@hoege schrieb: Außerdem haben wir mittels Einsatz unserer Scan-Fabrik einen hohen Anteil Fibus mit Belege Online bei denen der Mandant keinen DUO Vertrag mit der Datev hat. Da gibt es auch kein Mandanten Direkt Geschäft mit der Datev.
Wie ist die rechtliche Situation bei Fällen, bei denen der Berater scannt und der Mandant keinen Zugriff auf diese Belege hat?
- Sind die Scans dann überhaupt aufbewahrungspflichtige Belege. Der Mandant hat alle Originalbelege bei sich.
- Darf der Berater die Belege nach Mandatsbeendigung überhaupt noch speichern? DSGVO?
- Besteht ohne diese Belege eine GOBD-konforme Verbindung zwischen Papierbeleg und Buchungssatz?
Alle diese Probleme könnten umgangen werden, wenn
a) auch bei diesen Mandanten ein Mandantendirektgeschäft vereinbart wird und
b) mit dem Mandanten vereinbart wird, dass dies sein Belegarchiv ist und er damit ggf. zwar die Papierbelege noch aufbewahren muss, dies aber in Kisten und nicht mehr in Ordner möglich ist (ersetzendes Scannen?)
c) mit dem Mandanten eine Preisvereinbarung getroffen wird, dass die Fibu-Rechnung des Steuerberaters einen jährlichen Rabatt in Höhe der jährlichen UN-Online-Gebühr der DATEV umfasst. Kosten, die nach Mandatsbeendigung oder Einstellung der lfd. Buchführung anfallen trägt der Mandant.
Seit Änderung der STBVV können Steuerberater jederzeit Nachlässe auf die Rechnungen geben, daher ist diese Variante möglich.
Diese Vorgehensweise löst sämtliche rechtlichen Probleme (sei es DGSVO, GOBD, Aufbewahrungspflicht, Zugriff von Strafverfolgungsbehörden, usw.) und ermöglicht es dem Mandanten auch, die bestimmt vorhandenen digitalen Belege selber zu archivieren, wenn er irgendwann will.
Nebenbei will ich noch einwerfen, dass aufgrund diverser Änderungen der steuerstrafrechtlichen Verjährung eine Belegaufbewahrung von bis zu 37,5 Jahren notwendig werden könnte.
Viele Grüße
Peter Nöscher
