Archivierung Kassenbuch online

[#1]

Besteht die Möglichkeit die Daten des Kassenbuches online für einen Mandanten zu archivieren der seinen Betrieb aufgeben hat?

[#2]

ja, es gibt einen professionellen Online-Dienst für Kassen-Archivierungszwecke (Hersteller "audicon" / Distributor der Prüfsoftware IDEA)

... ist mir mal 'begegnet ..

... liefere den Link noch nach .... , wenn mich das Telefon wieder in Ruhe lässt

VG

Michael Vogtsburger

Nachtrag:

hier ist der Link  https://kassenarchivierung.de (eine Cloud-Lösung zur Langzeit-Archivierung von Kassenberichten)

Vermutlich gibt es aber auch in den Datev-AGB Aussagen, wie mit den Daten aus "Kassenbuch Online" nach der Kündigung des Mandats verfahren wird.

[#3]

Der Mandant hat seine Tätigkeit aufgegeben. Das ist was anderes als eine Kündigung des Mandates...., oder?

Hintergrund der Frage von Herrn Kresse wird bestimmt sein, ob Mandant unter den Umständen noch das Kassenarchiv-Online quasi als "Tresor" nutzen darf, oder i.kresse​?

[#4]

Leider habe ich meine Frage nicht vollständig formuliert.

Der Mandant hat den Betrieb zum 31. Dezember aufgegeben. Die Kassendaten sind in der Fibu verarbeitet.

Da Unternehmen online nicht mehr benötigt wird, sollte dies gelöscht werden. Daher die Frage nach der Archivierungsmöglichkeit.

[#5]

Eine Archiv-DVD mal angedacht?

Dafür müsste allerdings das Mandat im RZ gespeíchert sein....

Dann einmal die DVD erstellen, fertig.

Die Archiv-DVD könnten Sie zudem in Ihrem System hinterlegen (wg. der Haltbarkeit der DVD...)

[#6]

Hallo Herr Kresse,

....

DATEV Kassenarchiv

.....

Viele Grüße

Michael Vogtsburger

[#7]

Man darf annehmen, dass das keine Option mehr darstellt.

Schließlich fallen dadurch ja auch Kosten an, die der Mandant schon deswegen nicht mehr akzeptieren wird, da er seinen Geschäftsbetrieb ja eingestellt hat.

Abgesehen von den technischen Anforderungen.....

[#8]

andreashofmeister​

... bin mir selbst (noch) nicht im Klaren, ob eine Datev-Rechnungswesen-Archiv-DVD die Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren erfüllen kann.

.... Quelle: Datev-Kassenarchiv ..........

8. Aufbewahrung von Kassendaten und Kassenaufzeichnungen

Grundsätzlich sind Sie verpflichtet sowohl das Kassensystem als auch sämtliche Einzeldaten, Tagesabschlussdaten, Änderungsdaten im Rahmen von Kassenprogrammierung, Journaldaten und alle weiteren sonstigen Informationsdaten der Kassensysteme aufzubewahren. Da ein Kassensystem Belege für die Abrechnung der Bargeschäfte erstellt, handelt es sich um ein Buchführungssystem im Sinne der oben benannten GoBD-Regelungen. Damit sind die Unterlagen und Daten mindestens 10 Jahre aufzubewahren und jederzeit maschinell auswertbar und unverzüglich vorlagebereit zu halten. Das gilt auch für Daten, die Sie bei einem Drittanbieter gespeichert haben. Die Finanzverwaltung verlangt die gleichen Auswertungsmöglichkeiten innerhalb eines Archivsystems, wie bei einem Produktivsystem vor Ort.

Durch die Exportfunktion im DATEV Kassenarchiv online können Sie alle Daten für die Kassen-Nachschau oder die Außenprüfung (elektronische Betriebsprüfung) bereitstellen.

.................

Wenn schon ein modernes GoBD-konformes Kassensystem eingesetzt wurde, werden die Kassen-Daten dort auch langfristig gespeichert und archiviert. In solchen Kassensystemen hat man auch Schnittstellen für die Kassenprüfung (z.B. als kostenpflichtige Option). Aus meiner Sicht sollte auch das Exportieren sämtlicher Kassendaten (mit dieser Schnittstelle und in diesem speziellen Datenformat) für eine Archivierung und für eine mögliche spätere Kassenprüfung ausreichend sein.

In Datev-Rechnungswesen hat man ja nur die Buchungsstapel zur Verfügung. Das wird wohl nicht ausreichen.

Oder wie interpretieren Sie die Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren ?

VG

Michael Vogtsburger

Nachtrag:

ok, ok,

hier geht es 'nur' um ein "Kassenbuch Online" und nicht um ein lokales Kassensystem.

Das vereinfacht Einiges. Es bleibt aber trotzdem die Aufbewahrungspflicht.

[#9]

Das kann nur der Themenersteller beurteilen. Ich halte mich an die Ausgangsfrage.

Weitere Interpretationen halte  ich nicht für zielführend. Und eine Kassenarchiv für eine eingestellte Tätigkeit, nun ja...

Das geht sicherlich.

