne digitale Belege erfassen möchten

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Und globale Freigaben bzw. spezifische für Beraternummer und Mandantenummer wo die Daten des Mandats liegen.

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Sehr geehrte Frau Radicek,

wie verhindere ich denn, das der Mitarbeiter  , der das Recht "Belege" bekommt, dann alle Belege sieht.

Mir ist bekannt, dass ich Belegordner auf "vertraulich" setzen kann, aber was ist mit dem Posteingang, in dem dann u. U. Personalbelege aus der digitalen Lohnakte sind?

Wieso ist es nicht möglich, das Recht "Belege" auf bestimmte Belegtypen (hier: Kasse) einzuschränken.

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wie verhindere ich denn, das der Mitarbeiter  , der das Recht "Belege" bekommt, dann alle Belege sieht.

Das geht gar nicht. Außer im Fall weiter unten.

aber was ist mit dem Posteingang, in dem dann u. U. Personalbelege aus der digitalen Lohnakte sind?

Die Belege für Reisekosten und Lohn können Sie getrennt freigeben. Dann sieht diese SmartCard auch im Posteingang keine Belege diesen Belegtyps.

Wieso ist es nicht möglich, das Recht "Belege" auf bestimmte Belegtypen (hier: Kasse) einzuschränken.

Der Wunsch ist bei DATEV angekommen, ist bereits geprüft und an der Umsetzung wird gearbeitet. Wann es möglich sein wird, jeden Belegtyp für jede SmartCards einzeln administrieren / freigeben zu können, steht noch nicht fest.

Wenn Sie nur die Kasse vom Belegbild führen wollen, brauchen Sie das Recht Belege und sehen damit zumindest auch alle FiBu Belege und auch alle anderen, bis auf Lohnbelege und Reisekosten.

Umständliche Lösung: Kasse nicht vom Belegbild führen und in einem 2. Schritt dann manuell die Belege mit den Einträgen verknüpfen von einer 2. Person, die das Recht Belege hat.

Halte ich aber für extremst umständlich und sehr umständlich und zeitraubend.

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Sehr geehrter Herr Bohle,

vielen Dank für Ihre detaillierte Antwort.

Eigentlich schon traurig, dass die DATEV, die sonst bei Sicherheit immer ganz vorne ist, hier nur so rudimentäre Freigaben ermöglicht.

Ich halte auch das ganze Konzept, die Digitale Personalakte mit den Personalbelegen mit den Fibu-Belegen für nicht so gelungen.

Selektiere ich in der Fibu nach "nicht gebuchten Belegen", tauchen auch immer die Lohnbelege auf.

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Selektiere ich in der Fibu nach "nicht gebuchten Belegen", tauchen auch immer die Lohnbelege auf.

Im Unternehmen Online oder in Kanzlei REWE?

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Sowohl als auch!

In UO unter Belege -> unbearbeitete Belege und in Kanzlei-Rewe unter Digitale Belege buchen, Selektion

Belegtyp: alle Belege

Belegstatus:  nicht gebuchte Belege

Beim Buchen selektieren wir zwar zunächst nach Belegtyp, schöner wäre es aber, wenn die Lohn-Belege dort gar nicht auftauchen würden, weil sie dort auch nichts zu suchen haben.

Vielleicht kann die DATEV sich ja auch einmal dazu äußern?!

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Wir haben für die digitale Personalakte auch unter den Lohnordnern ein Ablageregister angelegt in dem die Unterlagen nach der Verarbeitung abgelegt werden. Sobald diese darin abgelegt werden tauchen die Belege nicht mehr beim Buchen auf, da Sie dann nicht mehr im Posteingang enthalten sind.

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Sehr geehrte Frau Radicek,

da für das neue Kassenbuch vorgesehen ist nur Belege des Belegkreises "sonstiges" anzeigen zu lassen, gehe ich davon aus, dass Sie die Administration dahingehend versuchen zu optimieren, dass man nicht die kompletten Belege im DUO für die Kassenbucherfassung freigeben muss, sondern ausschließlich die Belege für die Kasse. Ist diese Vermutung korrekt, dass die Administration für die Kasse so geplant ist verfeinert zu werden?

Übrigens empfinde ich den neuen Assistenten zur Administration äußerst unbefriedigend, da ich vorher gewohnt war alle Rechte , wie in der Einzelrechtevergabe zu sehen. Im jetzigen Einrichtungsassistent gibt es nur noch Hilfen, welche einen Bereich von Rechten betrifft, aber nicht klar ist, welche Rechte konkret vergeben werden. Für die Administration Kasse ist die Vorgabe für die Freischaltung zumindest irritierend, da nicht nur das gekennzeichnete Rechtepaket benötigt wird, sondern auch der Eintrag direkt oben darüber(Digitale Belege archivieren, bearbeiten und für Buchführung bereitstellen):

Aus der Beschreibung heraus, bin ich versucht nur einen Haken zu setzen und damit alle Funktionen für das Kassenbuch, inkl. der Bearbeitung von Digitalen Belegen, darüber freischalten zu können.

