Belege-Online: Belege bei Kreditkartenabrechnung sinnvoll bearbeiten

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Guten Tag,

ich habe eine Frage zu Belege Online.

Wie ist der sinnvolle Prozess bei der Verbuchung einer Kreditkartenabrechnung.

Es gibt ja einerseits die Kreditkartenabrechnung und andererseits die einzelnen Belege.

Also bspw. die Abrechnung über 1.000 Euro, die wiederum aus zehn Belegen á 100 Euro bestehen.

Die einzelnen Belege werden nun digitalisiert (sofern sie nicht digital vorliegen).

Was passiert aber mit der Kreditkartenabrechnung? Gibt es hier sinnvolle Vorschläge?

Gibt es eine Möglichkeit, ähnlich wie bei dem Bankkonto, auf die einzelnen Umsätze digital zuzugreifen? Die Kreditkarten-Firma (Airplus) könnte uns diese Formate anbieten:

CSV

EDIFACT

XML

ATX

CDF3

- Ein Zugriff über HBCI ist aber wohl nicht möglich.

Gibt es hier schon Erfahrungswerte?

Viele Grüße

Michael Hartung

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Hallo Herr Hartung,

es gibt eine Möglichkeit die Kreditkarte wie die Bank zu buchen.

Schauen Sie mal in folgendem Beitrag nach:

Zahlungsverkehr - Kreditkarteninformationen von Bank abrufen

Gruß

Björn Niggemann

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Vielen Dank.

Nur leider bringt es uns überhaupt nicht weiter, denn die Kreditkartenfirma kann kein HBCI anbieten und Belege Online kann nicht auf die Buchungsdaten zugreifen.

@Datev : Gibt es Planungen einer dieser Dateiformate als Möglichkeit zum Import von Buchungen zuzulassen?

Eine Kreditkartenabrechnung hat vielleicht 30-40 Buchungen (oder mehr). Jetzt muss jeder der 30 Belege einzeln eingescannt werden und verbucht werden. Nur, wie lässt sich einfach feststellen, ob alle der 30 Belege auch da sind?

Bei der Kreditkartenabrechnung auf Papier kann man einfach das Buchungskonto neben den Betrag schreiben und hat den Überblick, welche Belege fehlen. Und in Belege Online?

Gibt es dazu keine effiziente Möglichkeit?

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GIbt es hier weitere Informationen?

Wie soll die Kreditkartenabrechnung bei Belege Online am besten gebucht werden?

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Gibt es hierzu weitere Informationen?

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Das würde mich auch interessieren! Wir haben 10 Mitarbeiterkreditkarten über AirPlus und bekommen die Abrechnungen aktuell auch nicht vernünftig in Unternehmen Online abgebildet. Da muß es doch nen sinnvollen Lösungsansatz seitens Datev geben.

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Hallo Herr Hartung, Hallo Herr Neumann,

wie mein Kollege Herr Heger bereits in seinem Beitrag Zahlungsverkehr - Kreditkarteninformationen von Bank abrufen erwähnt hat, können die Kreditkartenumsätze, sofern die Banken sie im MT940-Format via HBCI PIN/TAN oder auch EBICS bereitstellen, in Zahlungsverkehr/ Bank online eingelesen werden.

Ansonsten können die Kreditkartenumsätze in Belege online/ Bank online derzeit nur manuell erfasst bzw. mit dem Beleg verknüpft werden.

Mit freundlichen Grüßen

Loan Bui

DATEV eG

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Hallo,

wie funktioniert denn das manuelle erfassen der Kreditkartenumsätze unter Belege/Bank Online?

Gruss

Högemann

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Hallo Herr Högemann,

meine Mandanten verknüpfen sowohl die Kreditkartenabrechnung als auch die Einzelbelege mit der Zahlung in der Bank. Ich übernehme die Buchung in Kanzlei-Rewe und buche die einzelnen Belege zu der Zahlung über die Funktion "Aufteilen". Die Belege müssen dann jeweils mit dem einzelnen Buchungssatz per Hand verbunden werden. Falls die Kreditkartenabrechnung auch private Zahlungen enthält oder bei Gebühren, z. B. für den Auslandseinsatz verknüpfe ich den Kreditkartenbeleg zu der Buchung. Dies mache ich ebenso, wenn einzelne Belege fehlen - Buchung gegen #1590 und als Belegbild den Kreditkartenbeleg. Den richtigen Beleg verknüpfen ich dann bei Vorlage, wenn ich die Buchung auf #1590 storniere und die richtige Buchung erfasse.

