DATEVnet pro Fax - Erfahrungen

[#1]

Liebe DATEV-Community,

hat hier jemand Erfahrung mit DATEVnet pro Fax? Zwei Dinge würden mich besonders interessieren:

1. Funktioniert das ganze anständig? Und ist es viel Arbeit das ganze dazu zu kriegen anständig zu laufen?

2. Erstellt DATEVnet pro Fax verbindliche Protokolle was wann wohin gefaxt wurde? In unserem Beruf ist das ja unter Umständen durchaus bedeutsam.

Natürlich bin ich auch sehr interessiert an Erfahrungen mit anderen Möglichkeiten, PC-gestützt Faxe zu versenden. Über eure Antworten freue ich mich.

Mit freundlichen Grüßen,

Florian Mayer

[#2]

Hallo Herr Mayer,

wir haben DATEVnet pro Fax seit 1 Jahr im Einsatz und sind SEHR zufrieden damit.

- Einrichtung haben wird von DATEV per telefonischer Anleitung machen lassen. War keine große Sache.
   Kosten waren bei  50,- oder 75,- Euro (je angefangene 1/4 Std = 25,- Euro + USt)

- Produkt läuft absolut zuverlässig

- Es gibt ein verbindliches Sendeprotokoll per Mail
-  Wir legen nahezu alle Einsprüche per Fax ein

- Guter Workflow, da bestimmt Dokumente ja ohnehin oft eingescannt werden müssen
   und von dort ganz easy gefaxt werden könnten
- sollte etwas nicht in die DokAblage etc. abgelegt werden müssen, kann man es trotzdem
    erstmal scannen, von dort faxen und dann einfach nicht ablegen (und löschen), denn man
    bekommt ja dann das Faxprotokoll per Mail (und dort ist auch das gefaxte Dokument ersichtlich).
    Dieses kann man dann auch in einem eigenen Ordner im Outlook ablegen, wenn man will

- die Kosten sind niedrig, kein Papierstau mehr etc. etc.

Viele Grüße 

[#3]

Hallo Herr Mayer,

wir haben Datevnet Fax sogar schon länger als ein Jahr im Einsatz, allerdings nur zum senden; Empfang läuft über windows Fax, da ansonsten kein direkter Ausdruck möglich ist. 😞   

Leider werden Fehler-Kleinigkeiten aber auch hier nicht mal zwischendurch behoben...

Wenn Sie weitere Infos und Erfahrungsberichte lesen wollen: https://archiv.datev-community.de/index.php?r=topic%2Fview&id=84010​

Schöne Grüße

Willi Müller

[#4]

Sehr geehrter Herr Müller,

wir empfangen Faxeingänge von DATEVnet pro Fax per E-Mail. Dort befindet sich das Dokument im Anhang und ist auch sofort ausdruckbar bzw. in DokAblage ablegbar etc.

Das läuft völlig problemlos.

Viele Grüße

[#5]

Hallo Herr Mayer,

wir haben die Faxlösung der DATEV auch schon lange im Einsatz und können deren problemloses Arbeiten im Kanzleialltag bestätigen. Unsere Erfahrungen decken sich mit jenen der Vor-Autoren.

Wir hatten schon früher eine externe Software für das Faxen im Einsatz, so dass bei uns jeder Sachbearbeiter mit eigener Faxnummer (Schema = Fax-Durchwahl entspricht Telefondurchwahl mit vorangestellter Ziffer "3", also Telefon-Nebenstelle -13 ergibt dann als Fax die -313) ausgestattet ist. Darüber hinaus gibt es ein Zentralfax für nicht direkt zuzustellende Faxe.

Durch die vollständige Integration des Fax-Procederes in Outlook können wir dort auch durch entsprechende Archivregeln dafür sorgen, dass der Kanzleileitung immer noch einmal alle Faxe zur Kontrollmöglichkeit in Kopie vorliegen. So bleibt auch nichts "hängen", wenn mal ein Mitarbeiter wegen Urlaub, Krankheit o.ä. nicht im Hause sein sollte.

Die Installation war wirklich einfach und die meiste Zeit ging dafür "drauf", dass in unserer TK-Anlage für jede Fax-Durchwahl eine permanente Rufumleitung auf die Nürnberger Nummer geschaltet werden musste.

Wir haben nämlich die Faxnummern nach außen unverändert gelassen, um keine Irritationen bei den Adressaten zu erzeugen. So könnten wir - wenn es je einmal notwendig werden sollte - jederzeit auch wieder die "Rolle rückwärts" ganz einfach machen.

