Allgemeine Infos zu Pleo:
Die Funktionsweise ist ganz simpel.
Der Mandant erhält vollwärtige MasterCard-Kreditkarten die er für sich nutzen oder seinen Mitarbeitern geben kann. Jede Kreditkarte lässt sich frei administrieren, da sie nicht personengebunden ist.
So kann ich Mitarbeiter A eine Kreditkarte in die Hand drücken und Limits fest vergeben.
Beispielsweise haben bei uns alle Mitarbeiter mit Firmenwägen eigene Kreditkarten die Limitiert sind auf 120€ pro Einkauf und beispielsweise 600€ im Monat.
Dies ersetzt die bisherigen Tankkarten die nur für die lokale Tankstelle galt.
Scheidet Mitarbeiter A aus gebe ich die Karte Mitarbeiter B und ändere die Limits beliebig.
Die Kreditkarten sind per App gekoppelt und man erhält bei Zahlung eine Aufforderung den Beleg abzufotografieren. Man kann zusätzlich auch Kategorien anlegen die nachher zur Kontierung in der Buchhaltung gelten. Beispielsweise "Tanken Firmenwagen XYZ Inland"
Hinterlege ich zu den Kategorien die Fibukonten und Steuersätze werden diese nachher mit in die Buchhaltung übertragen.
Welche Schnittstellen gibt es:
Aus dem Pleo Account heraus kann ich verschiedene Exporte starten. Von der klassischen CSV + Belege in PDF bis zu der von mir entwickelten XML-Schnittstelle.
Es gibt auch Schnittstellen zu Navision oder Sage.
Wie funktioniert die XML-Schnittstelle:
Die Kanzlei legt im Kassenbuch online eine virtuelle Kasse namens Pleo an und hinterlegt die vergebene Kontonummer in den Pleo Export Einstellungen. Das Recht für Datev Connect online müsst ihr auf eurer SmartCard haben.
Klickt ihr nun auf Export in Pleo werden alle Kreditkartenumsätze samt Belegbildern ins Kassenbuch online übertragen. Der Weg nach Kanzlei Rechnungswesen ist nun der gleiche wie beim normalen Kassenbuch online. Wenn nicht schon hier kontiert könnt ihr Lerndateien dafür nutzen.
Nachteile oder Bedenken:
Aktuell ist es noch so, dass es sich um Prepaid-Kreditkarten handelt.
Sprich es muss zunächst ein Guthaben aufgeladen werden an dem sich aber alle Kreditkarten bedienen. Fällt das Guthaben unter einen gewissen Betrag, den ich selbst bestimmen kann, werde ich per email benachrichtigt und kann innerhalb von 24h das Guthaben beliebig aufladen.
Der Grund dafür liegt darin, dass man eine Bankenlizenz braucht um klassische Kreditkarten anbieten zu dürfen. Dann hat man natürlich den ganzen Papierkrieg (Geldwäsche etc.) den wir bei den Banken so lieben.
Pleo hat den Antrag auf die Bankenlizenz aber bereits eingereicht um den Kunden wohl noch in diesem Jahr die Wahlmöglichkeit zu geben.
Geld was im sogenannten "wallet" ist, lässt sich ohne Probleme wieder aufs normale Girokonto umbuchen.
Kosten:
Der Preis liegt bei 10€ pro Karte und Monat. Klingt im ersten Moment zugegebener Maßen etwas hoch. Allerdings steht der entfallende Verwaltungsaufwand dem locker entgegen. Das Unternehmen kann einen Steuerberateraccount einrichten. Dann hat man als Berater die Möglichkeit die Schnittstelle selbst einzurichten und die Daten dann zu holen wenn ich sie brauche.
Der Vorteil für den Unternehmer ist das was man transportieren muss:
Volle Kostenkontrolle, da er die Ausgaben von sich und seinen Mitarbeitern in Echtzeit angezeigt bekommt. Man kann den Mitarbeiter auch per PushNachricht daran erinnern, falls ein Beleg nicht digitalisiert wurde. Ersatzbelege können ebenfalls über die App erstellt werden.
Klarer Vorteil gegenüber den bekannten Kreditkartenauszügen die man erst einen Monat später erhält und dann den Belegen hinterher rennt.
Vorteil für die Mitarbeiter:
Es müssen keine Spesenabrechnungen mehr erstellt werden. Somit auch wieder weniger Verwaltungsaufwand für die eigene Verwaltung.
Es gibt zwar auch noch ein Preismodell für 6€ pro Monat und Kreditkarte,
Das ist allerdings nur für Firmen bis 5 Kreditkarten, ohne Limitvergabe und ohne Steuerberater-Account. Also für uns nicht interessant.
Wir haben es nun ein Jahr an uns selbst getestet und holen seit Anfang des Jahres Mandant für Mandant an Bord.
Alles ohne Probleme. Die größte Skepsis der Unternehmer ist das Prepaid Thema. Ist aber im täglichen Betriebsablauf dann doch kein Problem und die Vorteile sind bereits nach den ersten Zahlungsvorgängen mehr als deutlich.
Spätestens nach dem ersten Export in die Fibu geht jedem Beteiligten das Herz auf.
Für weitere Fragen stehe ich euch gerne zur Verfügung.