Die Administration für Unternehmen online ist grundsätzlich aufwändig, sind hier Erleichterungen für die Zukunft geplant, wie z.B. "Rechte wie", "Rechte kopieren", etc.

Besten Dank.

MfG

Tobias Ettl

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Hallo Community,

ich möchte zu den Fragen Rückmeldung geben:

1. Rechte auf Belegtypen:
Ist es leider nicht möglich das Recht "Belege" auf bestimmte Belegtypen einzuschränken. Wie metalposaunist korrekt schreibt:
"Der Wunsch ist bei DATEV angekommen, ist bereits geprüft und an der Umsetzung wird gearbeitet. Wann es möglich sein wird, jeden Belegtyp für jede SmartCards einzeln administrieren / freigeben zu können, steht noch nicht fest."

2. Rechtevorlagen:
Die Administration auf Basis von Einzelrechten ist weiterhin direkt in der Rechteverwaltung online möglich.
Die Einführung der Rechtevorlagen hatte zum Ziel, die Rechteadministration für nicht so versierte Anwender zu vereinfachen. Die Rückmeldungen hierzu sind sehr positiv und die Zahl der Servicegespräche zu diesem Thema sind deutlich zurückgegangen.

Bei der Konzeption haben wir damals auch intensiv diskutiert, ob und wie wir innerhalb des Einrichtungsassistenten die Vergabe von Einzelrechten ermöglichen können ohne die Komplexität wieder zu erhöhen oder den Einrichtungsprozess dann an dieser Stelle ggf. ganz abbrechen zu müssen.
In diesem Zuge hatten wir den aktuellen Stand auch mit verschiedenen Kundengruppen diskutiert. Hier hatten uns gerade die Poweruser und Techniker gespiegelt, dass sie häufig den Einrichtungsassistenten gar nicht nutzen, sondern ohnehin direkt in der Rechteverwaltung online über Gruppen administrieren (Infos finden Sie in dem Info-Dok. 1071517 ). Das ist in Ihrem Fall auch unsere Empfehlung für Sie als versierten Anwender.

Die Beschreibung der einzelnen Rechte hinter den Rechtevorlagen finden Sie im Info-Dok. 1000891 , welches auch im Einrichtungsassistenten verlinkt ist.
Sie haben aber Recht, dass die Beschreibung zum Kassenbuch hier nicht ganz eindeutig ist. Wir werden dies bei der nächsten Anpassung berücksichtigen.

Vielen Dank für Ihren Hinweis dazu.

Viele Grüße aus Nürnberg,
Stefanie Herold

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Hallo Frau Herold,

besten Dank für Ihre zeitnahe und aussagekräftige Antwort.

zu Gruppen:

selbstverständlich nutzen wir bei großen Mandanten Gruppen, bei vielen kleinen Mandanten mit einer bzw. zwei SmartCards habe ich bisher noch keine Gruppen angelegt, da diese zwingend in der Einzelrechtevergabe administriert werden muss und diese mehr Zeit in Anspruch nimmt als eine Anlage über den Assistenten, insbesondere wenn Einschränkungen auf Personalnummernebene vorzunehmen sind. Grundsätzlich empfehle ich es aber auch jeden über Gruppen zu arbeiten und wünsche mir hier von der DATEV trotzdem die beschriebenen Erleichterungen bei der Administration.

Ihr Beitrag stimmt mich positiv, dass die DATEV das Forum verstärkt nutzen will und wird um Informationen mit uns (kritischen) Anwendern zeitnah zu teilen - weiter so!

Auch die Verlinkung von Beiträgen in den neuen Servicekontakt halte ich für sehr gelungen und zielführend!

MfG

Tobias Ettl

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Guten Tag Frau Herold,

ist es mittlerweile möglich, dass einem Mitarbeiter nur das Recht auf die Kassenbelege erteilt werden kann?

Viele Grüße 

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Guten Tag @klunk_w ,

die Einschränkung der Rechte ist nicht möglich. 

Es gibt eine Idee hierzu: Rechteverwaltung Kassenbuch - DATEV-Community - 124010

Gerne können Sie dort Ihre Stimme abgeben. Sobald es hier was Neues gibt, werden die Kollegen dort informieren. 

Einen guten Wochenstart und