Arbeitsablauf für Beleg online gesucht

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Als Neuling / Selbstbucher mit MittelstandReWeFaktura arbeite ich mich in Unternehmen online ein. Technisch geht es soweit gut, ich bekomme die Belege in die Cloud und OCR klappt auch, aber der Rest: ich habe lokal einen Ordner für die ganzen Lieferanten-Rechnungen (PDFs). Die kommen nicht chronologisch sondern irgendwie, auf Anforderung per Mail oder doch selbst gescannt....Manchmal doppelt, aber manche Lieferanten geben ihren Rechnungen keinen aussagekräftigen Namen. Mein Thunderbird filtert mit FiltaQuilla alle verdächtigen Mails raus und schiebt sie in einen lokalen Mailordner, nachdem er den Anhang im Upload-Quellverzeichnis abgelegt hat. Soweit, so gut. Daneben kommen ganz oft die gleichen Rechnungen noch auf Papier. Bis jetzt habe ich mich noch nicht durchringen können (und sollte das wohl auch nicht), nur noch mit den digitalen Belegen zu arbeiten und den Rest in einem Sack im Keller gammeln zu lassen. So entstehen ZWEI Ablagesysteme: das alte Papierordnersystem, und das online-System. Jetzt passiert es dummerweise, dass ich mangels Erkennbarkeit Rechnungen doppelt hochlade, die dann auch zweimal in die OCR-Nachbearbeitung geraten. Erst beim Abspeichern meldet UO dann "gibt es schon..., soll das doppelt?". Oje. Vertane Zeit und offensichtlich Fehler in meinem Ordnungssystem. Dabei meinte ich es doch gut: auch in UO habe ich Unterordner angelegt nach Lieferantengattung (Rohwaren, Nichtrohwaren), und der Ordner STandard bleibt ja auch noch. Jetzt habe ich viel Geklicke in die Unterordner, weil UO sich den letzten Weg nicht merkt. Und in der Gesamtansicht aller Belege ist nicht ohne Einzelselektion erkennbar, ob der Beleg raus aus Standard in einen Zielordner gewandert ist. Mir scheint das alles zu kompliziert. Wie geht das einfacher? Ich wäre dankbar für einen verständlichen Arbeitsbericht, bei dem auch der Locher, Tacker und ggf. Kennzeichnungsstempel erwähnt werden. Danke dafür!

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Was wir hier mit drei Personen schaffen, sollte einer Einzelperson erst recht möglich sein. Wichtig ist: konsequente Einhaltung des Ablaufes, damit a) nichts vergessen und b) nichts doppelt gemacht wird. Und damit der/die Andere oder das vergessliche Ich auch morgen noch weiß, was erledigt wurde und was nicht, erfordert es eine Kennzeichnung.

Wir machen es so:

• digital eintreffende Rechnungen werden in einem lokalen Verzeichnis "ER/Neu" gesichert und zusätzlich ausgedruckt.
• Papierrechnungen werden gescannt und in demselben lokalen Verzeichnis gesichert.
• Die Rechnungen sind in diesem Moment immer digital und auch physikalisch vorhanden.
• Der Abdruck erhält mit einem Eingangsstempel das Eingangsdatum und wandert in eine Ablage.
• Die Dateinamen der digitalen Rechnungen werden nach einem Schema umbenannt (Datum-Lieferant-Rechnungsnummer.pdf)
• Nach einem gewissen Zeitraum werden die Dateien nach DUO hochgeladen und anschließend lokal in einen Jahres/Monats-Ordner verschoben, in "ER/Neu" sollen nur unbearbeitete Rechnungen liegen.
• Zudem wird sich dann die Ablage vorgenommen, die neuen/gedruckten Rechnungen für die zu erstellenden Überweisungen verarbeitet.
• Anschließend bekommen die gedruckten Rechnungen einen "Erledigt"-Stempel und das Datum der Überweisung, anschließend werden die abgeheftet. Auch in der Ablage liegen nur neue Rechnungen.

Grundlage für die Zahlungen sind also ausschließlich die gedruckten Rechnungen. Was nicht gedruckt wird, wird nicht bezahlt. Man muss sich halt auf eine Quelle konzentrieren. Dies könnten auch die digitalen Rechnungen sein, aber auf Papier kann man halt besser für andere stempeln und kritzeln.

Zusatzinfo: Wir buchen nicht selber, nutzen auch nicht die OPOS-Liste von DUO. Der obige Ablauf sorgt hier für einen reibungslosen Ablauf, bisher ist nichts vergessen oder doppelt bezahlt worden.

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Ich finde es aus "Beratersicht" immer interessant, in die Unternehmen und deren Prozesse schauen zu können.

