Belege aus DUO in DMS

[#1]

Hallo Zusammen,

gibt es die Möglichkeit alle Belege die Über Datev Unternehmen Online bereitgestellt und verbucht wurden ins DMS zu überführen?

Folgender Fall: Ein Mandant hat keine lust mehr auf Unternehmen Online und möchte diesen Bereich Kündigen. Ich allerdings habe keine Lust die Speichergebühr weiter zu zahlen. Nun kam ich auf die Idee alle Belege "herunterzuladen" und im DMS als Belege abzuspeichern, damit ich wenigstens noch Zugriff auf die Belege habe.

Ich habe bereits gesucht, aber nur Dokumente gefunden, die sich auf den Posteingang bezogen haben. Die Belege sind ja aber alle verbucht und in Ordner verschoben.

[#2]

gibt es die Möglichkeit alle Belege die Über Datev Unternehmen Online bereitgestellt und verbucht wurden ins DMS zu überführen?

Belege aus Belege online nach Dokumentenablage oder DATEV DMSclassic holen

[#3]

Ja aber ich habe weder Dokumentenablage noch DMSclassic. Ich habe das neue DMS. Oder spielt das keine Rolle?

[#4]

Ach das neue DATEV DMS auf Grundlage der Dokumentenablage? DMS neu wie es bei DATEV genannt wird.

Oder spielt das keine Rolle?

Doch, würde ich schon sagen.

Dann bin ich selbst auf eine Lösung gespannt, die es ggf. gar nicht geben wird.

Wobei es sich ja schon so liest, als ob die Dokumentenablage funktioniert, die Sie ja nutzen bzw. auf der DMS neu aufbaut. Ich würde es einfach mal an einem kleinen Mandat testen. Wobei die Einschränkungen schon krass sind.

[#5]

Vor allem.. was bedeutet "Heftung geht verloren"? Bedeutet das, dass wenn eine Mehrseitige Rechnung vorhanden ist im Rewe nur noch die Verknüpfung der 1. Seite vorhanden wäre? Die anderen Seiten würde man doch nie wieder finden? Oder heißt das nur, dass im DMS nur einzelseiten abgelegt, aber im REWE die Verknpüfung zum mehrseitigen Dokument gegeben ist?

[#6]

Hallo zusammen,

wie bereits beschrieben, baut DATEV DMS auf der Dokumentenablage auf.

Somit ist die Beschreibung zur Übertragung der Belege im Info-Dokument 1036470 korrekt.

Hintergrund zu "Haftung geht verloren":

Ausschlaggebend ist der Zeitpunkt des Heftens.

Wurde das Heften der Belege während/vor dem Hochladen getätigt, dann wird dies im Hintergrund als ein einzelner Beleg behandelt und beim Übertrag nach DATEV DMS nicht entheftet.

Falls die Belege getrennt voneinander nach Belege online hochgeladen und hier erst geheftet wurden (erkennbar an der Klammer am gehefteten Beleg), dann wird dies auch beim Übertrag nach DATEV DMS als zwei unterschiedliche Belege behandelt und entheftet. Die Verlinkung aus Kanzlei-Rechnungswesen führt dann zum ersten ehemals gehefteten Beleg.

Viele Grüße

Markus Götz

DATEV eG

Produktmanagement DATEV Unternehmen online

[#7]

Hallo Herr Götz,

wird in diesem Punkt von DATEV noch nachgebessert? Oder ist das so gewollt? Oder ist es einfach nur ein Punkt, der halt schlechter ist als bisher, an dem DATEV aber aufgegeben hat?

Ich kann nicht so richtig nachvollziehen, dass DATEV uns Nutzern neue Programme zur Verfügung stellt, die schlechter als die bisherigen sind.

Viele Grüße,

B. Fitschen

[#8]

Hallo Frau Fitschen,

dieses Programmverhalten ist unabhängig von DATEV DMS, sondern liegt am Zeitpunkt des Heftens und dem damit verbundenen technischen Hintergrund.

Beim Upload jeden Belegs bekommt dieser eine eindeutige Beleg-ID.

Wenn nun zwei Belege bereits während oder vor dem Upload geheftet wurden, dann werden diese miteinander "verschmolzen" und es wird beim Upload nur eine Beleg-ID generiert.

Falls jedoch erst nach dem Upload in der Belegübersicht der Prozess des Heftens stattfindet, dann wurden beim Upload bereits zwei unterschiedliche Beleg-ID´s generiert und können nicht mehr miteinander "verschmolzen" werden, sondern werden nur an den anderen Beleg angehängt. Beim Übertrag nach DATEV DMS wird jede Beleg-ID einzeln übertragen und dargestellt. Deshalb geht das in Belege online durchgeführte Heften verloren.

Beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die revisionssichere Archivierung mit Belege online und die damit verbundene Unveränderbarkeit (siehe Info-Dokument 1035167).

Ich hoffe ich konnte Ihnen den technischen Hintergrund und die damit verbundene Komplexität etwas genauer darstellen.

Freundliche Grüße aus Nürnberg

Markus Götz

DATEV eG

Produktmanagement DATEV Unternehmen online

[#9]

Ich hoffe ich konnte Ihnen den technischen Hintergrund und die damit verbundene Komplexität etwas genauer darstellen.

Yes, super verständlich.

Ich frage mich dann aber, was nun allgemein "besser" ist? Für mich bis jetzt eher der Fall, wenn man alle Belege vor dem Upload heftet und als 1 Datei hochlädt. Ist doch im Falle der Übertragung der Belege nach DMS / Dokumentenablage besser, oder?

[#10]

Hallo Herr Götz,

ja, Ihre Ausführungen sind für mich verständlich und nachvollziehbar.

Eine Frage hätte ich nur noch: Sie beziehen sich in Ihrem ersten Post explizit auf DATEV DMS und betonen, dass dieses auf der Dokumentenablage aufbaut. Ist das Verhalten bei DATEV DMS classic, was ich zur Zeit noch benutze, anders?

Viele Grüße,

B. Fitschen

[#11]

Hallo zusammen,

metalposaunist​

Ja, grundsätzlich ist es sinnvoll die zusammengehörigen Belege vor dem Upload zu heften. Insbesondere für diesen Fall ist dies zu empfehlen.

Beachten Sie jedoch, dass dieser in Belege online nicht mehr getrennt werden kann.

bfit​

Wie sich das Verhalten/Arbeitsweise im Individuellen Fall ändert, kann ich Ihnen leider nicht sagen.

Vor der Umstellung werden Sie rechtzeitig benachrichtigt.

Unter folgenden Link finden Sie einige Informationen, was die Umstellung auf DATEV DMS betrifft.

Auf das neue DATEV DMS umsteigen

Freundliche Grüße aus Nürnberg

Markus Götz

DATEV eG

Produktmanagement DATEV Unternehmen online