Viele Grüße,

B. Fitschen

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Hallo zusammen,

ich finde es hier immer schade, wenn der Mandant sich schon die Mühe macht und 5 Belege einer bankposition zuordnet (Belege welchen die Rechnungsbeträge zugeordnet wurden), dass diese nicht in Rewe als Aufteilung Sammler erscheinen.

Des  weiteren  wünschen Sich unsere Mandanten, dass wenn sie mehrere Belege einer bankposition zuordnen, dass das System mitaddiert und der Mandant so eine Kontrolle hat!

Er muss immer neben dran den Taschenrechner benutzen! Digital?!

Liebe Grüße

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Hallo,

Ihre Wünsche bezüglich Bank online kann ich nur voll und ganz unterstützen. Das wären doch mal tolle Verbesserungen .

Viele Grüße,

B. Fitschen

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Wir nutzen für den Import der Zahlungen von Klarna das System von PayJoe. Für Kreditkarten sollte das laut Webseite auch funktionieren, ähnlich wie bei Klarna. die Daten können dann im DATEV Format oder MT940 Format exportiert werden.

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Sunflower: "ich finde es hier immer schade, wenn der Mandant sich schon die Mühe macht und 5 Belege einer bankposition zuordnet (Belege welchen die Rechnungsbeträge zugeordnet wurden), dass diese nicht in Rewe als Aufteilung Sammler erscheinen."

Wir haben hier das gleiche Problem - ein sehr lästiger Fehler in den DATEV-Schnittstellen, der schon seit Jahren besteht. Unsere Kanzlei muss hierfür immer parallel in Unternehmen Online schauen. Was DATEV ihren Kanzleien hier zumutet ist mir unverständlich.

Sunflower: "Des weiteren  wünschen Sich unsere Mandanten, dass wenn sie mehrere Belege einer bankposition zuordnen, dass das System mitaddiert und der Mandant so eine Kontrolle hat! Er muss immer neben dran den Taschenrechner benutzen! Digital?!"

Das wäre ein Super-Feature!

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Für Herrn Hartung scheint es leider keine einfache Standard-Lösung zu geben. Bei meiner Recherche bin ich jedoch über Bibliotheken gestolpert, die auch hier genutzt werden können. Allgemein würden sich Kreditkartenumsätze leicht über HBCI auslesen lassen, was DATEV jedoch nicht unterstützt. Kreditkartenabrechnungen sind dabei keine Randerscheinung, sondern gehören zum Unternehmensalltag. Die Kreditkartenabrechnung macht dank mangelnder Unterstützung seitens DATEV den Hauptaufwand bei der Erfassung aus!

Zum Einlesen der Kreditkartenumsätze müsste DATEV den Standard FinTS HBCI umsetzen, der sich schon seit einigen Jahren bei den Banken etabliert hat: https://www.hbci-zka.de

Das Thema hat DATEV leider komplett verschlafen, obwohl sie gerade mit Unternehmen Online verstärkt versuchen ihre Produkte für Unternehmen zu platzieren. Fragt sich wann hier mal jemand bei DATEV aufwacht?

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Gibt es denn mittlerweile irgendwelche sinnvollen Empfehlungen / Vorgehensweisen / Erfahrungen zu dem Thema KK - Abrechnungen?

Ein Lösungsansatz wäre ja die KK - Belege über einen Belegtyp in DUO bereitzustellen. Der Mandant erfasst dann im Modus "Erweitert" nach dem Belegtyp selektiert auf einen Kreditor "Kreditkarte". Dort werden die KK Belege einzeln erfasst. Die Abrechnung wird dann ebenfalls als Beleg digitalisiert und dann ebenfalls auf den Kreditor erfasst.

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bei Volksbanken wie ein Konto abrufen und einspielen lassen, ansonsten bleibt nur das händische Erfassen

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Danke; es war mir schon klar dass man es manuell erfassen muss.