Was ich über die Jahre festgestellt habe: Es fehlt bei Datev im Unternehmen Online ein Rechnungsfreigabeprozess (war glaube ich mittlerweile in der Pilotphase oder so, nagelt mich bitte nicht drauf fest).

Deswegen gibt es auch solche Lösungen:

Der Mandant nutzt ein separates ERP-System für die Verwaltung von Rechnungsfreigabeprozessen (oder was auch immer für die jeweilige Branche sonst noch erforderlich ist) und gibt per Datev Connect Online / Rechnungsdatenservice 1.0, 2.0 Zahlungsdatenservice etc. - wie der ganze Wust an Progrämmchen und Tools heisst - diese Daten ans Unternehmen Online weiter, um die Bearbeitung der Belegbilder für den Steuerberater (oder die interne Buchhaltung) zu ermöglichen.  

Dann spart man sich das, was die Digitalisierung eigentlich machen sollte: Zusätzliches Ausdrucken, "zweigleisig" fahren und mit zwei System gleichzeitig arbeiten.

Nur so als Anregung, mag durchaus sein, das bei einer gewissen Größe oder Branche etc. andere (halb-digitale) Lösungen besser sind.

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Nun, es kommt darauf an, wofür man den Beleg-Upload verwendet. Für den einen ist es ein kleiner Bestandteil eines gesamten Prozesses, für den anderen erspart er nur den Weg zum Steuerberater, um die Ordner mit den Belegen abzugeben.

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Das sieht sehr plausibel aus, danke!

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• digital eintreffende Rechnungen werden in einem lokalen Verzeichnis "ER/Neu" gesichert und zusätzlich ausgedruckt. 

😮--> digital eintreffende Rechnungen werden mittels des E-Mail Archivs automatisch gesichert und per upload Mail hochgeladen. Mail im Nachgang gelöscht. (gedruckt wird nichts) 

• Papierrechnungen werden gescannt und in demselben lokalen Verzeichnis gesichert.

Der Scanner kann Uplaod Mail und direkt nach dem Scannen wird von dort ins DUO geschoben. Papierbeleg bekommt einen Stempel "gescannt" und wird in der Sammelkiste abgeworfen.

• Die Rechnungen sind in diesem Moment immer digital und auch physikalisch vorhanden

Werden also zweimal bearbeitet? 

• Der Abdruck erhält mit einem Eingangsstempel das Eingangsdatum und wandert in eine Ablage.

Da die Mail im Mailarchiv liegt gibt es den Beweis über das Zugangsdatum. --> Braucht keinen Stempel.

• Die Dateinamen der digitalen Rechnungen werden nach einem Schema umbenannt (Datum-Lieferant-Rechnungsnummer.pdf)

Völliger Wahnsinn da reine ABM. --> Ein Zuständiger bearbeitet turnusmäßig, täglich, alle 2 Tage, beim Einzelunternehmer wegen meiner auch einmal die Woche die hochgeladenen Belege, erzeugt daraus die Überweisungen, Ein anderer prüft die Überweisungen und führt Sie aus.  

• Nach einem gewissen Zeitraum werden die Dateien nach DUO hochgeladen und anschließend lokal in einen Jahres/Monats-Ordner verschoben, in "ER/Neu" sollen nur unbearbeitete Rechnungen liegen.

Ebenfalls reine ABM. Dateien werden immer mit Entstehung/Erhalt hochgeladen.

• Zudem wird sich dann die Ablage vorgenommen, die neuen/gedruckten Rechnungen für die zu erstellenden Überweisungen verarbeitet.

Wird mit Bank online in einem Abwasch bei der Bearbeitung der digitalen Belege gemacht. --> Auch ABM

• Anschließend bekommen die gedruckten Rechnungen einen "Erledigt"-Stempel und das Datum der Überweisung, anschließend werden die abgeheftet. Auch in der Ablage liegen nur neue Rechnungen.

Papierablagen gibt es nicht mehr. Wenn eine Verfahrensdokumentation vorliegt steht neben dem Scanner der Schredder. In unserem Fall als Zugeständnis die Sammelkiste in der die Belge abgeworfen (nicht eingeheftet werden)

Digital den Papierprozess eins zu eins nachzubauen --> Digitalisiere einen Schei* Prozess und die hast einen schei+ digitalen Prozess. Digitalisierung = neu durchdenken. 

@kai-n Sie können 50% Ihrer Zeiten für die Vorbereitung der FiBu sparen. 

@RichWeich Klingt alles strukturiert was kai-n schreibt ist aber höchst ineffizient. 

Digital den Papierprozess eins zu eins nachzubauen 😱-->

Digitalisiere einen Schei* Prozess und die hast einen schei+ digitalen Prozess.

Digitalisierung = neu durchdenken aller bisherigen Prozesse.

