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Outlook - mehrere Benutzer

10
letzte Antwort am 28.10.2020 13:07:14 von agmü
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0 Personen hatten auch diese Frage
agmü
Experte
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Nachricht 1 von 11
3623 Mal angesehen

Liebe Community-Mitglieder,

 

da ich nicht die Zeit habe mich durch alle relevanten MS-Dokumente zu wühlen, frage ich hier mal nach und bitte um Tipps

Wir nutzen keinen Exchange-Server.  Dennoch überlege ich ob es nicht möglich ist, dass mehrere Mitarbeiter auf die gleiche pst.-Datei zugreifen können, damit die Zentrale Mail-Adresse besser überwacht werden kann.

 

Hat dies schon mal jemand versucht, wenn ja, mit welchem Ergebnis.

 

Danke für den Input

 

Andreas G. Müller
Über Wasser zu gehen und Software nach einer Spezifikation zu entwickeln ist einfach – wenn beides eingefroren ist. - Edward V. Berard
chrisocki
Experte
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Nachricht 2 von 11
3610 Mal angesehen

Hi,

 


Wir nutzen keinen Exchange-Server.  Dennoch überlege ich ob es nicht möglich ist, dass mehrere Mitarbeiter auf die gleiche pst.-Datei zugreifen können, damit die Zentrale Mail-Adresse besser überwacht werden kann.


Kurz und knapp: Multiple Nutzung einer PST-Datei ist nicht möglich.

Ich meine mich erinnern zu können, dass es mal einen Anbieter (Drittsoftware) gab, der das ermöglichte. Aber da bin ich mir nicht 100% sicher...

 

Wenn es keinen Exchange gibt (weder inHouse noch Cloud), dann bliebe zur Not noch IMAP. Ist nicht der Burner, aber zumindest kann der Postfachinhalt gemeinsam genutzt werden. Hierbei das Verbleiben der Mails auf dem Server sicherstellen (Einstellungen zum Postfach --> Beibehalten der Mails auf dem Server). Dann auch checken, dass der Server pro Postfach ausreichend Speicher bereitstellt.

 

Beste Grüße
Christian Ockenfels

 

 

 

einmalnoch
Experte
Offline Online
Nachricht 3 von 11
3599 Mal angesehen

Da bliebe Office 365 (da war doch was), Hosted Exchange Konten bei verschiedenen Anbietern (mal sehen, was der Hoster der eigenen Domain so im Angebot hat), andere Groupwareanbieter die Systeme wie Zarafa, Kompano o. ä. im Angebot haben. Kerio ist z. Zt. etwas am schwächeln.

„Einen guten Ruf erwirbt man sich nicht mit Dingen, die man erst machen will.“ - Henry Ford
agmü
Experte
Offline Online
Nachricht 4 von 11
3595 Mal angesehen

Danke für die schnell Aufklärung.

 

das mit der IMAP-Anbindung war mir bekannt, löst aber unser kanzleispezifisches Problem der Mehrfachablage identischer E-Mails leider nicht.

 

 

Andreas G. Müller
Über Wasser zu gehen und Software nach einer Spezifikation zu entwickeln ist einfach – wenn beides eingefroren ist. - Edward V. Berard
vogtsburger
Allwissender
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Nachricht 5 von 11
3531 Mal angesehen

@agmü  schrieb:

... 

Dennoch überlege ich ob es nicht möglich ist, dass mehrere Mitarbeiter auf die gleiche pst.-Datei zugreifen können, damit die Zentrale Mail-Adresse besser überwacht werden kann.

 

Hat dies schon mal jemand versucht, wenn ja, mit welchem Ergebnis.

...


... ja, ich habe in diese Richtung auch schon 'experimentiert'.

 

Fakt ist, dass sich Outlook-PST-Dateien nicht gleichzeitig von 2 oder mehr Benutzern öffnen lassen. Es hilft also nichts, die PST-Datei auf einen freigegebenen Netzwerk-Pfad zu legen.

Archivierte (ausgelagerte) PST-Dateien könnte man natürlich auf einem Netzwerk-Pfad speichern und bei Bedarf temporär in Outlook zusätzlich öffnen und später wieder schließen.

 

... der Zugriff per imap auf das E-Mail-Konto wurde ja schon angesprochen. 

 

... für Archivierungs- und Überwachungszwecke zentraler E-Mail-Konten finde ich die Einrichtung einer zusätzlichen automatischen Weiterleitung an eine weitere E-Mail-Adresse (ggfs. bei einem anderen Provider) ganz nützlich. Dort hat man dann den chronologischen, vollständigen und ungefilterten Posteingang zusätzlich zur Verfügung.

