Digitale Personalakte

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Hallo,

kann der Mandant auf die Digitale Personalakte auch mit SmartLogin zugreifen oder ist hier 

DATEV SmartCard/ DATEV mIDentity erforderlich?

Danke und viele Grüße

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der zugriff müsste auch mis smartlogin gehen. das hängt m.E. nicht vom zugangsmedium ab, sondern von den rechten, welche der zugreifende freigeschaltet hat.

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ich ging davon aus, dass sie die belege in Unternehmen online meinen.

die digitale personalakte ist teil des programms Lodas oder Lohn und Gehalt. dieses kommt normalerweise nur in der kanzlei zum einsatz und hier wird smartcard oder mIDentity benötigt.

für den zugriff auch digitale belege in der cloud reicht meines wissens ein smartlogin.

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datev-hilfecenter # 1070701

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Hallo,

der Mandant hat keinen Zugriff auf die DiPA. Es wäre auch für die Qualität der Datenablage tödlich, wenn der Mandant da einfach mal so "herumrühren" dürfte. 

Außerdem muss es auch noch ein "Muss"-Faktor für die Kommunikation mit dem Berater geben; der Mandant könnte ja sonst auf den Gedanken kommen, alles selber machen zu wollen und damit die Rechnung in der Höhe infrage stellen zu wollen.

Wenn ein Mandant Belege online nutzen kann, hat er natürlich auch Zugriff auf die Belegablage, mithin auch auf die Lohnbelege, aber das muss man ja nicht jedem/r auf die Nase binden ...

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Hallo MHaas1,

was sollte der Mdt. denn in der digitalen Personalakte machen? Oder geht es evtl. um das anschließende Finden von Unterlagen? 

Hier muss der Mdt. in der Belegübersicht nach Belegtyp Lohn-Unterlagen filtern. Je nachdem wie gut die Ablage in der dPA strukturiert ist, hat er einen perfekten Überblick.  Wir haben dazu einen einheitlichen Knigge in der Kanzlei. 

Wenn ein Mandant Belege online nutzen kann, hat er natürlich auch Zugriff auf die Belegablage, mithin auch auf die Lohnbelege, aber das muss man ja nicht jedem/r auf die Nase binden ...

Ist das nicht auch der Sinn und Nutzen der dPA ? 

So kann der Mdt auch schnell seine Personalunterlagen filtern und finden, m.E. ein Mehrwert für die Mdt. 

Wir geben den Mdt. diese Info mit an die Hand. 

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Hallo,

meinen Sie nicht, dass der Mandant auf die von Ihnen geführte DiPa eigentlich keinen Zugriff haben sollte? Wie ermitteln Sie denn, wann der Mandant evtl. welches Dokument versehentlich oder absichtlich aus der Belegablage verschoben oder gar gelöscht hat? Prüfen Sie immer regelmäßig alle Protokolle?

Nur Sie können natürlich Ihre Mandanten einschätzen. Meine Erfahrungen haben mich aber gelehrt, dass es keinen größeren Unsicherheitsfaktor als den Mandanten gibt. Im Falle des Falles werden auch Ihre Mandanten sich lieber auf Ihre Verantwortung berufen als zuzugeben, in der Dokumentenablage herumgerührt zu haben.

Außerdem sollte der Mandant, wenn er Fragen zur Lohnabrechnung hat, sich zu allererst an Sie wenden. Denn Sie sind doch ohnehin der Ansprechpartner in Sachen. In Ihrer Konstellation höre ich den Mandanten schon irgendwann die Melodie pfeifen "Das bisschen Haushalt Gehalt macht sich von allein ..." und die Kostenpositionen der letzten Gebührenrechnungen zu überdenken ...

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@ulli_preuss  schrieb:

Hallo,

meinen Sie nicht, dass der Mandant auf die von Ihnen geführte DiPa eigentlich keinen Zugriff haben sollte? Wie ermitteln Sie denn, wann der Mandant evtl. welches Dokument versehentlich oder absichtlich aus der Belegablage verschoben oder gar gelöscht hat? Prüfen Sie immer regelmäßig alle Protokolle?

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Wir haben es bei Unterlagen für die Fibu bereits erlebt, dass ein Mandant gebuchte Belege in den Papierkorb verschoben hat. Seitdem ist die Festschreibung der Dokumente in Unternehmen Online ein Punkt in unserer ProCheck-Liste.

Gleichermaßen werden auch die Lohndokumente in Unternehmen Online festgeschrieben, sodass der Mandant nach Dokumenten suchen kann, aber keine Löschung oder Verschiebung der Dokumente vom Mandanten möglich ist.

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Wir haben es bei Unterlagen für die Fibu bereits erlebt, dass ein Mandant gebuchte Belege in den Papierkorb verschoben hat. Seitdem ist die Festschreibung der Dokumente in Unternehmen Online ein Punkt in unserer ProCheck-Liste.

Wenn ein Mandant in DUO gebuchte Belege in den Papierkorb verschieben konnte, dann hat er auf seinem Zugangsmedium „Sonderrechte“.

Mit Sonderrechten kann der Mandant allerdings ebenfalls die Festschreibung von Belegen aufheben (und die Belege ggf. anschließend löschen). Sie bauen durch die Festschreibung der Belege zwar eine weitere Hürde ein, verhindern aber nicht die mögliche Löschung als solches.

Siehe Pkt. 3.2.1 in  Rechteverwaltung online: aktuelle Rechtestruktur und Erläuterung der Rechte 

Insofern wäre eine Anpassung der Administration (keine Sonderrechte vergeben) in der Rechteverwaltung online m. E. die zielführendere Lösung. Denn ohne Sonderrechte kann der Mandant u. a. bearbeitete (z. B. gebuchte) Belege nicht löschen.