Sehr geehrte Damen und Herren,
seit ein paar Wochen versuchen wir, unseren Zahlungsverkehr mit Datev Unternehmen Online durchzuführen. Das ist extrem umständlich und mühsam. Hier will ich Ihnen von unseren Erfahrungen berichten und aufführen, was man alles tun muss, um eine Rechnung zu bezahlen:
Zunächst muss die Rechnung natürlich eingestellt sein. Wir nutzen meist die E-Mailschnittstelle. Also: E-Mailrechnungen weiter leiten, Papierrechnungen scannen. Viele Vertragspartner stellen Rechnungen nur auf ihrer eigenen Plattform zur Verfügung (zB Telefon usw.). Dafür gibt es zB getmyinvoices u.ä., wenn Datev das auch könnte, könnte man den gesamten Prozess der Rechnungsverarbeitung durchgängig abwickeln. Zukünftig möchten wir unsere Post digitalisieren und dazu z.B. caya nutzen. Bisher hilft hier DUO leider wenig.
Da wir zur Zeit die neue Rechnungsfreigabefunktion testen, muss ich (Geschäftsführer) dann in DUO erst einmal angeben, wer die Rechnung frei geben darf. Da ich das im Moment nur selbst bin und es überhaupt keine Auswahl gibt, ist das völlig unnötig. Kostet trotzdem unnötig Zeit.
Erst danach kann eine Mitarbeiterin die Rechnung erfassen. Positiv ist, dass die OCR-Erkennung relativ zuverlässig ist. Leider werden Daten wie Steuer, Ware/Leistung, etc. nicht automatisch befüllt.
Danach kann/muss ich noch einmal ran und den Beleg frei geben.
Dann beginnt an ganz anderer Stelle die eigentliche Überweisung. Das ist besonders mühsam. Wir nutzen HBCI.
Also: Login in DUO (andere können das viel einfacher und trotzdem sicher), „Startseite Belege“ – „Rechnungsliste“ – Dann eine Rechnung markieren. Sicherheitshalber noch einmal den Beleg ansehen (Icon in der Liste). Leider sieht man nicht die dazu erfassten Daten. Das geht über Rechtsklick/Kontextmenü „Beleg bearbeiten“.
Dann „Überweisen“ drücken (mit schlechtem Gefühl, weil man nicht weiß, was wie wohin überwiesen werden soll). Dann „Sofort an die Bank senden“ wählen (Vorsicht, man ist gewohnt einen Button zu drücken, da gibt es aber nur „abbrechen“). Es erscheint die Maske „Zahlungssätze als Zahlungsauftrag bereitstellen“. Hier sieht man auch nicht, was genau wie wohin überwiesen werden soll. Dafür kann man einen Ausführungstermin eingeben. (Warum nicht früher? Wir zahlen gerne innerhalb der Skontofrist zum Termin. Außerdem möchte ich, dass die Mitarbeiter alles vorbereiten und ich nur noch „ausführen“ drücken muss.)
Man kann hier auch „Verarbeitung als Einzelbuchung“ wählen. Das ist eigentlich eine Einstellung, die ich einmal für alle Überweisungen wählen würde, nicht jedes Mal einzeln. Leider funktioniert die Auswahl aber nicht. Wenn man mehrere Überweisungen ausgewählt hat, werden diese trotzdem als Sammelüberweisung ausgeführt. (Fehler!)
Danach landet man schon wieder in einer Eingabemaske „Zahlungsauftrag an Bank senden“ und muss ein paar zusätzliche Daten angeben. Hier muss ich oft noch das Bankkonto wählen, von dem überwiesen werden soll. Da muss man erstmal draufkommen, dass man eine Überweisung wählen muss (ich wähle nur eine, weil mehrere sonst als Sammelüberweisung ausgeführt werden, wie oben beschrieben). Dann kann man unten einen Fensterbereich hochklappen, der sonst nicht sichtbar ist, in dem man das Bankkonto wählen kann.
Interessanterweise kann man hier auch den Benutzer wählen. Warum eigentlich? Es ist doch klar, dass ich eingeloggt bin?
Nach Drücken auf „an Bank senden“ öffnet sich ein neues Browserfenster. Aber nur, wenn ich Popups in meinem Browser erlaubt habe.
