Drag and drop aus Outlook in DUO?

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Guten Morgen,

wie wohl die meisten hier Anwesenden bekommen wir den aller größten Teil unserer Rechnungen per E-Mail.

Leider kann ich den Anhang, in der Regel ein PDF, nicht per "Drag and drop" ins DUO "werfen". Stattdessen muss ich das PDF in einen Windows Ordner ziehen/speichern. Und von dort weiter ziehen.

Wie schön wäre es die Datei von Outlook, auf dem linken Bildschirm, nach rechts in den passenden Belegtyp ziehen zu können und man wüsste Sie wäre im DUO Posteingang. Vom Desktop weg geht, dass ja auch. Warum aus Outlook nicht?

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Es wird bald die Funktion geben die Rechnungen per Mail an DUO zu senden. Dort kommt dann auch eine Empfangsbestätigung per Mail zurück.

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Damit wäre dann auch gleich der Zugangszeitpunkt der Mail dokumentiert. 🙂

1) Wird dann das Belegbild automatisch zu erst angezeigt?

2) Dann wäre noch die Frage wenn in einer Mail drei Geschäftsvorgänge beschrieben und drei Rechnungen enthalten sind --> dreimal weiterleiten und jeweils zwei Anhänge entfernen?

Weiter will ich unter Umständen nicht die Mail an den Bankumsatz koppeln sondern aus vielerlei denkbaren Gründen nur den Beleg. --> Mit einer Mail + AW + RE +AW …. dokumentiert man vielleicht auch zuviel.

Ein Kollege meinte gerade er könne gelegentlich direkt aus Outlook per drag and drop ins DUO speichern.

Scheint also eine Windowseinstellung zu sein?

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Leider kann ich den Anhang, in der Regel ein PDF, nicht per "Drag and drop" ins DUO "werfen". Stattdessen muss ich das PDF in einen Windows Ordner ziehen/speichern. Und von dort weiter ziehen.

Bei mir geht es mit DUO in CHROME, im IE geht es nicht.

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Dann wird es tatsächlich eine Windows Einstellung sein. Wenn die niemand aus dem Stehgreif aufzeigen kann mache ich mich morgen mal auf die Suche.

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Interessant, ich habe die Erfahrung gemacht, dass es mit Dokument Upload online nicht aus dem E-Mail-Programm auf dem PC funktioniert 🙂

Daher danke für die Info.

Erstaunlicherweise funktioniert es auf dem iPad per Drag'n'Drop problemlos.

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Erstaunlicherweise funktioniert es auf dem iPad per Drag'n'Drop problemlos.

Moin,

könnten Sie Ihre Vorgehensweise bitte mal näher beschreiben?

Vielen Dank.

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--> Da hatte jemand gleich eine Idee daraus gemacht.

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Und von dort weiter ziehen.

Nö, wieso? Einfach die E-Mail in die Belegtypenordner vom Belegtransfer schieben per Drag&Drop und dann auf Daten senden. Fertig.

Ansonsten kommt zeitnah DATEV Upload Mail. Werde ich die nächsten Wochen testen. Dann kann man sich einen QuickStep Button in Outlook hinterlegen: Re: Belegzugang per E-Mail nach Unternehmen online?

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Infoskript aus der Testphase:

https://secure4.datev.de/web/de/media/datev_de/pdf/stabiportal/kurzbeschreibung_upload_mail_anpassung_20-09-19.pdf

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Ich habe dazu auch einmal ein Video gemacht.

Ist vielleicht besser als eine schriftliche Anleitung 😉

Digi-HACK 1 | DATEV Unternehmen online effizient mit dem iPad nutzen - YouTube

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Hallo Herr Hausmann,

vielen herzlichen Dank für das Video - ich bin leider erst jetzt dazu gekommen, es zu gucken.