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@jjunker  schrieb:

?--> digital eintreffende Rechnungen werden mittels des E-Mail Archivs automatisch gesichert und per upload Mail hochgeladen. Mail im Nachgang gelöscht. (gedruckt wird nichts) 

Geschäftsbriefe löschen? Ich habe Zweifel.

Der Scanner kann Uplaod Mail und direkt nach dem Scannen wird von dort ins DUO geschoben. Papierbeleg bekommt einen Stempel "gescannt" und wird in der Sammelkiste abgeworfen.

E-Mail direkt vom Scanner verschicken lassen? Das widerspricht unseren Sicherheitsvorstellungen.

Werden also zweimal bearbeitet? 

Natürlich nicht.

Da die Mail im Mailarchiv liegt gibt es den Beweis über das Zugangsdatum. --> Braucht keinen Stempel.

Jahrzehntelange, gelebte Prozesse stellt man nicht von heute auf morgen um. 

Völliger Wahnsinn da reine ABM.

Die Suche nach nur einer einzigen Rechnung verbraucht später mehr Zeit als die prophylaktische, nur Sekunden benötigende Umbenennung einer Datei vor dem Upload oder der Archivierung. Kein Wahnsinn. Die Beantwortung der Frage "Habe ich diese Rechnung schon gescannt?" ist binnen Millisekunden beantwortet, ohne die gescannten Dateien scan47110815.pdf scan47110816.pdf scan47110817.pdf scan47110818.pdf einzeln zu öffnen. Kein Wahnsinn.

Wird mit Bank online in einem Abwasch bei der Bearbeitung der digitalen Belege gemacht. --> Auch ABM

Die Überweisungen zur Bank über DATEV machen? Niemals.

Digital den Papierprozess eins zu eins nachzubauen --> Digitalisiere einen Schei* Prozess und die hast einen schei+ digitalen Prozess. Digitalisierung = neu durchdenken. 

@kai-n Sie können 50% Ihrer Zeiten für die Vorbereitung der FiBu sparen. 

@RichWeich Klingt alles strukturiert was kai-n schreibt ist aber höchst ineffizient. 

Digital den Papierprozess eins zu eins nachzubauen 😱-->

Digitalisiere einen Schei* Prozess und die hast einen schei+ digitalen Prozess.

Digitalisierung = neu durchdenken aller bisherigen Prozesse.

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Da klingt für meinen Geschmack ein Spur zu viel Arroganz durch. Weder ist bekannt, wie unsere Prozesse vor dem Einsatz von DUO aussehen noch wie sie jetzt aussehen noch wie sie in ein paar Monaten aussehen sollen. Die 50% sind ein völlig übertriebener Wert. Und ein wenig Ineffizienz nehmen wir in Kauf, um Fehler so gut wie unmöglich zu machen, die letztenendes viel teurer sind als 10% Ineffizienz.

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Jahrzehntelange, gelebte Prozesse stellt man nicht von heute auf morgen um. 

...aber im Zeitalter der Digitalisierung jede Rechnung die Ihnen digital vorliegt, ausdrucken? 🙄

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@kai-n 

Geschäftsbriefe löschen? Ich habe Zweifel. -->

Revision sichere E-Mail Archivierung. Löschen heißt aus dem Posteingang werfen. Wenn ich übers Archiv gehe finde ich mit Ausnahme der Bewerbungsunterlagen (unzulässig) alle Mails der letzten Jahre. Die Datei wird also nur in Belege online verwaltet, keine Ablage mehr im lokalen Verzeichnis.

E-Mail direkt vom Scanner verschicken lassen? Das widerspricht unseren Sicherheitsvorstellungen.

Warum? viele Systeme können Scan to Mail. Der Scanner läuft wie ein anderes Mailkonto mit. Sehe da keine Sicherheitsrisiken. (Ausnahme: Die Belege gehen ohne Verschlüsslung durchs Netz. Wenn man hochgeheime Lieferketten hat wäre das ein Argument.)

Natürlich nicht.

genau das beschreiben Sie aber. 🤔 Drucken abheften vs. Umbennen zwischenspeichern hochalden,

Jahrzehntelange, gelebte Prozesse stellt man nicht von heute auf morgen um.  

Ist im Endeffekt das Argument "haben wir schon immer so gemacht". Also ein Scheinargument.

Die Suche nach nur einer einzigen Rechnung verbraucht später mehr Zeit als die prophylaktische, nur Sekunden benötigende Umbenennung einer Datei vor dem Upload oder der Archivierung. Kein Wahnsinn. Die Beantwortung der Frage "Habe ich diese Rechnung schon gescannt?" ist binnen Millisekunden beantwortet, ohne die gescannten Dateien scan47110815.pdf scan47110816.pdf scan47110817.pdf scan47110818.pdf einzeln zu öffnen. Kein Wahnsinn.