Aber der Ansporn würde mir da irgendwie fehlen. Und schon fängt die Interpretation an. Zeitraubend....

[#10]

Hallo Herr Kresse,

Datev bietet (vermutlich) auch einen Export aller prüfungsrelevanten Kassenbuch-Daten für den Prüfungsfall an.

Diese Daten dann in Eigenregie zu archivieren  (z.B. auf einem sicheren Datenträger) , könnte auch ein akzeptabler und kostensparender Weg sein.

Viele Grüße

Michael Vogtsburger

andreashofmeister​ sorry für das Wörtchen 'vermutlich'. Wenn ich etwas definitiv weiß, werde ich diese 'Vermutungen' vermeiden, versprochen

[#11]

Eben.

Herr Vogtsburger, durch die "Vermutung" Ihrerseits ist aber keinem geholfen, der eine Antwort erwartet, die über Vermutungen hinausgehen.

Und im nächsten Satz von Ihnen kommt dann ein "könnte". Das hilft auch niemanden weiter.

Versetzen Sie sich mal in die Lage eines Rat suchenden hier, der dann auf Konjunktivsätze stößt.

Damit ist in diesem Falle keinem gedient? Nachvollziehbar?

VG

A. Hofmeister

[#12]

Herr Hofmeister,

der Konjunktiv ist Ihnen auch nicht fremd,  siehe Beitrag Nr. 4

... muss er auch nicht sein.

Solange man noch Ideen hat und verschiedene Möglichkeiten sieht, kann man wenigstens Alternativen diskutieren.

Man könnte (Achtung: Konjunktiv !!) hier auch auf eine Antwort von Datev warten. Datev weiß es genau, und könnte ja auch auf die ursprünglich gestellte Frage antworten. Oder jemand, der das gleiche Problem bereits gelöst hat.

Also sollte man lieber schweigen, anstatt Lösungsvorschläge zu machen ?

M. Vogtsburger

[#13]

Lösungsvorschläge beruhen auf Fakten und entsprechendem Wissen.

Nicht auf Vermutungen, die mit der Anforderung der Lösung nichts gemeinsam haben.

Nr. 4. bezog sich auf die Annahme von Voraussetzungen beim Unternehmer. Um bessere und eindeutige Lösungen zu bekommen, bedarf es dann schon mal der Nachfrage zur konkreten Klärung des Problems.

Und nicht der eventuellen, vielleicht noch zu findenen Lösung, von der man nicht weiß, ob es die überhaupt gibt......

[#14 · Accepted solution]

Hallo zusammen,

Sofern nur die Kassenbewegungen ohne digitales Belegbild erfasst wurden, kann der Export steuerliche Außenprüfung für alle Wirtschaftsjahre durchgeführt werden. Hier sind alle relevanten Daten zu den Kassenaufzeichnungen enthalten. Diese sind dann für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht vorzuhalten.

Weitere Informationen zum Export finden Sie in diesem Info-Dokument: 1001404.

Bei Erfassung mit digitalem Belegbild muss zusätzlich noch eine Archiv-DVD mit Belegbildern angefordert werden.

Weitere Informationen finden Sie in diesem Info-Dokument: 1021018.

Das Kassenarchiv online bietet in diesem Fall keine Möglichkeit zur Archivierung, da dies für Daten aus Registrierkassen verwendet wird.

Andere Möglichkeiten das Kassenbuch online zu sichern sind aktuell nicht vorhanden.

Viele Grüße

Markus Götz

DATEV eG

Produktmanagement DATEV Unternehmen online

[#15]

Danke Herr Götz für die Aufklärung.

Gut, es jetzt definitiv zu wissen und nicht nur zu 'vermuten',

dass der Export für steuerliche Außenprüfung für alle Wirtschaftsjahre möglich ist.

Viele Grüße

Michael Vogtsburger

[#16]

Gut, es jetzt definitiv zu wissen und nicht nur zu 'vermuten',

dass der Export für steuerliche Außenprüfung für alle Wirtschaftsjahre möglich ist.

Das ist ja nichts Neues. Gibt es seit Jahren.

Aufgrund der vorhandenen Buchführungsdaten wird dieses Instrument ja auch für laufende Prüfungeb  der Finanzverwaltung (PB/LSt-AP, USt-SP) benutzt. Ein fast täglicher Prozess.

Man kann sogar einzelne Monate ausgeben.....

Schön wäre es nur, jurafibu, wenn es möglich wäre,  z.B. einen ganzen Prüfungszeitraum auf einmal zu exportieren. Dann muss man nicht 3-4 mal den gleichen Export (sondern nur noch einmal) anstoßen und hätte eine nicht zu verachtende Zeitersparnis....

VG,

Andreas Hofmeister

[#17]

Dass die 'normalen' Daten für die steuerliche Außenprüfung (GDPdU) z.B. aus REWE exportiert werden können, ist natürlich längst  Routine, aber hier ging es um das spezielle Daten-Format für die Kassenbewegungen.

Diese Möglichkeit war (mir) noch nicht bekannt, sonst hätte sich die 'Vermutung' erübrigt.