Ich habe dabei sehr viel über mein iPad gelernt, da ich die Multifunktionsfähigkeit noch nicht kannte ! Dass ich hier direkt aus den Mails per Drag & Drop nach Dokument Upload Online die Rechnungen hochladen kann, fand ich sehr verblüffend. Dies ist eine Funktion, deren Fehlen ich bereits in der Pilotphase von Dokument Upload online moniert hatte. Ich werde zur Zeit jedoch bei meiner bisherigen Vorgehensweise für Rechnungen, die ich per Mail erhalte, bleiben: das Hochladen per Beleg Upload-App auf dem Handy. Grund hierfür ist, dass ich gestern daran gescheitert bin, meine Telekom-Rechnung (zip-Datei) per Drag & Drop in Dokument Upload online zu laden. Per Beleg-Upload-App funktioniert es, wenn ich über die Inhaltsvorschau gehe. Um hier nicht zwei unterschiedliche Vorgehensweisen zu verwenden, werde ich zunächst bei der App bleiben.

Dennoch hat mir Ihr Video zu wertvollen neuen Erkenntnissen verholfen, hierfür recht herzlichen Dank !

Viele Grüße aus dem trüben Norden,

Birthe Fitschen

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Das freut mich sehr. Ja zip-Dateien müssen auf dem iPad erst entpackt werden. Aber dank Dateimanager geht dies mittlerweile auch.

Ggf. lässt sich auch ein entsprechender Apple Kurzbefehl erstellen, aber hier bin ich noch zu wenig bewandert 🙂

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Das Speichern eines E-Mailanhanges in einem properitären Programmes ist keine triviale Angelgelgenheit und kann zu Problemen führen. Hintergrund ist der, dass bei Drag&Drop normalerweise von Windows die Datei(en) einfach in den Zwischenspeicher geschoben wird und bei der Drop-Aktion dann im angegegenen Programm übergeben wird (simple Liste von Quelldaten). Das empfangene Programm entscheidet dann, was eigentlich mit der Datei bzw. den Dateien überhaupt geschehen soll. Also ob kopiert oder verschoben wird (es ist also möglich mit Strg+X quasi auszuschneiden, kann aber vom empfangenen Programm ignoriert werden, indem die Löschung nicht ausgeführt wird). Windows selber ist da komplett raus, weil es wie gesagt nur für die Datenbereitstellung zuständig ist.

Bei normalen Drag&Drop-Aktionen ist das auch eine kleine Fingerübung.

Schwieriger ist es da schon, aus einer Outlook-Email die per Drag&Drop empfangene Datei(en) zu ermitteln. Da muss man schon sehr tief in die Trickkiste greifen um das hinzubekommen. Hintergrund ist der, dass die Anlagen nicht einfach in den Zwischenspeicher gespeichert werden, sondern ein Sonderformat haben, welches erst richtig ausgelesen werden muss.

Gleiches Problem habe ich bei mir auch zu Hause und auch nur unvollständig lösen können. So klappt die Drag&Drop-Aktion aus Outlook in mein Programm nur bei 95 % der Fälle und bei manchen Aktion ums verrecken nicht. Als einziger Ausweg bleibt mir dann nur der Desktop. Hier liest das Windows-Betriebssystem die Datenstruktur aus und speichert korrkekt. Wird dann die Drag&Drop-Aktion aus Windows gestartet, greift das normale Procedere von Teil 1.

Gruß A. Martens

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Guten Morgen @metalposaunist,

ich hatte Ihren Beitrag so verstanden, dass man einfach die E-Mail (mit dem Anhang, z.B. PDF-Datei) in den entsprechenden Ordner vom Belegtransfer ziehen kann und der Belegtransfer dann die MSG-Datei (die Outlook erzeugt hat) automatisch "entpackt" und die darin enthaltende PDF-Datei dann zu DUo hochlädt. Habe das gerade getestet und es funktioniert bei mir nicht.

Ich habe mir für unsere Mandanten, die Belege per E-Mail senden, folgende Krücke gebaut (die hoffentlich noch bis zur Veröffentlichung von DATEV Upload mail durchhält:

In Outlook habe ich Regeln erstellt, die Absender und Betreff-Zeile der eingehenden E-Mails auswerten und dann ein Skript ausführen (Skriptausführung durch Regeln muss man in Outlook bzw. in der Registry aktivieren). Das Skript legt die Anhänge dann - in Abhängigkeit von Absender und Betreff - in Verzeichnisse, die der Belegtransfer überwacht. Funktioniert halt nur dann, wenn die Mandanten sich wirklich an die vereinbarten Betreffzeilen halten...

