Buchungsdatenservice und E-Rechnungen aus Fremdsystem

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Guten Tag,

unser Mandant nutzt work4all (DATEV Marktplatz Partner) mit der Schnittstelle DATEV Buchungsdatenservice, um die Ausgangsrechnungen direkt nach Unternehmen online zu übermitteln.

Wir haben festgestellt, dass bei E-Rechnungen (ZUGPFERD) die strukturierten Daten in DUO nicht in die Erfassungsmaske übernommen werden. Als Hinweis kommt dann bei E-Rechnung - "nicht validierte E-Rechnung". DATEV hat mir mitgeteilt, dass der Hinweis nicht unbedingt auf eine nicht normierte E-Rechnung hinweist, sondern einfach nur auf ein Problem mit der E-Rechnung.

Ich habe zum Testen die Rechnung im Original aus DUO exportiert und mit portinvoice validieren lassen, die Rechnung war in Ordnung. Wenn ich die E-Rechnungskopie dann manuell ins DUO hochlade, steht ganz normal E-Rechnung (ohne Hinweis) in der Erfassung und die Daten werden befüllt. Die Datenfelder sind gelb, also erfolgt das Befüllen nur durch den OCR und nicht von den XML-Daten.

Beim direkten Import aus work4all läuft kein OCR darüber und die Felder bleiben komplett leer.

Kann DUO die XML-Daten aus dem Anhang nicht auslesen oder wo kann hier noch ein Problem bestehen, dass die strukturierten Daten nicht übernommen werden?

Viele Grüße

frgntz

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Werden alle E-Rechnungen nicht übernommen, oder sind das §13b oder 0,00EUR Beträge, oder haben diese andere Gemeinsamkeiten? 

Steht im Importprotokoll etwas zu dem Importfehler? 

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Beim BDS stehen alle Rechnungsinformationen in der EXTF Buchungsdatei. DUO ist im Falle des BDS nur eine dumme Belegablage ohne Funktion. Die Rechnungsinformationen werden via Rückschreiben der Buchungsinformationen im DUO ergänzt. 

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Der Import ist fehlerfrei, weil wie @mjsapxrwswxöa geschrieben hat, wird die Datei ins DUO einfach importiert. Ich habe nur gedacht, dass bei einer E-Rechnung in Verbindung mit BDS die XML-Daten wenigstens mit ausgelesen werden und die Felder damit befüllt werden.

Wir bekommen die Buchungsstapel dazu direkt ins Rewe über RZ parallel und Buchungsdaten werden erst später als der Mandant sie braucht zurückgeschrieben, wenn der Fibu Bearbeiter gebucht hat.

Der Mandant stimmt in Bank online die Zahlungen akribisch ab und ohne die Rechnungsdaten werden in der Bank sehr oft keine Belege zugeordnet, nicht mal Vorschläge werden ermittelt.

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Bitte stimmen Sie den Prozess haarklein und bestmöglich mit dem Mandanten ab. Im Zweifel helfen externe IT Berater bei der Prozessberatung. 

freundliche Grüße (fG)

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Das würde also bedeuten, dass trotz einer Zugferd-Rechnung keinerlei Rechnungsdaten beim Upload über BDS übernommen werden, aber wenn man eine Zugferd-Rechnung manuell hochlädt, werden die XML-Daten vom DUO ausgelesen? Warum ist das so verkorkst, DATEV?

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Das ist nicht verkorkst, das ist alles richtig so. Bitte informieren Sie sich zur Schnittstelle BDS. 

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Mir ist schon klar, dass BDS nur die Belegbilder überträgt (und Buchungsdaten in einer separaten Datei). Bei sonstigen Rechnungen wäre das ganze auch kein Thema. Jedoch wird hier bei E-Rechnungen nicht nur das Belegbild, sondern der XML-Anhang mit übertragen, also ist die E-Rechnung komplett in DUO.

Ab hier geht es dann gar nicht um BDS, sondern darum, warum DUO aus der übertragenen E-Rechnung die XML-Daten nicht ausliest, bei dem manuellen Hochladen derselben Rechnung schon.

