DUO - viele Rechnungsausgangs-Belege

[#1]

---

@prudentius  schrieb:

DUO ist also so überintuitiv, dass man schon Arbeit macht, die eigentlich unnötig ist, und das nur versteht, wenn man die Erfahrung hat wie ein Experte. 

Ich hab bisher den Mandanten auch die Belege mit den Kontoumsätzen verknüpfen lassen - hört sich und sieht "richtig" aus das zu tun.

DUO bietet verschiedene Bearbeitungsalternativen, was ja grundsätzlich in Ordnung ist und wer mit der Kirche ums Dorf will, kann das natürlich auch.

Manches sind eben noch Relikte, die nicht mehr unbedingt genutzt werden müssen, aber der Aufschrei wäre groß, man würde bestimmte Funktionen entfernen; allein das Verknüpfen-Beispiel belegt das plakativ.

Aber ich werde mal die Praktik nochmal durchdenken (demnächst) und gerne unnötige Arbeit sein lassen. Wie genau du das jetzt machst @deusex hab ich noch nicht ganz durchdrungen, aber hört sich super an! 

Also Mandant wird zunächst mal gebrieft, dass er konsequent von allen Kreditoren die Rechnungen nur noch per E-Mail bekommt, die er dann per Weiterleitungsregel an seine Upload-Mail-Adresse senden lässt.

Für alle Rechnungen die aus Portalen kommen (Amazon, Telefon etc.) kommt bspw. invoicefetcher ins Spiel. Muss aber hier gestehen, dass dies vielleicht zehn Mandanten nutzen; der Rest lädt seine Rechnungen runter und leitet sie an UO weiter via Upload-Mail.

Geht aber auch noch, so lange kein "Druck" gemacht wird und natürlich wird der ein oder andere noch "Belege hochladen" nutzen; auch hier muss man immer mal wieder die Mandanten beraten, wie es "gschickter" wäre und das ggf. via Fernbetreuung auch mal zeigen.

Oberste Priorität also: Belege möglichst alle digital bekommen, Rest vollständig scannen und natürlich vollständig an UO via Upload Mail senden; von unterwegs noch besser und weil Upload mobil derart große Dateien produziert kann man auch hier einfach bspw. über AdobeScan am Smartphone die gescannten Belege (schöner und kleiner) via Upload Mail weiterleiten, was im Prinzip auch schneller ist, als erst einloggen bei Upload mobil via einloggen via SmartLogin . . .

Mit Upload Mail lassen sich also ALLE Belege nach UO transportieren.

Die Upload-Mail-Adresse ist also nun schon mal geläufig (und favorisiert in jeglichen Kontakten) beim Mandanten im Einsatz, womit der Mandant seine Belege über seine eigenen Scanlösung in guter Qualität bei möglichst niedrigem Speicher bereits so scannt, dass nichts mehr geheftet (auch überflüssig) werden muss (warum zweimal an ein Projekt?).

Die Belege müssen nach dem Scan sofort verwertbar sein (wir sind doch keine Bastelgruppe).

Viele gehen tatsächlich bereits dazu über, dies dann bereits unterwegs mit Upload mobil zu erledigen oder nutzen dies zwischenzeitlich ausschließlich.

Das Smarty schon mal in der Hand, kann man "by the way" auch gleich kurz die Zahlung (ggf. auf Termin) mit Fotoüberweisung über die Bank-App machen, wenn beliebt.

PS: Am Intuitivsten ist dieses mini-scrollen (mit der Maus am Rand des Fensters) auf der Belege-hochladen-Seite um ins Belege bearbeiten zu kommen. Einfach herrlich. 

---

Ja, ich kann mich noch vage an diese Anwendung "Zwischen-den-Welten" erinnern, wenn ich über Fernbetreuung etwas erklärt hatte; ich selbst nutze diese Anwendung vom PC dahin scannen längst nicht mehr.

Ggf. noch Belege prüfen, heften und dann hochladen . . . ja nee.

"Belege bearbeiten" gibt es mit ASR übrigens gar nicht mehr (wurde bereits erwähnt).

Buchführung wird in der Kanzlei gebucht. Posten ohne Belege oder bei unvollständigen oder nicht leserlichen Belegen, die Zahlungen auf 1465 an Mandant senden (bitte korrekt nachliefern). Im Folgemonat kommt das meiste. Über 1465 auf Aufwand/Vorsteuer umbuchen und 1465 ausziffern; damit "pflanzt" sich das Interimskonto mit einer laufenden Korrektur/Auszifferung fort . . .  da stehen am Jahresende oftmals nur noch ein Hand voll Belege.

