Belegtransfer V5.1 ab 1.10.22 (Scan-Modul)

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Hallo zusammen,

sehe ich das richtig das es kein "Scan-Modul" mit der Version 5.1 geben wird? Wir haben hier immer die Belege sehr bequem heften können. Wenn ich die Belege über den Belegtransfer hochlade, dann stehen diese nicht mehr zum heften zur Verfügung. Heften kann man dann nur im digitalen Belegbild Kontext, wenn man am buchen ist. Und das ist sehr sehr umständlich. Gibt es da jetzt nur noch den Weg über DUO, so dass man eine "angenehmere" Art des Heftens bekommt?

Ich trauere jetzt schon dem Scan-Modul hinterher.

Vielen Dank

Kategorie nach dem Verschieben entfernt.

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@beböbibu schrieb:

sehe ich das richtig das es kein "Scan-Modul" mit der Version 5.1 geben wird? 

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Der Belegtransfer v5 hat kein ScanModul mehr, korrekt 👍. Schon seit Version 5.0.

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@beböbibu schrieb:

Gibt es da jetzt nur noch den Weg über DUO, so dass man eine "angenehmere" Art des Heftens bekommt?

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Im Einzelfall zu prüfen: HowTo: wie bekomme ich schnell und effizient Belege digitalisiert? 

Lass mal einen Workflow draus machen; keinen Klickflow 😅.

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@beböbibu schrieb:

Ich trauere jetzt schon dem Scan-Modul hinterher.

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Ich nicht 👎. Absolute Katastrophe gewesen. Mandant hatte einen Canon Scanner mit OneTouch pro 😍. Was man da alles einstellen kann, was der Scanner beim Scannen automatisch mitmacht ohne, dass man viel manuell nach dem Scannen noch tun muss - love it! Leerseitenerkennung, Schräglagenkorrektur, Heften, Trennen per Stempel/QR-Code/Leerseite, ... 

Aber das reine Scannen mit dem ScanModul klappt ja noch. Also wenn man's umständlich beibehalten will, kann man sich die Scans bestimmt aus %AppData% manuell ziehen und dann manuell per Upload online oder Belegtransfer hochladen - oder: man bastelt sich einen Workflow, der Belege am Ende automatisch ins DUO hochlädt 😍. Einseitige Belege einlegen, 1 Button drücken, fertig bis ins DUO 😏.

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Ich würde empfehlen, den Prozess komplett zu vermeiden. Warum etwas einscannen? Im Idealfall die Belege direkt digital erhalten und digital weiterverarbeiten. Dann entfällt das ganze Einscannen. 

Der Wegfall des Scan-Moduls sollte der Antrieb sein, so weit wie möglich medienbruchfreie Prozesse aufzusetzen. 

Und für die wenigen Belege, welche wirklich noch eingescannt werden müssen, gibt es gute Software der jeweiligen Hersteller.

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Wir als Endkunde haben zwar das Modul "Scannen" nicht genutzt, aber ...

Wir bekommen oft noch von Handwerkern Papier und leider einseitig, mehrere Seite (=nur Vorderseite scannen) oder auch schon doppelseitig bedruckt, also machen wir heute

Scannen der Belege alle doppelseitig über ein "externes Gerät".

(Nur) "Belege importieren" der Scanner-Tiff-Datei in/über das Scanmodul V3.7x

im Dokumentenkorb entspr. trennen, die entspr. Seiten löschen, neu heften und dann die Daten an die Datev / Steuerberater senden. Auch hat das den Charme, das wir verschiedene Ordner einlesen / bearbeiten / und alle Daten senden können.

Das war für uns ein einfacher und schneller Weg, der aber mit dem Belegtransfer V5 so nicht mehr funktioniert. Wir müssten also die Belege schon passend einscannen, was einfach für uns nur umständlich ist. Natürlich könnten wir die Belege nach "Scan-Typ ("einseitig 1 Blatt",  "einseitig, mehrere Blätter", "doppelseitig 1 Blatt", "doppelseitig mehrere Blätter") sortieren, scannen und wieder umsortieren, aber das wäre für uns ja "EDV zu Fuß", zumal dann auch Belege, die aus 3 Seiten bestehen und auf Duplex gedruckt wurden, eine leere Seite haben. Wir werden solange wir möglich die Version 3.7x nutzen.

