@metalposaunist : ich kann dem durchaus folgen, und: nicht alle Lösungen die sich bei uns bewährt haben sind da auf andere übertragbar. Und: auch in einer Welt mit mehreren Werkzeugen braucht es klare Strukturen.
So haben wir bei uns aktuell den Anwendern mitgegeben:
- MS Teams als Ganzes inklusive aller Groupwarefunktionen primär intern
- kein sensitiver Datenaustausch über MS Teams direkt mit Externen / Mandanten via Teams
- sensitiver Datenaustausch mit externen nur über die bei uns seit Jahren bereits implementierten sicheren Lösungen (wie z.B. SecureHub oder Brainloop). Über unser internes Ticketsystem können diese von allen Anwendern auch direkt über ein neutrales Frontend aufgerufen werden, welches ebenso als Intranet allen bekannt ist).
- der Sharepoint in Teams (der gerne Mal als weitere Ablageinsel in der Vergangenheit zurecht verschrien war) tritt kaum in Erscheinung / im Vordergrund stehen Tasks, Team- & Channelablagen die das primäre Frontend darstellen. Dadurch nutzen wir den integrierten Sharepoint nur minimalistisch, dafür aber auch klar strukturiert. Klar ist, damit ist Sharepoint entmystifiziert, das Potential wird natürlich nur indirekt genutzt, dafür aber auch kaum Komplexität. Man merkt eigentlich erst, wenn man direkt die Dokumente darin bearbeitet oder verlinkt, dass er üerhaupt da ist. 😉
- keine finale Dokumentenablage in Teams / Arbeitsdokumente müssen nach Projektende ggfs. wenn erhaltenswert raus aus Teams in die Standardablage der Kanzlei
- Standardablage der Kanzlei einheitlich und am Ende bei uns im Mandantenkontext immer und zwingend DatevDMS, ebenso wird dann eben mit Projektarbeitspapieren aus Teams für interne Themen verfahren
- Fernwartungen bei Mandanten nur mit Teamviewer
- Webinare nur über GoToWebinar
- einfache Telefonkonferenzen können über ein internes Skript auch von jedem Anwender über GoToWebinar und ohne Bemühen des Sekretariats initiiert werden. Ein einfacher Powershell-Abfragedialog erzeugt einen Outlooktermin nebst Einwahlnummer und Sessioncode und übernommenem Datum und Uhrzeit, welches dann einfach an den Empfänger als Einladung verschickt werden kann. Auch hier wird GoToWebinar/GoToMeeting im Hintergrund eingesetzt / der Anwender merkt kaum etwas davon.
Diese Struktur ist - obwohl Heterogen - auch recht klar und einfach kommunizierbar und hat sich bei uns dennoch teils überraschend gut bewährt.
Außerdem initiieren bei mehr als 150 Anwendern nicht alle User Prozesse über alle Tools; so werden Webinare von deutlich weniger Mitarbeitern die auch gerne als Referenten arbeiten initiiert, Fernwartungen von einigen mehr, DMS nutzt jeder, Teams fast alle in Zeiten von Corona wenigstens für interne Videokonferenzen, einige die in Projektteams arbeiten eben auch für mehr. Der individuelle Schulungsaufwand ist vergleichsweise in der Breite gering, steigert sich natürlich wenn jmd. den ganzen "Baukasten" anwenden können will, aber dann braucht er es ja auch erst. 😉
Funktioniert insgesamt bei uns wie gesagt ganz gut. Andere mögen andere Tools einsetzen oder auch gerne weniger. Das möchte ich keinem vorschreiben. Die Motivation so wie wir zu verfahren dürfte klar sein: wenn man die Möglichkeit hat profitieren wir jeweils von der Kernkompetenz der jeweiligen Anwendung.
Wg. der Techtalks: bin sehr gespannt, zumal bislang noch wenig bis gar keine Information zur technischen Abwicklung geflossen ist. Habe mich für den 30.4. angemeldet. Vielleicht kommt das dann ja noch. Bislang habe ich nur die Bestätigung, dass die Anmeldung über's Webformular angekommen ist. 😉
