Frage zur Best Practice bei der Geschäftspartner-Stammdatenpflege

[#1]

Hallo zusammen,

ich habe folgende Frage:

Sowohl im Rechnungswesen-Programm als auch in DATEV Unternehmen online können bekanntlich die Stammdaten der Geschäftspartner (Debitoren und Kreditoren) hinterlegt werden. Angenommen, man beginnt irgendwann im Laufe der Zeit, DATEV Unternehmen online einzusetzen. Zu Beginn exportiert man die Geschäftspartner aus dem Rechnungswesen-Programm und importiert sie in DATEV Unternehmen online. Soweit alles bestens. Aber wenn nun im Laufe der Zeit neue Geschäftspartner hinzukommen, wie ist (erfahrungsgemäß) die Best Practice? Werden die Stammdaten der Geschäftspartner zunächst in DATEV Unternehmen online erfasst und dann in das Rechnungswesen-Programm importiert? Oder umgekehrt: Geschieht die Stammdatenpflege (weiterhin) im Rechnungswesen-Programm, von welchem die Geschäftspartner in DATEV Unternehmen online importiert werden? Muss die Synchronisation der Geschäftspartner in beiden Anwendungen immer manuell vorgenommen werden oder synchronisieren sich die Stammdaten der Geschäftspartner in beiden Anwendungen automatisch?

Ich freue mich über Antworten.

[#2]

Moin,

das kommt mE darauf an, wo Sie die Belege bearbeiten. Laden Sie die Belege hoch und bearbeiten Sie diese bereits in UO, dann legen Sie dort ja den Geschäftspartner an. In dem Fall vor Einspielen der Belege in Rewe die Geschäftspartner exportieren und in Rewe einspielen. Bearbeiten sie die Belege in Rewe direkt, dann anders herum. So mache ich das zumindest. Eine automatische Synchronisation wäre mir jetzt nicht bekannt.

[#3]

Vielen Dank für die schnelle Antwort.

Das manuelle Exportieren und Importieren von Geschäftspartner-Stammdaten sollte meiner Ansicht nach verbessert werden und es sollte eine automatische Synchronisation der Geschäftspartner-Stammdaten geben. Beim Aufruf von DATEV-Anwendungen erfolgt ja schließlich auch ein automatischer Stammdatenabgleich. Es wäre schön, wenn sich ein DATEV-Mitarbeiter mal melden könnte, ob solch eine Stammdaten-Synchronisation in Zukunft angedacht bzw. geplant ist. Software dient ja schließlich der Arbeitserleichterung - und das wäre halt so eine Arbeitserleichterung.

[#4]

Hallo Herr Kuhlmey,

soweit ich weiß müssen Sie sich hierfür noch auf die Wunschliste setzen lassen.

[#5 · Accepted solution]

Hallo Herr Kulmey,

grundsätzlich sollte die Frage gestellt werden, ob es überhaupt bei Ihren Mandanten erforderlich ist, die Stammdaten der Geschäftspartner in Unternehmen online zu speichern. Wir wissen, dass es -speziell bei langjährigen Nutzern von Unternehmen online- üblich ist, aber es gibt oftmals keine fachliche Notwendigkeit dafür.

Grund: Der Buchungsassistent (OCR) ist mittlerweile so ausgerichtet, dass bei Wiedererkennung des Geschäftspartners alle relevanten Werte in der Belegerfassung vorbelegt werden. Das sehen Sie auch, wenn Sie in der Erfassungsmaske mit der Maus über die Felder gehen: Die Werte kommen in der Regel aus dem Beleg oder aus der Beleg-Historie.

Wenn Sie viele Lieferantenbelege haben, die schlecht lesbar sind, kann es Sinn machen, die Stammdaten noch zu halten/pflegen. Ansonsten kann man sich überlegen, ob der Aufwand notwendig ist. Bei neuen Geschäftspartnern kann man die FIBU-Kontonummer offen lassen, durch das zurückschreiben der Buchungsinformationen ist die Information beim nächsten Beleg des Geschäftspartners im OCR-speicher und wird vorgeschlagen.

Wer trotzdem gerne die Geschäftspartnerdaten in Unternehmen online vorhalten möchte, kann bei neuen Kunden/Lieferanten die erforderlichen Daten einpflegen. Mittlerweile können Sie sich sogar die nächste freie Kontonummer vom Programm vorschlagen lassen (nur ratsam, wenn die FiBu-Kontonummern bei allen Geschäftspartnern in Unternehmen online gepflegt sind, z.B. durch die erstmalige Übernahme der Daten aus dem DATEV-Rechungswesen-Programm). Mit der Übergabe der Belegdaten an das Rechnungswesen-Programm muss ggf. nur noch der Name des neuen Debitoren/Kreditoren ergänzt werden, um den neuen Geschäftspartner buchen zu können.

Ein Gesamtabgleich der Geschäftspartnerdaten funktioniert aktuell nur über den Export in Stammdaten online und sollte nur bei Bedarf oder 1 bis 2 mal im Jahr vorgenommen werden. Diese Tätigkeit können Sie in der Kanzlei selbst durchführen, indem Sie in Unternehmen online die Daten exportieren und ins Rechnungswesen einspielen. Der Mandant muss dafür nichts tun oder senden.

Im Moment analysieren wir, inwiefern das Speichern der Geschäftspartnerdaten in Unternehmen online vor dem Hintergrund der zunehmenden Digitalisierung zielführend ist.