Herzliche Grüße

R. Hein

[#6]

Beste Erfahrungen, Installation war kein Problem.

Ist eine schöne Sache,  die Faxe können dank Emailhandling von diversen Mitarbeitern gelesen werden. Dass geht mit Papier so einfach nicht.....

Klasse!

[#7]

Moin,

auch mal etwas ohne DATEV. Seit Jahren nutze ich ActiveFax. Mit der Lancom Faxoption auch auf WTS einsetzbar. Verteilung an Personen, Gruppen etc. möglich, Export der Faxe in tiff oder pdf machber, Journal mit gesendeten Seiten integriert. Was vergessen? Ja, aus der Schriftguterstellung kann direkt gefaxt werden. Einfach zu installieren und administrieren.

Gruß

KP

[#8]

2. Erstellt DATEVnet pro Fax verbindliche Protokolle was wann wohin gefaxt wurde? In unserem Beruf ist das ja unter Umständen durchaus bedeutsam.

Kleine Anekdote:

Es war dieses Jahr zum 29.2. (sog. Schaltjahr), dass man versuchte einen Abo-Auftrag über die Datev-Serviceanwendungen zu stornieren.

'Der Abrechnungszeitraum ist bereits abgelaufen'

Ok. Anruf bei der Logistik, selber Tag.

'Alles ok, unser System hats trotzdem verbucht'

Zwei Monate später, Blick auf die Datev-Rg, wattema da stimmt doch was nicht. Azubi drauf angesetzt. Datev 'weiss von nix', auch gibt es keinen autom. generierten Servicekontakt (war ja Schaltjahr).

'Storno auf die letzten zwei Rechnungen nicht möglich'.

Wie bitte. Ich glaub mein Schwein pfeift.

Naja Schwamm drüber.

Ich zeig dir ersma mein FritzProtokoll, der kann sogar Schaltjahr (der Emailprovider bei dems landet auch) u. dann klappts auch mit dem Storno....

[#9]

2. Erstellt DATEVnet pro Fax verbindliche Protokolle was wann wohin gefaxt wurde? In unserem Beruf ist das ja unter Umständen durchaus bedeutsam.

Meines Erachtens nicht!. Es werden nur die gesendeten Faxe als Mail gespeichert; ein Sende- und Empfangsjournal zB des letzten Monats oder aller Faxe habe ich noch nicht entdeckt (kann unser analoges Fax ...). Ob die Mail als Protokoll akzeptiert wird, weiß ich nicht. Unser analoges Fax druckt das Protokoll mit einem Auszug des Originalfaxes aus - hat mir schon mal geholfen, als das FA behauptet hat, ich hätte nur eine leere Seite gefaxt.

Schöne Grüße

Willi Müller

[#10]

Ob die Mail als Protokoll akzeptiert wird, weiß ich nicht.

Muss. GoBD-konforme Aufbewahrung (z.B. bei einem großen Provider) wäre im Zweifel hilfreich.

[#11]

Unser analoges Fax druckt das Protokoll mit einem Auszug des Originalfaxes aus - hat mir schon mal geholfen, als das FA behauptet hat, ich hätte nur eine leere Seite gefaxt.

Apropos, ist bei Fax nicht eig. Beweislastumkehr???
PS Ausdrucke vom Fax oder von sonst wo sind genauso Fälschungssicher wie z.B. Kassenberichte, also gar nicht.

[#12]

Hallo Herr Mayer,

wir setzen nicht auf eine DATEV Lösung, sondern auf eine VoIP TK Lösung der Telekom und wickeln alles über unsere TK Anlage, auch alle FAX Aufträge ab. Es handelt sich um die Net Phnone Lösung der Telekom, die gleiche Software wird auch von der Firma Swyx angeboten.

Protokolle aller FAX Sendungen werden in einer Datenbang gesichert, zusätzlich werden in einer zweiten Datenbank auch die Kommunikationsparameter gesichert und als gepackte Datei noch einmal das eigentliche FAX. Bei uns ist DMS  und Outlook im Einsatz auch hier klappt die Verbindung gut. Die Software läuft im WTS aber auch über eine VPN Verbindung. Die Software ist bei uns seit 2009 im Dienst und DMS seit 2014.  Bis jetzt keine negativen Erfahrungen damit gemacht.