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Wie @metalposaunist schon geschrieben hat, je nach Scanner erkennt der die Leerseiten automatisch und lässt sie weg.  Ist ja häufig so, dass die 1 Seite simplex und die Folgeseiten Duplex sind. Oder die letzte  Seite ist nur simplex. 

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Ja, schön wäre es, aber unser Gerät ist erst 2 Jahre alt und hat leider diese Möglichkeit nicht. Aber selbst wenn das Gerät das könnte, wäre der jetzige Scanvorgang von z. B.  10 Rechnungen am Stück nicht mehr möglich --> das Gerät kann ja nicht wissen, wenn eine Rechnung zu Ende ist und für die nächste Rechnung eine eigene Datei gemacht werden muss.

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Wenn es das Gerät nicht kann- vlt. gibt es ja im Freeware Bereich Software die das dann lösen kann, auch hier gab es in einigen Beiträgen Hinweise zu Software die trennen, heften usw. kann. 

Ich meine mich auch erinnern zu können, das es eben auch scanner gibt denen man sagen kann alles in 1 datei oder nach einer leerseite eine neue datei beginnen, das sollte meine ich auch Softwareseitig gehen. 

Aber da gibt Google und auch hier die Community jede Menge her 😀

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https://www.naps2.com/

https://www.youtube.com/watch?v=KN3twXsR3qs

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Wenn sowieso jedes Papier durch den Scanner muss, kann der Scanner oder die Software dazu auch gleich die passenden Dateien erstellen. Vielleicht mag's nach einer Umstellung gefühlt länger dauern aber dem Scanner nach dem Scannen noch zu sagen, was zusammen gehört?! Nö, hätte ich keine Lust zu. 

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@m_b_bremen schrieb:

Ja, schön wäre es, aber unser Gerät ist erst 2 Jahre alt und hat leider diese Möglichkeit nicht. 

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Manchmal weiß man's nur nicht 😉. Wir wissen aber auch nicht, auf welchen Namen und Modell das Gerät hört, dass man beraten könnte, wie es funktionieren würde. Und das Alter spielt keine Rolle. Auch heute kann man noch Technik kaufen, die einfach nur 💩 und unbrauchbar ist. Das ist überall so. Wer billig kauft, kauft meist 2x 😉. Zwischen einem günstigen LCD von heute und OLED liegen auch Welten in der Darstellung. Ist bei Scannern nicht anders. 

Andernfalls stimme ich @bodensee in allem zu. Der Brother 2800W ist ein super cooles Gerät 😎, dass weiße Seite aussortiert und Vorder- und Rückseite in 1 durch scannt. Man muss nur die Einstellungen dann entsprechend hinterlegen. 

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Auch ich habe mich scannerseitig an den Brother 2800W herangestastet. 

Im ersten Zug dachte ich gleich die große Variante brauche ich nicht , und habe es mit dem Scanner 2 Etagen tiefer versucht. Und wie @metalposaunist schon schrieb- falsch gedacht. Jetzt habe ich halt an 2 Arbeitsplätzen das kleinere nicht so comfortable Gerät an 2 Arbeitsplätzen den Brother 2800W  und dann noch einen Fujitsu ScanSnap ix 1600. 

Dazu noch die scanner von den Druckern bzw. auf dem Kanzleidrucker Konica/ Minolta der das auch alles kann simplex duplex leerseitenerkennung eine Datei mehrere Dateien. 

Damit können wir scannen noch und nöcher. 

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Zu den Brother ADS 2800/3600 Scannern empfehle ich auch mal einen Blick auf das „Brother Barcode Utility“ zu werfen.

Damit kann Trennblatt oder -stempel basiert an den richtigen Stellen getrennt und sogar automatisch ins richtige Verzeichnis fürs Belegtranstransfertool gespeichert werden.

Workflow: Vorbereitete Trennblätter einsortieren, Stapel scannen und im Belegtransfer auf senden klicken - fertig.

