@johndonym @björn
Nach meinem Eindruck bleibt dieser Workflow in der Praxis häufig ungenutzt. Statt den bereitgestellten Buchungsstapel zu übernehmen und über „Buchungsvorschläge bearbeiten“ weiterzuverarbeiten, wird entweder die Funktion „Digitale Belege buchen“ verwendet oder es werden lediglich die digitalen Belege aus Ordnern in Unternehmen online übernommen.
Dadurch wird das Automatisierungspotenzial der erweiterten Vorerfassung nicht vollständig genutzt. Die vom Mandanten bereits erfassten Buchungsinformationen werden möglicherweise nicht oder nicht vollständig übernommen und stehen dann auch für weitere Automatisierungen – etwa Lerndateien – nicht mehr in vollem Umfang zur Verfügung. Zudem kann ein einwandfreier Rückfluss von Informationen nach Unternehmen online beeinträchtigt werden.
Mandanten, die Zeit in eine qualifizierte Vorerfassung investieren, sollten darauf vertrauen können, dass diese Informationen im weiteren Buchungsprozess genutzt werden. Entsteht zusätzlicher Kanzleiaufwand allein deshalb, weil der vorgesehene Automatisierungsprozess nicht ausgeschöpft wird, stellt sich zumindest die Frage, ob dieser Mehraufwand dem Mandanten zugerechnet werden sollte.
Was mir in diesem Zusammenhang fehlt, ist eine eindeutige Prozessbeschreibung von DATEV. Zu den einzelnen Funktionen gibt es zahlreiche Hilfeseiten. Eine durchgängige Dokumentation des vorgesehenen End-to-End-Workflows – von der Vorerfassung im Arbeitsmodus „Erweitert“ in DATEV Unternehmen online über „Belege bereitstellen“, die Übernahme des Buchungsstapels in Kanzlei-Rechnungswesen bis zur Weiterverarbeitung über „Buchungsvorschläge bearbeiten“ – habe ich bislang jedoch nicht gefunden.
Ich würde mir wünschen, dass DATEV den Gesamtprozess als Best Practice beschreibt und dokumentiert. Das würde Kanzleien helfen, das vorhandene Automatisierungspotenzial konsequent zu nutzen, und Mandanten die Sicherheit geben, dass ihre Vorerfassung den vorgesehenen Mehrwert im weiteren Buchungsprozess tatsächlich entfaltet.
Wie setzen andere Kanzleien diesen Workflow um? Arbeiten Sie bereits mit „Buchungsvorschläge bearbeiten“?
