Erweitert - Belege bereitstellen - Belege abholen

[#1]

Hallo,

wir arbeiten im Modus Erweitert und stellen nach dem Vorkontieren die Belege bereit.

Durch: Markierte Stapel bereitstellen

Unter "abgeholte Stapel" sind jedoch alle Belege immer im Zustand: "Der Belegstapel wurde für den Berater bereitgestellt".
Jedoch nicht im abgeholten Zustand: "Der Belegstapel wurde abgeholt"

In unserer Steuerkanzlei sind wir die einzigen die mit Datev Unternehmen Online arbeiten und haben erst neulich auf Erweitert gewechselt.
Was muss der Steuerberater tun um diese Abzuholen?

Die Steuerangestellte meinte zu uns das sie die Belege (so wie bisher) einfach aus dem Ordner der Belegablage zu sich läd.

Wozu gibt es die Option und was muss die Steuerkanzlei tun um diese Belege "abzuholen".

Vielen Dank

[#2]

Hallo,

Ihr Steuerberater muss diese Belege im Rechnungswesen wie folgt holen:

     Bestand -> Daten holen -> Mandant ergänzen -> Haken bei "Kassen-/Rechnungsstapel aus Kassenbuch/Belege online" setzen und auf Daten holen klicken.

Anschließend muss man ins Beleg buchen wechseln und dort wie folgt die Stapel abrufen:

     Buchungsvorschläge bearbeiten -> Buchungsvorschläge erzeugen und hier dann die abgeholten Stapel markieren und auf OK klicken.

Gruß

[#3]

Hallo Björn,

vielen Dank für die schnelle Antwort.

Eine Frage hätte ich noch, damit ich etwas besser nachvollziehen kann was die Steuerkanzlei bisher macht.
Wie sieht der obige Vorgang im "Standard" Modus aus - sprich einfach aus den Ordnern?

Danke

Gruß

[#4 · Accepted solution]

Beim Standard läuft es normalerweise wie folgt:

     1. Sie übertragen die Daten nach Unternehmen Online

     2. Der Berater geht ins Belege buchen und dort auf digitale Belege buchen und verbucht die Rechnungen aus dem Posteingang. Anschließend werden diese im Unternehmen Online in einen Buchhaltungsordner abgelegt.

Hierbei müssen Sie die Belege im Unternehmen Online nicht weiter bearbeiten oder ablegen. Wenn Sie jedoch die Belege bearbeiten hat dies keine Auswirkung für Ihren Berater. Sie dürfen nur nicht die Belege aus dem Posteingang einen einen Ablageordner verschieben, da der Berater diese sonst beim buchen nicht findet.

Gruß

[#5]

Vielen Dank!

Gibt es dazu irgendwo noch eine Anleitung?

Damit ich diese gleich mitschicken kann.

Viel Grüße

[#6]

Auf dieser Seite von der DATEV sind beide Wege beschrieben:

Neue Version Belege und Bank 2.0 in Unternehmen online

Gruß

[#7]

Vielen Dank Björn das hat mir sehr geholfen!

Die letzte Frage, wenn der Mandant die Belege nicht vollständig vorkontiert (zb. keine Konten einträgt, bzw andere Daten nicht korrekt einträgt - falsch vorkontiert) ist das ein Problem bei dieser Art von "Digitale Belege abrufen"? Ist das "umständlicher" für den Steuerberater - diese zu ändern als mit der option "Digitale Belege buchen".

Kurz: Kann man Erweitert nutzen und trotzdem das Vorkontieren für einige Belege weglassen? Ist das "Mehrarbeit" für den Steuerberater oder doch weniger?

Gruß

[#8]

Hier muss man sich genau abstimmen, damit die Belege nicht vergessen werden. Bei uns ist es so, dass diese entweder stehen gelassen werden oder man diese über das Konto 1370 bzw. 1590 vorkontiert und bei der Verbuchung dann richtig stellt.

Generell sollte der Berater auch über die vorkontierten Belege schauen um diese zu prüfen ggf. zu korrigieren.

[#9]

Vielen Dank!

Nun befürchte ich ein kleines Problem, bisher habe ich zwar die Belege alle "Bereitgestellt" jedoch hat die Kanzlei die Belege wie früher einfach aus dem Ordner gebucht.

Was passiert nun wenn die Kanzlei die Belege abholt (welche sie bereits gebucht hat )

Viele Grüße!

[#10]

Wenn die Kanzlei über OPOS-Konten bucht, dann fällt denen auf, dass diese bereits verbucht sind und werden die Belege dann ignorieren bzw. die zugehörigen Vorschläge löschen, damit diese nicht doppelt enthalten sind.

Hier gibt es keine Probleme, jedoch ist auf beiden Seiten dadurch ein Mehraufwand entstanden den man zukünftig vermeiden sollte.

[#11]

Jetzt wo ich wieder ein paar Belege buche, heißt es eigentlich im Umkehrschluss das wenn die Kanzlei die Belege einfach aus dem Ordner abholt - jegliche Information die man selbst im Unternehmen Online einträgt "gelöscht" wird?

Sprich wenn man sie dort trotzdem vorkontiert - passiert auf der anderen Seite nix?

[#12]

Im Standard Modus werden diese Informationen ignoriert bzw. der Berater kann diese nicht sehen, da diese nicht in die Buchungszeile übernommen werden. Ihre Eintragung am Beleg bleibt aber vorhanden.

Am besten ist es in diesem Fall auf den Erweiterten Modus um zu stellen.

[#13]

Vielen Dank Björn. Es hat mir sehr geholfen.

Was mir beim Vorkontieren etwas fehlt ist das Feld für den Buchungstext?

[#14]

Diese Feld gibt es leider nicht.

Es besteht lediglich rechts unter Stammdaten -> Rechnungsordner -> verwalten, die Möglichkeit für die Ein- und Ausgangsrechnungen entweder den Namen und Ort vom Lieferanten oder Kunden ODER die Ware / Leistung als Buchungstext vor zu belegen.

Bei "Ware/Leistung" können Sie einen individuellen Text anlegen.

Bei "Namen und Ort" werden die Daten automatisch aus den Stammdaten gezogen.

Sollte Ihnen das Feld "Ware/Leistung" fehlen, dann muss dies unter Einstellungen -> Erfassungsmaske konfigurieren eingerichtet werden.

[#15]

Achso! Danke nochmals.

Ich dachte evtl. das Feld Sachkonto Bezeichnung aber das scheint für etwas anderes gut zu sein.