Letzteres kann die Verzeichnisüberwachung auch eigenständig.

mfG, F.Lange

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Man muss die Trennblätter danach nur wieder raussortieren, wenn man den Stapel nicht so "archivieren" will. Da hätte ich keine Lust zu. Dann lieber jede mehrseitige Rechnung einzeln und den 1 Button drücken. Aber so wie jeder möchte 😉. Technisch ist mit dem Brother sehr, sehr, sehr viel möglich. 

Und mit Stempeln habe ich nur gehört, dass es sein kann, wenn man nicht sauber genug stempelt, dass der Stempel nicht erkannt wird und dann nicht getrennt wird. Wenn man sich da nicht zu 99% drauf verlassen kann, ist das auch Mehrarbeit. 

Und da man als Step 1 sowieso schauen sollte, ob man das Scannen nicht gleich ersatzlos streichen kann, weil es digitale Lösungen gibt, wird die Menge an Papier, die man scannen muss, immer weniger. 

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Wir als Endkunde müssen da nochmal nachhaken...

Das Hochladen / Übertragen zur Datev klappt jetzt, was mir aber -wohlgemerkt als Endkunde- fehlt, ist das Aufrufen vom Browser um ins die Datevwelt zu kommen, dafür muss ich dann eine Desktopverknüpfung extra anklicken, d. h.

a) gibt es keine Möglichkeit um aus dem Belegtransfer direkt den Browser mit der Datevanmeldeseite -wie im Scanmodul V3.7x- zu starten?

b) Auch fehlt mir in der Datev-Belegübersicht die Möglichkeit, einen -menschlichen- "Scanfehler" zu korrigieren, d. h. es wurden versehentlich 2 Rechnungen in eine Datei gescannt. Entheften gibt eine Fehlermeldung a la "Da die Belege vor dem Übertragen geheftet waren (genau, das war ja der menschliche Fehler) können die nicht entheftet werden". Also den Beleg löschen und die beiden Rechnungen erneut scannen / übertragen.

c) Auch konnte ich keine Möglichkeit innerhalb der Datev-Belegübersicht finden, wie ich beim Heften die Reihenfolge der Seiten bestimmen kann.

Fehlt uns da nur noch Wissen oder ist das wirklich so?

BtW: Wir versuchen ja immer, die kleinen Handwerker auf E-Mail-/-PDF-Rechnungen umzustellen um weniger Papier zu haben, aber...

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Hallo zusammen,

das hochladen über DUO ist jetzt nicht allzu umständlich (kein Belegtransfer).

1. duo.datev.de im Browser eingeben und anmelden
2. Der oberste Eintrag auf "Belege hochladen" gehen
3. Richtige Belegart einstellen
4. Gescannte Dokumente per Drag & Drop in den Bereich ziehen
5. Unten über die goldene Klammer kann man dann Belege heften (mit Klicks)
   1. Man kann sogar Dokumente teilen, die nicht vom DUO geheftet wurden
6. Auf hochladen klicken und die Belege stehen direkt zum Buchen bereit

Das einzige was ich daran auszusetzen habe ist, das die Vorschau und auch die "größere" Ansicht der Belege noch etwas zu klein ist.

Dies zur Info.

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Danke für die Antwort, aber wir bekommen z. B. beim Entheften die Fehlermeldung 

#BEO30033

Der Beleg kann nicht entheftet werden, da er

-aus nur einer Seite besteht oder

-vor dem Hochladen nach Beleg online geheftet wurde

Der Beleg besteht aus 2 Seiten, in denen ich auch blättern kann, aber entheften geht nicht.

Haben Sie denn einen "Trick", wie beim Heften die Reihenfolge angegeben werden kann?

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Was für eine Dateiendung hat denn der Beleg? Ich kann hier ohne Probleme heften und entheften.

Die Reihenfolge bei heften wird dadurch beeinflusst, in welcher Reihenfolge man die Belege anklickt, nachdem man auf die goldene Klammer geklickt hat.

Das Entheften funktioniert bei mir sowohl mit zuvor "gehefteten" PDF's als auch mit *.tif Dateien.

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"ganz normale" Tif-Datei, 155 KB groß, eigentlich nichts besonderes.