Bloß, weil der Ursprung der E-Rechnung BDS ist, wird hier das Auslesen der XML-Daten von DUO nicht gemacht, obwohl diese zum Belegbild vorliegen. 

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Und was soll der Vorteil genau sein? Was, wenn XML und Daten aus dem BDS abweichen? Welche Daten sind dann führend? Die E-Rechnung überträgt min. kein Konto, auf das der Beleg gebucht werden soll. Das steht dann mehr in der EXTF BDS Datei. 

Bitte legen Sie Ihren Workflow dar, damit wir nachvollziehen können, warum Sie sich das wünschen. 

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Der Mandant benötigt die Übernahme der Rechnungsdaten in die Erfassungsmaske in DUO, weil er dort die Zahlungen in der Bank online akribisch den Belegen zuordnet. Bei den importierten E-Rechnungen über BDS fehlen die Rechnungsdaten und somit ist die Zuordnungsquote in der Bank gleich null. Der Mandant muss also immer selbst die Rechnungen zu den Bankumsätzen suchen, da nicht mal ein Zuordnungsvorschlag gemacht wird. Was auch logisch ist, wenn die Belege keine Rechnungsdaten enthalten.

Wir bekommen in der Fibu über BDS die Buchungsstapel schon mit Buchungsinformationen eingespielt, jedoch ist das Rückübertragen der Daten ins DUO versetzt. 

Ich frage mich nur, warum die XML-Daten von den Zugferd-Rechnungen komplett von DUO ignoriert werden. Aber bitte nicht wieder damit kommen, weil BDS so ist. Es sind am Ende E-Rechnungen mit XML-Daten, bloß ein anderer Importweg zum manuellen Hochladen. Ich kann hier wohl höchstens ein Ticket an DATEV aufmachen, damit man eine eindeutige Antwort hat.

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>> Der Mandant benötigt die Übernahme der Rechnungsdaten in die Erfassungsmaske in DUO, weil er dort die Zahlungen in der Bank online akribisch den Belegen zuordnet.

Das ist beim Buchungsdatenservice falsch bzw. ist das nicht die korrekte Schnittstelle dazu. 

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Gerade aus dem angekommenen Newsletter gelesen: "Ab sofort werden auch dann Daten vorbelegt, wenn eine E-Rechnung nicht den Anforderungen und Spezifikationen der verwendeten E-Rechnungsformate (ZUGFeRD, XRechnung, Peppol BIS Billing) oder den Geschäftsregeln der EN 16931 entspricht. Das dient dazu, den Prozess der Belegerfassung und Buchung zu vereinfachen."

Also tötet hier BDS wirklich die Vorbelegung, da kann auch eine valide E-Rechnung nicht helfen. 

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Das sehe ich auch so, work4all hat nur BDS als Schnittstelle. Da muss der Mandant selbst die Rechnungen ins DUO manuell hochladen, wenn er weiterhin die Belegzuordnung in der Bank machen will.

work4all speichert die exportierten Rechnungen sogar in einem Ordner nochmal als PDF/ZUGFERD.

Für uns ist BDS natürlich trotzdem eine Erleichterung, da die Buchungssätze mit Belegbildern direkt übers RZ zu uns kommen.

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@frgntz kommt in Rechnungswesen eine Fehlermeldung beim Verbuchen? Ich habe bei einem Kunden mit dem Buchungsdatenservice denselben Fall, bekomme jedoch eine Fehlermeldung in Rechnungswesen. 

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@d_brusch In Rechnungswesen ist alles in Ordnung, dort kommen die Stapel über Stapelverarbeitung nach dem Holen rein und die Buchungen werden mit Belegen ordentlich importiert (Belege sind auch E-Rechnungen mit Datenvisualisierung).

Es sind nur beim Mandanten nicht alle Umsatzkonten ordentlich hinterlegt, daher kommen Fehler, aber nur zum Gegenkonto.

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>> Da muss der Mandant selbst die Rechnungen ins DUO manuell hochladen, wenn er weiterhin die Belegzuordnung in der Bank machen will.