Die Belege finden sich, da sie ja in Belege online bearbeitet werden (Geschäftspartner/Rechnungsnummer/...) sehr einfach. Wenn ich "Telekom Mobil" eintippe wirft er mir alle Abrechnungen der letzten 3 Jahre chronologisch sortiert aus.

Die Überweisungen zur Bank über DATEV machen? Niemals.

Dann lässt sich der zusätzliche Aufwand leider nicht ganz vermeiden und das Potential für wirklich digitale Prozesse wird verschenkt. Ist dann auch die Erklärung warum die digitalen Rechnungen gedruckt werden. 👌

Da klingt für meinen Geschmack ein Spur zu viel Arroganz durch. Weder ist bekannt, wie unsere Prozesse vor dem Einsatz von DUO aussehen noch wie sie jetzt aussehen noch wie sie in ein paar Monaten aussehen sollen. Die 50% sind ein völlig übertriebener Wert. Und ein wenig Ineffizienz nehmen wir in Kauf, um Fehler so gut wie unmöglich zu machen, die letztenendes viel teurer sind als 10% Ineffizienz.

Da muss ich Ihnen leider Recht geben. Ich hätte den Post besser nochmal sorgfältig gelesen und die Schärfe rausgenommen.

Entschuldigung dafür.

Ihre 10% sehe ich aber auch nicht. Wir hatten einen Mandanten der nicht ganz, aber sehr ähnlich wie Sie die Rechnungen bearbeitet hat. Wir haben Ihn nun zur Verwendung von Bank online und von seinen Ordnerstrukturen in Windows weg gebracht.

Seine Aussage lautete 30 - 40 % weniger Zeit mit der eigenen Buchhaltung zu verbringen. Er druckte die digitalen Rechnungen nicht mehr. Daher mein Aufschlag von weiteren 10%.

mfg JJunker

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@PabloCHB19  schrieb:

...aber im Zeitalter der Digitalisierung jede Rechnung die Ihnen digital vorliegt, ausdrucken? 🙄

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Klingt komisch, ist aber so. Würde ich alles alleine machen, wäre alles digital. Es gibt aber noch weitere Mitarbeiter, die jahrzehntelang nur mit Papier gearbeitet haben. Ein harter Umstieg wäre zwar wünschenswert, ist aber so gut wie unmöglich. Ein gemeinsames Arbeiten erfordert derzeit diesen Kompromiss.

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Da muss ich Ihnen leider Recht geben. Ich hätte den Post besser nochmal sorgfältig gelesen und die Schärfe rausgenommen.

Entschuldigung dafür.

Alles gut. 😉

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Wie kann man Kollegen überzeugen? Nicht mit arroganten Kommentaren. Habe ich ja selber eindrucksvoll bewiesen. 🙈 Haben sie einen Lieferanten der mehr als ein zwei Rechnungen im Monat stellt und ein SEPA Mandat hat? Sind sie in der Position zu sagen "den würde ich gerne rein digital bearbeiten. Wir müssen Mal schauen das wir da einwenig vorwärts kommen und bei dem Lieferanten kann ja wegen des SEPA Mandats eigentlich nichts schief gehen."

Vorleben. Oder sitzt da nen Senior und hält die Schrauben fest?

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Das finde ich schwierig, weil Sie so nie in eine digitale Welt kommen.

Ich habe auch 2 Mitarbeiterinnen 60+, nach ein wenig Grummeln am Anfang sind die begeistert.

Im Übrigen müssen Sie (oder Mandant) nach GoBD die Rechnungen im dem Format vorhalten, in dem sie Ihnen zugegangen sind.

Eine digitale Rechnung auszudrucken und sie zu archivieren, ist da bedenklich.

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Vielleicht konzentrieren wir uns alle mal wieder darauf, dem RichWeich (und nicht mir) ein paar Tipps für einen sinnvollen Ablauf zu geben und seine Fragen zu beantworten, anstatt zu orakeln, ob ich gegen die GoBD verstoße. OK? Das wäre schön. Herzlichen Dank.

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Eine digitale Rechnung auszudrucken und sie zu archivieren, ist da bedenklich.

 Nicht zulässig. Trifft es eher.

@RichWeich um Ihnen konkret helfen zu können müsste man erstmal wissen welche Rahmenbedingungen vorliegen. Anzahl Mitarbeiter, Anzahl Belege,.....Was sagt denn ihr Berater? Wäre ja eigentlich die erste Adresse. Muss ja mit ihm abgestimmt sein. 

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Hallo @mehrkaffee 

der von Ihnen angesprochene Rechnungsfreigabeprozess ist verfügbar. Sie finden im Dokument 1023447 alle Infos zur DATEV Belegfreigabe online. 

Ein schönes Wochenende und