Gerne können Sie (oder andere Community-Teilnehmer) Ihre Erfahrungen beim Arbeiten ohne Geschäftspartnerstamm hier schildern. Oder Sie haben eindeutige Beispiele dafür, warum es unbedingt erforderlich ist, dass die Geschäftspartnerdaten gepflegt sein sollen (z.B. weil man die Kundendaten für Auftragswesen online braucht). Diese Erfahrungen würden wir gerne in unsere Überlegungen einfließen lassen.

Freundliche Grüße,

Gert Wassenaar

DATEV eG

[#6]

Hallo Herr Wassenaar,

da wir grade vermehrt Buchhaltungen auf UO umstellen habe ich Ihren Beitrag zum Anlass genommen, die Arbeitsweise "ohne Geschäftspartnerstammdaten" mit aktuellen Fällen zu testen.

Vorweg:

• ich spreche immer von der erweiterten Erfassung der ER/AR in UO
• im Fall der EÜR buchen wir nicht debitorisch/kreditorisch
• die Komponente Auftragswesen spielt hier keine Rolle

a) EÜR

Hier brauchen wir keine Kontierung zum Namen des Geschäftspartners. Der Mandant vergibt den Namen nach eigenem Ermessen, die Zuordnung des Belegs zum Kontoumsatz läuft weitestgehend automatisch.

Fazit: läuft wunderbar, da vermisst niemand die "Geschäftspartnerstammdaten".

b) Bilanzierer

Hier haben wir typischerweise bestehende Mandate, wo bisher in der Kanzlei die Debitoren/Kreditoren verbucht wurden.

Dabei sind auch vermehrt Fälle, wo der Mandant bisher "vorkontiert" hat (z.B. in der alten Kassen/Warenerfassung, aber auch klassisch auf dem Papierbeleg).

Vorab wurden dann bewusst KEINE Stammdaten aus Kanzlei-Rewe exportiert und in UO hochgeladen.

Das stellt sich jetzt so dar:

• Lieferant erscheint erstmalig
• Mandant vergibt Namen und Kontierung (z.B. "VTG - Vertrieb technischer Gase GmbH" - 70300)
• Mandant ergänzt die Zahlungsbedingung und auch das Sachkonto
• Kommt der neue Lieferant mehrmals vor (und die Kanzlei hat noch nicht gebucht + Stammdaten zurückgeschrieben) muss der Mandant immer wieder die Kontierung 70300 ergänzen, obwohl dank OCR alles andere richtig vorbelegt wird
  • da kommen die ersten Rückfragen inkl. möglicher Fehlerquelle
• Kanzlei bucht - Stapelverarbeitung
• o.g. Buchung löst das Fenster "neuen Geschäftspartner anlagen aus"
• Kanzlei beschriftet z.b. "Vertrieb technischer Gase"
• Buchungsinformationen werden zurückgeschrieben
• Mandant hat erneut einen Beleg der o.g. Firma
• Vorbelegung füllt nun auch die Kontierung mit 70300

Da sehe ich an folgenden Stellen Verbesserungspotential

• in meinem Beispiel können sich Mandant und Sachbearbeiter in der Kanzlei für verschiedene Schreibweisen entscheiden. Sucht der Mandant jetzt in den Auswertungen Kontoblatt oder Oposliste, findet er dort eine andere Bezeichnung vor.
• obwohl dank OCR die USt-ID-Nummer erkannt wurde, füllen sich unsere Stammdaten in Kanzlei-Rewe nicht damit (sollen wir das etwa wieder manuell abtippen?)
• Wenn der Mandant vorkontieren möchte: woher soll er jetzt die nächstsfreie Kontonummer nehmen? (permant die Kanzlei anrufen?)
• Was wir auf keinen Fall laufend möchten: den manuellen Export der Stammdaten in UO und den manuellen Import in Kanzlei-Rewe
• Wir oder der Mandant interessieren uns ggf. auch für die Auswertung/Übersicht der Zahlungsbedingungen der Lieferanten. Wieso werden die nicht automatisch in Kanzlei-Rewe übernommen? (Bsp. Auswertung: zeige alle Lieferanten mit Zahlungsziel 30 Tagen aus der Zahlungsbedingung Nr. 33)
• für eine effektive Verbuchung in der Kanzlei i.V.m. dem Kontoauszugsmanager soll jeder Kreditor auf einem eigenem Lieferanten gebucht werden. Die Nummer ist uns im Prinzip egal (wir brauchen nicht die alphabetische Gruppierung z.B. 70... = A), es soll nur möglichst automatisiert ablaufen und spätere Auswertungen ermöglichen (z.B. ABC-Analyse). Da fehlt m.E. eine gemeinsame zentrale Datenbank, wo UO und Kanzlei-Rewe gleichzeitig auf die Stammdaten zugreifen können.

Fazit: Da wäre sicher noch mehr "Automatisierung" möglich.

Mit freundlichen Grüßen

Marco Hüwe

[#7]

Als Ergänzung zu Herrn Hüwe,

ich unterstütze Ihre Meinung Voll und Ganz.

Der Abgleich der Geschäftspartner Stammdaten gestaltet sich meines Erachtens sehr aufwendig und ich und auch die Mandanten wären froh, wenn es hierzu Verbesserungen in Form von automatischem Abgleich oder einem "Cloud"-Bestand für die Stammdaten, auf den Mandant und Kanzlei zugreifen geben würde.

Ein weiterer Grund für die Pflege der Stammdaten ist, dass die OCR Erkennung eben nicht immer die Bankverbindung erkennt wenn der Mandant in DUO die Überweisung für die Zahlung erstellen möchte und er diese dann manuell ergänzen muss.

Freundliche Grüße

Jaqueline Weizinger

Steuerberaterin