Die Reihenfolge bei Heften werde ich dann mal probieren, wobei das hoch- und runterschieben im Scanmodul schon wesentlich komfortabler war.

Edit: Reihenfolge geht durch "Anklicken der Belege in Heftreihenfolge", nicht schön aber kommt ja nicht so oft vor.

Allerdings werden lokalen Quelldateien nach dem Hochladen nicht gelöscht, gibt es da auch noch einen Weg / Einstellung?

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@m_b_bremen schrieb:

a) gibt es keine Möglichkeit um aus dem Belegtransfer direkt den Browser mit der Datevanmeldeseite -wie im Scanmodul V3.7x- zu starten?

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Doch gibt es, auch wenn ich so niemals arbeite, weil der Bowser mein Arbeitsmittel ist und ich den nicht extra öffnen muss, weil der sowieso offen ist. Auch hier geht der Trend Richtung Browser. Alle anderen arbeiten schon so: lexOffice, sevDesk, figma, slack, MS Office, Teams ... DATEV ist bei mir die rühmliche Ausnahme und ich schätze auch bei Ihnen kann man viel im Browser machen. 

Oder man legt sich https://duo.datev.de als Browserstartseite oder als Favorit oder, oder - alles 1 Klick entfernt. 

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@m_b_bremen schrieb:

b) Auch fehlt mir in der Datev-Belegübersicht die Möglichkeit, einen -menschlichen- "Scanfehler" zu korrigieren,

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Wird ja nicht so oft vorkommen 😉 und wenn, würde ich noch genauer und exakter Arbeiten, damit solche Fehler zur 0,1% Ausnahme werden und dann wäre mir das auch egal. Standards und Workflows und menschliche Fehler soweit als möglich technisch unterbinden.

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@m_b_bremen schrieb:

c) Auch konnte ich keine Möglichkeit innerhalb der Datev-Belegübersicht finden, wie ich beim Heften die Reihenfolge der Seiten bestimmen kann.

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Wenn man die in der richtigen Reihenfolge in den Scanner legt, braucht man auch das nicht manuell tun. 

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@m_b_bremen schrieb:

Fehlt uns da nur noch Wissen oder ist das wirklich so?

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Vielleicht sind Sie mit Scanmodul Next besser aufgehoben als unsere Tipps 😇.

@beböbibu: Damit's schneller geht 😉: www.datev.de/upload und man spart sich einige Klicks.  

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Man muss die Trennblätter danach nur wieder raussortieren, wenn man den Stapel nicht so "archivieren" will.

Kleiner Lifehack: wenn die Trennblätter nur halbe Seiten sind, kann man sie bequem aus dem Stapel heraus schütteln.

Farbiges Papier ist auch hilfreich.

Und ja - Trennblätter sind 100 mal zuverlässiger als Stempel.

Natürlich wäre es das Beste, man müsste erst garnicht Scannen. Aber es gibt immer dieses verflixte wahre Leben.

mfg, F.Lange

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@flange schrieb:

Kleiner Lifehack: wenn die Trennblätter nur halbe Seiten sind, kann man sie bequem aus dem Stapel heraus schütteln.

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Also ich schüttle mein Haar aber von Papier schütteln habe ich noch nichts gehört 😂. Dank Community lernt man nie aus 🤓.

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... kööstliche Bilder in meinem Kopfkino 😅

[...]

Es tanzt ein Bi-Ba-Butzemann
In unserm Haus herum.
Er rüttelt sich, er schüttelt sich,

Er wirft sein Säckchen hinter sich.

[...]

... die Trennblätter könnten auch im DIN A4-Format bleiben.

Wenn man den Bereich um die Lochung herum mit einer Schere ausschneidet könnte man die Trennblätter mit Hilfe einer Stricknadel besser aus dem Stapel der gelochten Belege herausschütteln 😅

... aber im Ernst:

mir ist die Idee mit den Trennblättern (mit Barcodes oder QR-Codes) auch wesentlich sympathischer als die versprochene, aber schlecht funktionierende, KI irgendeiner Software

oder das vorherige Aufteilen in einseitige und vielseitige Belege

... am liebsten den zu scannenden Belege-Stapel mit Trennblättern 'bewaffnen', 'durchrauschen' lassen und fertig