Da ich schon einmal überwiesen habe, ist mein Benutzername bei der Bank schon bekannt (und kann übrigens auch nicht geändert werden). Dann gebe ich meine PIN ein und drücke darunter auf „PIN speichern“. Da nützt aber nichts, denn beim nächsten Mal werde ich wieder gefragt (Fehler!).
Also drücke ich auf „Überweisung einreichen“. Dann muss man das TAN-Medium wählen. Aus unerfindlichen Gründen ist hier mein Handy zweimal registriert. Das kann ich nirgends ändern. Also wähle ich einen der beiden Einträge und drücke nochmal „Überweisung einreichen“.
Vielleicht hat man Glück und der Zahlungsauftrag wurde erfolgreich gesendet.
Wenn die Überweisung aber scheitert (zB Tippfehler bei der TAN), wird die Rechnung in Datev auf bezahlt gesetzt. Auch wenn man den Bezahlstatus auf unbezahlt zurück setzt, kann man sie nicht erneut überweisen. „Eine Rechnung hat einen Zahlbetrag gleich null.“ (Fehler!)
Nun habe ich noch eine andere Art gefunden, wie man überweisen kann. Bisher hatte ich über die „Startseite Belege – Rechnungsliste – Rechnungen bezahlen“ bezahlt. Es gibt aber noch die „Startseite Bank – Überweisungen ausführen“. Warum noch einmal, aber ganz anders? Was ist der Unterschied?
Überweisungen stehen hier unter „Zahlungen“ zur Überweisung bereit. Sieht man sich den Beleg an, steht dort aber „bezahlt“. Ist die Rechnung also schon bezahlt? Oder muss sie noch bezahlt werden? Einmal weiß ich, dass bereits bezahlt ist. Leider kann ich aber die Rechnung nicht aus der Liste der offenen Rechnungen entfernen oder als bezahlt markieren.
Eine andere Rechnung möchte ich bezahlen, aber von einem anderen Bankkonto. Wenn ich das wähle, wird der Fehler angezeigt „Die Zahlung kann nicht bearbeitet werden. Der Ausführungstermin liegt in der Vergangenheit. …“. Also kann ich wieder nicht bezahlen.
Nach zahllosen Mausklicks wurde dann doch noch eine Überweisung ausgeführt. Zum Schluss muss man die Belege noch „bereitstellen“. Wofür eigentlich?
Da ich keine Sammelüberweisungen in den Kontoauszügen haben will, sondern Einzelzahlungen, mache ich danach mit der nächsten Überweisung in der Rechnungsliste weiter. Während der mühsamen Prozedur überlege ich mir, ob ich nicht zurück zu den guten alten Papierüberweisungsbelegen gehen soll. Das ist viel einfacher. Aber die Hoffnung stirbt bekanntlich zuletzt. Vielleicht wird Datev Unternehmen Online ja irgendwann einmal so übersichtlich wie zB Google-Apps? Die haben oft einen viel, viel größeren Funktionsumfang und sind trotzdem ohne Vorkenntnisse und sehr effizient einsetzbar. Ich träume davon, ganz einfach eine Liste aller Belege zu bekommen, die ich bearbeiten muss/kann und alle Dinge tun kann, die ich möchte: Daten prüfen und ändern, Überweisungstag und Konto eingeben und in einem Schwung alle Rechnungen bezahlen, die ich auswähle. Und das auch gleich für alle Mandanten, die ich bearbeite (wir haben eine Unterberaternummer und derzeit acht Datev-Mandanten).
So weit zum Zahlungsverkehr mit DUO. Die Auswertungen haben wir uns bisher wenig angeschaut. Der ganze Bereich sieht auch nicht sehr verständlich und vor allem nicht sehr leistungsfähig aus. Mal sehen.
Nur hat die Datev leider mit Google nichts gemein. Wie man hört, kann man bei Datev oft jahrelang auf kleinste Verbesserungen warten und wird dann doch enttäuscht. Also hoffe ich im Stillen, dass das nicht stimmt oder es irgendwann ein Startup gibt, das so simple Dinge einfacher macht. Mit mir freuen sich sicher zahllose weitere Datev-Kunden.