 

"... es muss nicht immer Kaviar, ähm .... Exchange sein" 😀

Viele Grüße, M. Vogtsburger
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"Ein Teil dieser Antworten würde die Bevölkerung verunsichern"
MBehrens
Aufsteiger
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Nachricht 6 von 11
3499 Mal angesehen

@vogtsburger  schrieb:

@agmü  schrieb:

... 

Dennoch überlege ich ob es nicht möglich ist, dass mehrere Mitarbeiter auf die gleiche pst.-Datei zugreifen können, damit die Zentrale Mail-Adresse besser überwacht werden kann.

 

Hat dies schon mal jemand versucht, wenn ja, mit welchem Ergebnis.

...


... ja, ich habe in diese Richtung auch schon 'experimentiert'.

 

Fakt ist, dass sich Outlook-PST-Dateien nicht gleichzeitig von 2 oder mehr Benutzern öffnen lassen. Es hilft also nichts, die PST-Datei auf einen freigegebenen Netzwerk-Pfad zu legen.

 


Natürlich, dafür bietet Microsoft ja auch Exchange an 😏

 


Archivierte (ausgelagerte) PST-Dateien könnte man natürlich auf einem Netzwerk-Pfad speichern und bei Bedarf temporär in Outlook zusätzlich öffnen und später wieder schließen.

 


Wenn einem die Daten nur halbwegs wichtig sind, legt man diese bestimmt nicht auf eine Freigabe.

 

MBehrens
Aufsteiger
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Nachricht 7 von 11
3495 Mal angesehen

@agmü  schrieb:

Danke für die schnell Aufklärung.

 

das mit der IMAP-Anbindung war mir bekannt, löst aber unser kanzleispezifisches Problem der Mehrfachablage identischer E-Mails leider nicht.

 


IMAP kennt auch gemeinsame Ordner.

 

vogtsburger
Allwissender
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Nachricht 8 von 11
3478 Mal angesehen

@MBehrens schrieb:

... dafür bietet Microsoft ja auch Exchange an ...


... ich selbst bin auch Fan von Exchange und setze Exchange ein

 

... aber "MS Exchange" ist für kleine Unternehmen mit wenigen Arbeitsplätzen oft keine Option, wegen den technischen Voraussetzungen, wegen dem Anschaffungspreis und wegen den Kosten der Einrichtung und Wartung.

... und wehe, wenn Exchange zickt. Dann zeigt sich schnell, ob der Exchange-Installateur auch Exchange-Experte ist.

 

"Exchange Online" ist sicher eine sehr interessante Alternative, nach dem Motto "mehrere Problemlösungen auf einen Streich".

 

Zur Zeit teste ich selbst auch gerade den Einsatz von "Microsoft 365" (inkl. Exchange)

 

 

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MBehrens
Aufsteiger
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@vogtsburger  schrieb:

 

Zur Zeit teste ich selbst auch gerade den Einsatz von "Microsoft 365" (inkl. Exchange)

 


Das muss jeder selbst entscheiden, ob dies nach Durchführung einer DSFA nach DSGVO eine Lösung im Beraterumfeld sein kann.

 

chrisocki
Experte
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Nachtrag:

 

DATEVnet-Hosted-Exchange wäre natürlich auch noch eine Möglichkeit...

 

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agmü
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Nachricht 11 von 11
3443 Mal angesehen

Danke in die Runde für die hilfreichen Tipps/Hinweise.

 

Von meiner Seite noch soviel:

 

Exchange(online) ist für mich aus diversen Gründen keine Option. 

 

 @MBehrens :  Das Problem ist nicht, dass wir gemeinsame Ordner benötigen.  Das Thema ist, dass ich es nicht schaffe unsere DokAblage von Doppel- und Mehrfachablagen der gleichen Nachricht freizuhalten und die gemeinsame Pst.-Datei eine Idee war anhand des "Bearbeitungsstatus" (gelesen/nicht gelesen) zu erkennen, ob eine Mail bereits abgelegt wurde oder nicht.

 

Was das Thema DSFA und DSGVO anbelangt erspare ich mir Vertiefungen; in der aktuellen c't findet sich hierzu ein durchaus beachtenswerter Artikel.

 

In diesem Sinne werde ich mich jetzt wieder meinem Kostendeckungsbeitrag widmen 🤣

 

 

Andreas G. Müller
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letzte Antwort am 28.10.2020 13:07:14 von agmü
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