Man kann sich auch extra Arbeit machen und dann rumjammern, wie viel Arbeit man hat oder man passt seine Prozesse dem aktuellen Stand der Dinge an. Die Wahl muss jeder für sich selbst treffen. Zwingen sollte man niemanden aber wer sich einen Porsche kauft und jammert, weil man in der Fußgängerzone keine 300km/h fahren kann, hat's auch nicht verstanden. 

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Mir fehlen hier Erfahrungswerte, aber wenn der Mandant Belegbilder und strukturierte Daten (XML) in einer Zip-Datei exportieren kann, dann wäre vllt. ein Umweg über den Belegtransfer möglich. ZUGFeRd beinhaltet ja beides.

Mandant wird darüber vermutlich alle Buchungsdaten bekommen und ihr könnt über die Stapelverarbeitung buchen?

DATEV XML-Schnittstelle online - Allgemeine Informationen - DATEV Hilfe-Center

Wie gesagt, bin keine Expertin und kann nicht sagen, ob das eine Lösung des Problems sein kann. Ich hatte es nur Mal im Zusammenhang mit einem Mandantenproblem mit Sevdesk gelesen. 

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@VerenaWied Laut work4all Hilfecenter könnte man die Ausgangsrechnungen über Belegtransfer mit XML-Schnittstelle hochladen. Das müsste ich mir über Fernbetreuung in work4all anschauen und dem Mandanten als Abhilfe vorschlagen. Diesen Schritt muss es dann noch machen, wenn unbedingt in DUO die Buchungsinformationen übernommen werden sollen.

Der Vorteil and BDS war, dass der Mandant nicht viel machen musste. Rechnungen mit einem Klick hochladen und die Buchungen sind gleichzeitig bei uns.

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@frgntz  schrieb:

@VerenaWied Laut work4all Hilfecenter könnte man die Ausgangsrechnungen über Belegtransfer mit XML-Schnittstelle hochladen. Das müsste ich mir über Fernbetreuung in work4all anschauen und dem Mandanten als Abhilfe vorschlagen. Diesen Schritt muss es dann noch machen, wenn unbedingt in DUO die Buchungsinformationen übernommen werden sollen.

Wäre ja zumindest einen Versuch wert, auch wenn dann die Prozesse beim Mandanten angepasst werden müssen. Aber dann hätten ggf, alle Seiten wieder genau das, was sie brauchen.

Der Vorteil and BDS war, dass der Mandant nicht viel machen musste. Rechnungen mit einem Klick hochladen und die Buchungen sind gleichzeitig bei uns.

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Ja das ist so.

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Hallo @frgntz ,

bitte beachten Sie, dass es sich bei den betreffenden Belegen um E-Rechnungen handelt. In diesem Zusammenhang sind die strukturierten Daten entscheidend, weshalb die OCR-Daten in diesem Fall nicht mehr vorbelegt werden.
Die gesetzlichen Hintergründe dazu finden Sie https://www.datev.de/hilfe/1029706.

Wir sind uns bewusst, dass dies eine Änderung ist, die für den Zahlprozess über Unternehmen online nicht ideal ist. Wir analysieren gerade deshalb die Situation. Momentan planen wir keine Anpassungen in der aktuellen Marktversion.

In der neuen Version von Belege online hingegen wollen wir eine bessere Unterstützung im Zahlprozess im Zusammenspiel mit E-Rechnungen ermöglichen.

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@Benjamin_Preissler Vielen Dank für den Hinweis. Das ist richtig, der Einsatz vom BDS erschwert hier für den Mandanten den Workflow und den Zahlprozess in Verbindung mit E-Rechnungen in Unternehmen online, da keine OCR-Vorbelegung erfolgt und auch keine strukturierten Daten übernommen werden.

Aber ich schätze, die Schnittstelle wurde nicht mit Hinblick auf E-Rechnungen damals geschaffen.

Für die Verbuchung in Rechnungswesen ist es immer noch eine gute Lösung.