Die Frage ist nur, wie man am besten den Prozess mit den Belegen und der eigentlichen Abrechnung in DUO gestaltet...

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Neuer Belegtyp "Kreditkarte" anlegen, dort kommt aloles rein was mit der Kreditkarte zu tun hat, also Belege und die Abrechnung

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Die Vorgehensweise von Herrn Brost führen wir auch so bei uns durch.

1.) Alle Kreditkartenbelege werden unter einem eigenen Belegtyp (Kreditkarte) gescannt.

2.) Die Kreditkartenabrechnung selbst wird an den Bankumsatz gehängt.

3.) Die Belegbilder der Kreditkarte werden auf ein Geldtransitkonto gebucht (bspw. 1361 individuell beschriftet). Das hat den Vorteil, dass man auch einen Kassenbericht ausdrucken kann, den man mit der KK-Abrechnungen einfach verproben kann.

4.) Die Abbuchung der Kreditkarte von der Bank wird mit Lerndatei auf 1361 automatisiert.

Die Abstimmung von 1361 kann man zudem noch verbessern, wenn man im Belegfeld 2 einen Monatscode vergibt, z.B. MMJJJJ, der sich auch in der Lerndatei programmieren lässt. Über das Gruppierfeld in der erweiterten Suche hat man so die Abstimmdifferenzen ruckzuck eingekreist.

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Hallo Herr Schwörer,

das heißt Sie buchen bei der Kreditkartenabrechnung auch händisch die Einzelpositionen, oder wird der Saldo bei Ihnen alle paar Tage anstatt einmal im Monat abgebucht?

VIele Grüße

Marc Brost

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sebastian.schwoerer​ danke für die ausführliche Darstellung.

Das passiert bei Ihnen im Modus Standard und nicht Erweitert, oder?

Aber vom Ansatz her denke ich, dass sich eine vergleichbare Vorgehensweise in "Erweitert" abbilden lässt....

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Hallo Herr Brost,

Im Prinzip läuft es wie bei der Bruttolohnverbuchung. Mehrere Kostenbuchungen (anhand der gescannten Belege), eine Bankbuchung pro Monat...

Ich hab das auf die Schnelle kurz mal vom Konto gezogen und DSGVO-konform abgeschnitten...

Bei Mandanten, die häufig ein Monatsabo für Apps über die Kreditkarte zahlen (bspw. Adobe Cloud, o.ä.) richten wir auch wiederkehrende Buchungen ein. Man merkt schon, wenn der Saldo des Kontos nicht Null ist, dass man nochmal wühlen sollte. Ist letztendlich wesentlich schneller und einfacher, als wenn man jeden Monat eine Aufteilungsbuchung machen muss. Man stelle sich das mal vor, wenn dann auch noch bezahlte Hotelrechnungen darin enthalten sind. Da teilt man sich ja zu Tode auf...

Schönes Wochenende, wenn es denn kommt...

Sebastian Schwörer

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Hallo Herr Holleitner,

Ich arbeite ulkigerweise nicht in der erweiterten Logik. Hat sich bislang einfach nicht ergeben. Für die meisten unserer Mandanten ist scannen und zahlen (oder verknüpfen) genug.

Es spricht aber meines Wissens nichts dagegen, diese Logik auch auf Buchungsstapel aus UO anzuwenden.  Man könnte ja einen Geschäftspartner als "Kreditkarte" einrichten.... (So beschreiben Sie es ja selbst.) Ggf. muss man selber die Kontierungen ändern. Wäre aber mit "Bereichsweise ändern" auch nicht so problematisch. Ich finde es eben vorteilhaft, diese Karte über ein Geldkonto zu buchen.

Wenn man ganz sportlich ist, lässt man den Mandanten auch einen UO-Kassenbestand für die Kreditkarte führen. Dann müsste man halt irgendwie um die Negativsaldowarnung rumkommen.

Ich denke aber, dass hier einige "Erweitert"-Füchse auch was Schlaues wissen.

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Ich würde das vom Mandanten entkoppeln, weil das ein großer Mehraufwand für den Mandanten ist. Bei uns nutzt der Großteil der Mandanten nur die Standard-Variante, daher ist das selbst kontieren in DUO bei uns nur wenig verbreitet.