😀

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@seb_ms  schrieb:

ich hatte Ihren Beitrag so verstanden, dass man einfach die E-Mail (mit dem Anhang, z.B. PDF-Datei) in den entsprechenden Ordner vom Belegtransfer ziehen kann und der Belegtransfer dann die MSG-Datei (die Outlook erzeugt hat) automatisch "entpackt" und die darin enthaltende PDF-Datei dann zu DUo hochlädt. Habe das gerade getestet und es funktioniert bei mir nicht.

 @seb_ms: Nein, das geht natürlich nicht. Aber wieso ziehen Sie nicht einfach den PDF Anhang per Drag&Drop in die Ordnerstruktur vom Belegtransfer (statt der ganzen E-Mail)? Ja, ich hatte mich missverständlich ausgedrückt. Sorry. 

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@seb_ms  schrieb:

Ich habe mir für unsere Mandanten, die Belege per E-Mail senden, folgende Krücke gebaut (die hoffentlich noch bis zur Veröffentlichung von DATEV Upload mail durchhält:

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Okay? Eine sehr kreative Lösung. Upload Mail kann hier Abhilfe schaffen oder eben einfach den PDF Anhang per Drag & Drop ... 😉

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Das automatische Abspeichern der Anhänge im Belegtransfer-Ordner des Mandanten erspart und viele manuelle Arbeitsschritte (öffnen der E-Mail und des Windows-Explorers, anfassen und hinüberziehen der Anhänge) und ist damit weniger zeitintensiv und fehleranfällig. 😁

Ich hoffe ja sehr, dass Upload mail unseren bisherigen Prozess ablösen kann. Momentan denke, ich dass das funktionieren wird (siehe meine Antworten im Thread zu Upload mail) ... 😀

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Ein Mandant von uns hat das verfahren mit "Drag and drop" auch immer genutzt und zwar mit Linux und Firefox. Funktionierte bis zum Oktober Update immer einwandfrei, seit dem Update von Datev Unternehmen online im Oktober kommt leider immer die Fehlermeldung "BT1001" beim Übertragen der Belege. Und nein die Belege sind nicht verschlüsselt und die PDF Dateien sind auch nicht defekt.

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@seb_ms  schrieb:

Das automatische Abspeichern der Anhänge im Belegtransfer-Ordner des Mandanten erspart und viele manuelle Arbeitsschritte (öffnen der E-Mail und des Windows-Explorers, anfassen und hinüberziehen der Anhänge) und ist damit weniger zeitintensiv und fehleranfällig. 😁

Und was ist dann am PC so auf, wenn nicht der Explorer und Outlook und DATEV? Aber anyway. Darüber kann man sich streiten. 

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@seb_ms  schrieb:

Ich hoffe ja sehr, dass Upload mail unseren bisherigen Prozess ablösen kann. Momentan denke, ich dass das funktionieren wird (siehe meine Antworten im Thread zu Upload mail) ... 😀

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Warum nehmen Sie nicht an der BETA Phase teil? Eben ausfüllen und zack, können Sie das alles heute schon testen. 

@dthamm: Weil Upload Online gelinde gesagt Mist ist und nichts mit Automatisierung oder anderem zu tun hat. Nur ein kleiner Einstieg in UO für alle, die sich daraus nichts machen und sich keine Gedanken um einen effizienten Workflow machen. Erst gibt es Ihre Fehler, dann kann man nicht mehrere PDFs auf einmal hochladen, Brother Scanner werden erst nach einem Hotfix brauchbar - das ist alles Unfug. Belegtransfer oder Upload Mail ist das einzig praktikable. 

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Guten Morgen @metalposaunist 

wenn man nur von einem Mandanten die Belege per Mail bekommt, mag der manuelle Weg ja noch gangbar sein. Spätestens dann, wenn man von mehreren Mandanten die Belege per Mail bekommt, wird das Öffnen der Mails und Verschieben der Anhänge in die richtigen Mandanten-Ordner im Belegtransfer nicht mehr praktikabel. Daher die Automatisierung per Skript und Regel in Outlook.

An der Pilotierung von Upload mail nehmen wir schon teil... 😀

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da sollte dann zukünftig  DATEV Upload Mail  helfen - dann kann der Mandant die Mail direkt nach DUo schicken.