DUO - doppeltes/mehrfaches Hochladen von Belegen vermeiden

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Hallo,

zunächst, ich bin ein ziemlicher Neuling mit DUO. Da ich zu dem Thema "doppeltes/mehrfaches Hochladen" von Belegen weder hier noch allgemein im Netz irgendwelche näheren Infos finde, glaube ich fast, dass mir einfach das notwendige Wissen fehlt:

Bei meinen Mandanten kommt es immer wieder vor, dass sie Belege doppelt/mehrfach in DUO hochladen, weil sie vergessen, die hochgeladenen Belege aus dem Quellverzeichnis zu entfernen.

Daher suche ich eine Möglichkeit, die es erlaubt, Belege nach dem Hochladen AUTOMATISCH entweder zu löschen oder in ein anderes Verzeichnis zu verschieben. 

Wie gesagt, kann ich hierzu nichts finden. Kann es wirklich sein, dass außer mir niemand dieses Problem hat?

Vielen Dank im Voraus für Eure Antworten und viele Grüße

[#2 · Accepted solution]

Automatisch gibt es da nichts von Datev. Du könntest bei problematischen Mandanten den Belegtransfer nutzen. Der lädt automatisch aus einem Verzeichnis hoch und weiß auch, was er schon hochgeladen hat. Automatisierungsgrad für den Mandanten ist dann auch höher.

[#3 · Accepted solution]

Guten Morgen,

wenn der Mandant den Belegtransfer zum hochladen verwenden würden, dann kann das grundsätzlich nicht passieren, da hier die Ordner automatisch gelöscht werden.

Es sei denn der Mandant ladet die Belege trotzdem doppelt hoch, weil sein Ablauf bzw. Prozess nicht richtig ist. Wie z.B. Kennzeichnung der bereits gescannten Belege oder entsprechender Ablage.

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Vielen Dank theo und björn, genau das habe ich gesucht, super. Ihr habt mir sehr geholfen. Hoinzi

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Funktioniert perfekt, nochmals Danke.

Das i-Tüpfelchen wäre jetzt natürlich noch, wenn Belegtransfer die hochgeladenen Belege mit einem digitalen Stempel "hochgeladen" versehen würde. Aber das ist vermutlich zuviel verlangt ...

Hoinzi

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Das ist nicht notwendig und macht auch keinen Sinn, da beim Belegtransfer nicht nur die Belege aus dem Ordner gelöscht werden, sondern auch standardmäßig in einem Archiv-Ordner abgelegt werden und somit ersichtlich ist, dass diese Belege im Unternehmen Online vorhanden sind.

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Ok, Danke

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Ich möchte in diesem Zusammenhang einfach noch mal die damalige Antwort der DATEV an mich, auf meine Frage, warum UO eine eindeutige Dublette nicht automatisch aussortieren kann, zitieren:

Weil unsere Kunden (also die StB... also "wir") das nicht wollen.

Mein ungläubiges "Bitte was???" wurde seinerzeit wie folgt kommentiert:

Umfragen haben ergeben, dass die meisten Berater es befürworten, regelmäßig wiederkehrende Belege auch regelmäßig wiederkehrend im Upload zu haben, um sie auch regelmäßig wiederkehrend mit der Abbuchung der Bank verknüpfen, oder regelmäßig wiederkehrend eine Zahlung erstellen zu können.

Ich kann dazu nur sagen: Uns hat damals keiner befragt. Und auch keinen anderen Berater, den ich kenne🙈

Vielleicht kenne ich auch einfach nur die Falschen 🤣

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Hier fehlt die Funktion „Wiederkehrende Belege“, das gibt es z.B. bei sevdesk.  

Wenn da ein Mietvertrag, Leasingvertrag o.ä. erfasst wird, ploppt der in einem gewählten Turnus immer wieder auf und braucht nur 1x hochgeladen werden. 

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Hallo Basaltkopp,

"Weil unsere Kunden das nicht wollen": Tja, typisch Datev, würde ich sagen.

Dass Steuerberater damit umgehen können, bezweifle ich auch nicht. Allerdings ist DUO ja in erster Linie ein Programm für Mandanten und die sind eben nicht alle so fit in der Anwendung und da bin ich der Meinung, Programm sollten so gestaltet werden, dass Anwenderfehler möglichst überhaupt nicht passieren können. Von daher bin ich Deiner Meinung.

Hoinzi

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@guenther 

Ja, so wäre es natürlich noch besser.

Hoinzi