DATEV Upload Mail - Erfahrungen mit Direktversand des Lieferanten an DATEV Upload Mail Adresse

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Hallo Community,

es war im Februar 2011 als wir einen strategischen Workshop gemeinsam mit einem Mandanten und der DATEV zu DATEV Unternehmen Online ausgerichtet haben.

Als ein wesentlicher Weiterentwicklungspunkt wurde ein automatisches Hochladen von E-Mail-Anhängen besprochen.

Keine 10 Jahre später war es dann soweit und DATEV Upload Mail kam auf den Markt.

Wir mussten aufgrund der Entwicklungszeit auf andere Anbieter ausweichen, sind aber nun „zurückgekehrt“ und grundsätzlich sehr zufrieden mit dem Feature. Wir nutzen es so oft es geht.
Auch insgesamt können sich Nutzungszahlen sehen lassen was ich gehört habe.

Dennoch liest ab und zu von Einschränkungen von DATEV Upload Mail insbesondere im Zusammenhang mit gmail.

Uns geht es darum, den Prozess so weit wie möglich zu automatisieren. Man kann sicherlich interne Lösungen wie etwa über Exchange kreieren, aber was spricht gegen folgende vereinfachte Vorgehensweise?

• Der Lieferant liefert direkt an DATEV über DATEV Upload Mail
• Die Absenderadresse des Lieferanten muss dafür einmalig bestätigt werden
• Der Mandant bittet den Lieferanten um eine Fernbetreuung und führt diese einmalige Bestätigung aus via SmartLogin danach loggt er sich aus

Grundsätzlich würde dann der Upload vollautomatisch geschehen.

Probleme sehe ich bei einer Veränderung der Absender-Mail-Adresse des Lieferanten.
Ggf. hat der Lieferant auch nicht direkt Zugriff auf die Mails der Absender-Mail-Adresse für die Bestätigung.
Ansonsten fällt mir nichts direkt ein.

Sieht die Community hier anderweitige Probleme?
Gibt es negative Erfahrungen mit einem solchen Setup?
Es muss 100% verlässlich laufen. Es handelt sich um wichtige Mandate.

PS.: Lösungen über getmyinvoices scheiden aus bei diesen Lieferanten, Da keine Portale verfügbar. Generell sollen so wenig wie möglich Dienste genutzt werden, daher die Vorstellung nach der Direktlösung. 

Vielen Dank

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@mosachse schrieb:  

Uns geht es darum, den Prozess so weit wie möglich zu automatisieren. Man kann sicherlich interne Lösungen wie etwa über Exchange kreieren, aber was spricht gegen folgende vereinfachte Vorgehensweise?

• Der Lieferant liefert direkt an DATEV über DATEV Upload Mail
• Die Absenderadresse des Lieferanten muss dafür einmalig bestätigt werden
• Der Mandant bittet den Lieferanten um eine Fernbetreuung und führt diese einmalige Bestätigung aus via SmartLogin danach loggt er sich aus

Grundsätzlich würde dann der Upload vollautomatisch geschehen.

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Würde grundsätzlich genauso funktionieren.

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Probleme sehe ich bei einer Veränderung der Absender-Mail-Adresse des Lieferanten.
Ggf. hat der Lieferant auch nicht direkt Zugriff auf die Mails der Absender-Mail-Adresse für die Bestätigung.
Ansonsten fällt mir nichts direkt ein.

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Beides hat aber der Lieferant in der Hand... Wenn er also seine Absenderadresse ändert, laufen die Mails auf den Poller... Betrifft dann aber auch erst einmal nur diesen einen Mandanten.

Ansonsten sehe ich technisch hier keine Probleme. 

Außer: Upload Mail / Zeitverzögerungen bei der Einreichung  Da bin ich mir noch nicht sicher woran es genau bei meinem Mandanten liegt, dass seine Mails erst Stunden später im Unternehmen online auftauchen... 

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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Nutzen wir auch so, allerdings nicht im Bereich der Lieferanten, sondern im Zusammenhang mit externen Dienstleistern die für Mandanten tätig sind.

Optimal fände ich es, wenn die DATEV es optional, nach Bestätigung ermöglichen würde

1.) selber berechtigte Absender für Upload Mail ohne Bestätigungsprozedere hinzuzufügen oder

2.) alle Absender für diese kryptische DATEV-Upload-Mailadresse zuzulassen

wobei meine Tendenz Richtung Lösung 1.) geht.

In großen Firmen mehrere Sachbearbeiter eine DATEV-Upload-Mail verifizieren zu lassen halte ich für undenkbar, auch dass diese Firmen meine Mandanten per TeamViewer für Zwecke der Verifizierung auf den Rechner lassen.

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wobei meine Tendenz Richtung Lösung 1.) geht.

Sehe ich ganz genau so.

Leider gibt es hier eine Absage. Ob das tatsächlich die richtige Entscheidung ist, wage ich zu bezweifeln.  

In großen Firmen mehrere Sachbearbeiter eine DATEV-Upload-Mail verifizieren zu lassen halte ich für undenkbar, auch dass diese Firmen meine Mandanten per TeamViewer für Zwecke der Verifizierung auf den Rechner lassen.

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Ich denke es gibt Mail-Adressen für diese zentralen Dienste und die sind nicht mitarbeiterbezogen. Selbst wir schicken unsere Rechnung an die Mandanten raus über rechnung@stb.... und nicht über einzelne Mitarbeiter. 

Die Verifizierung sehe ich leider auch problematisch.  Kann auch gut sein, dass das die Lieferanten ablehnen....
Umso mehr spricht für die Lösung 1.)

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Bislang waren alle Mandanten mit der manuellen Weiterleitung einverstanden, da der Mandant so vorab eine Sichtkontrolle der Belege durchführen kann. Dies wurde sogar von vielen gewünscht.

Einige haben auch einfach stumpf eine Weiterleitung in ihrem System hinterlegt und leiten alles direkt nach Upload Mail weiter. 

Ich sehe keinen Mehrwert darin, wenn die Lieferanten die Rechnungen direkt an Upload Mail senden. Das macht nur Sinn, wenn man sehr wenige und widerkehrende Lieferanten hat. Sonst muss ja jeder neuer Lieferant die Adresse bestätigten und jede Adresse muss in Unternehmen online gepflegt werden - sehr viel Aufwand.

Da wird es insgesamt sogar schneller sein, wenn jemand im Büro die E-Mails gesammelt weiterleitet oder die automatische Weiterleitung wird hinterlegt. Der vorgestellte Prozess wäre mir viel zu aufwendig und fehleranfällig. Mir fehlt darüber hinaus der wirkliche Mehrwert.