Monatlich den Mandanten die Belege manuell verknüpfen zu lassen, damit er dann sieht dass noch zwei Belege fehlen, ist m.E. unverhältnismäßig und unzumutbar.

Selbstverständlich kann jeder arbeiten wie er will, aber wenn schon Tipps, dann sollten sie Effizient für beide Seiten sein und da empfinde es als wichtig, unsägliche von-hinten-durch-die-Brust-ins-Auge-Workflows, als solche offen zu legen.

Was hatten wir schon Diskussionen, darüber, dass die Mandanten ihre Ordner in die Kanzlei zum Scannen bringen, dann wieder mitnehmen oder später holen durften und die Mandanten dies so wollten. Das ist schlichtweg nicht wahr, sondern ein Resultat mangelnder Mandantenaufklärung.

Eine zu Anfang intensivere Schulung und Begleitung des Mandanten in die digitale Buchführung zahlt sich relativ schnell aus, denn auch diesbezüglich lernt man selbst mit der Zeit, was prioritär und was am Besten gar nicht vermittelt wird.

Viel Erfolg !

@HoehneF 

Bei noch nicht "papierlosen" Mandanten werden die Belege via Scannerbox gescannt, in UNo hochgeladen und auch via Automatisierungsservice Rechnungen und OPOS verbucht.

Grundsätzlich als kurzfristige Übergangslösung o.k., aber Scannen in der Kanzlei auf Dauer ist ein NoGo, weil es nur rudimentär mit Optimierung durch Digitalisierung zu tun hat; hier spart doch niemand etwas.

Man MUSS Mandanten (die in der Lage sind) möglichst schnell zeit- und spritsparend das Scannen von Zuhause/Firma/unterwegs beibringen.

[#2]

hab gerade den Fall Mandant lädt belege hoch und bearbeitet sie um sie für mich bereit zu stellen. Jetzt sind viele unter den insgesamt ca. 250 (also ca. 80) Belege nicht weiter zu bearbeiten, weil alles relevante soweit richtig erkannt wurde. Um diese Belege aber bereit zu stellen, müssen sie, wie es aussieht, trotzdem ..einzeln.. gespeichert werden. Das ist viel unnötiges geklicke (m.M.n. 160Klicks zu viel). 
Kann man nicht diese Belege nicht im massenverfahren "abspeichern" damit die richtig erkennten Daten (Betrag, RNr. etc.) zum Beleg verknüpft werden und er diese bereit stellen kann?

Jetzt dem Mandanten zu sagen, er soll das alles lassen und nur hochladen und ich werde hier digitale belege buchen wäre auch ein unschöner Rückschritt. ASR kommt leider noch nicht in Frage die vielen Ausgangsrechnungen sind recht komplex und werden mit Word erstellt. -.- Der Mandant will das aber so. Egal. Ich würde gerne ihm die 160 extra Klicks ersparen. 

Wo lässt ihr Belege wie z.B. Gewerbesteuerbescheid, die in DUO landen? 

[#3]

Ihre Aufgabe besteht darin, die Belege nach UO zu laden, so daß sie fett im Posteingang stehen.
Das ist alles, und weiter müssen sie nichts tun.

Den Bankeinzug werden Sie, wie gewohnt durchführen, und achten Sie bitte darauf, daß der StB auf dem Bankbleg die einzel- Zahlungen, und keinen "Sammler" in einer Summe erhält.

Der Steuerberater hat damit die Belege in seinem Programm und wird sie im Rahmen des Buchens als Bearbeitet kennzeichnen und in die korrekten Register ablegen.

Wenn sie die Belege manuell bearbeiten oder gar verschieben, dann wird das Buchen in der Kanzlei böse verunfallen.

[#4]

Okay, ich hatte jetzt endlich einen Gesprächstermin mit dem Steuerberater, in dem die wichtigsten Daten geklärt werden konnten. Meine Ausgangsfrage, ob man die hochgeladenen Ausgangsrechnungen in der Belegübersicht mit einem Klick "Bearbeiten und Speichern" kann, wurde ganz klar mit "Nein" beantwortet, ich muss also alle AR jeweils einmal anklicken. Für den Stb ist das nicht nötig, aber nur so habe ich selber eine Übersicht...

Danke an Euch alle.

(Wolfgang Juchmes)