DATEV smartit Fremdprogramme, Datensicherung etc.

[#1]

Hallo,

 
derzeit nutzen wir Partner asp. Wir interessieren uns für unsere drei Plätze aber für Smart It um kosten zu sparen.

1. wie verschlüsselt man denn Dateien im Smart it um diese z.B per Mail zu versenden?

Derzeit nutzen wir 7zip. Kann man das installieren? Und dann mit der rechten Maustaste verschlüsseln und versenden?

2. wie läuft denn die Datensicherung auch der Mails im Outlook?

3. wie kommt man mit dem Speicher zurecht und was kostet die Erweiterung und bis zu welcher Grenze? Derzeit brauchen wir ca.160GB. Die 100GB sind ja inclusive der DATEV Datenbank, die ja ständig wächst.

Grüsse

[#2]

Unabhängig der drei Fragen würde ich mir das gut überlegen und besser beim Solution Partner nochmal nachhaken oder das Preisgespräch suchen. 

Die Nachteile von SmartIT sind bekannt und irrelevant?

1. DATEV SmartCard / mIDentity ist ein Muss
2. das Sicherheitspaket damit ein Muss
3. damit ist Windows ein Muss
4. macOS / Apple wird nicht unterstützt
5. echte Namen werden nicht angezeigt; man ist eine reine kryptische Nummer bei DATEV
   1. das macht das Identifizieren schwer, wenn in DATEV Daten durch 2 andere Kollegen gesperrt sind (welche Nummer bin ich?)
6. E-Mails laufen nur, wenn man diese über DATEVnet laufen lässt
   1. ob Exchange online auch offiziell unterstützt wird, kann ich nicht sagen
   2. ist der E-Mail Provider 1und1 oder ein anderer, kann man Outlook nicht damit verbinden
7. Scan2SMB aka Scan direkt in die SmartIT auf ein Netzlaufwerk: nicht möglich
   1. Scan muss via copy/paste lokal in die SmartIT kopiert/verschoben werden
8. DATEV Telefonie / Cloud Telefonie wird nicht unterstützt (SwyxOn & Co.)

---

@schöni schrieb:

1. wie verschlüsselt man denn Dateien im Smart it um diese z.B per Mail zu versenden?

---

Wenn die E-Mails über DATEVnet laufen, dann via DATEVnet E-Mail Verschlüsselung (aufpreispflichtig), die nicht wirklich benutzerfreundlich und modern ist: Wie kann man DATEV verschlüsselte E-Mails auf dem Mac öffnen?

Werden / Sollen E-Mails auch am Smartphone/Tablet inkl. Termine synchronisiert werden, braucht man DATEVnet mobil, was nochmals zusätzliche Kosten verursacht und nicht "mal eben so" eingerichtet ist. DATEV ist hier hochsicher 🔒 aber sehr wenig komfortabel. 

Möchte man sich E-Mails im Browser bei DATEVnet anschauen: geht nicht. Exchange online bietet hier die Möglichkeit sich unter www.outlook.com überall anzumelden + eine 2FA App (kein Muss aber unbedingt zu empfehlen). 

Wird Exchange online genutzt, hat man andere Möglichkeiten. Ob 7zip als Standard installiert wird, kann ich aktuell nicht sagen. Ich meine aber (ohne Gewähr): ja. Eine echte Verschlüsselung ist das allerdings auch nicht und ich als Kommunikationspartner wäre ziemlich angenervt, wenn ich jede ZIP mit einem Kennwort erst entpacken müsste. Und ist das Kennwort immer gleich & bekommen Dritte Wissen über das Kennwort, können die nach Zugang des Kennworts alles Zukünftige auch mitlesen. Hier gibt es andere Tools & technische Möglichkeiten. 

---

@schöni schrieb:

2. wie läuft denn die Datensicherung auch der Mails im Outlook?

---

Wenn sie über DATEVnet laufen, dann meine ich über MailStore (aufpreispflichtig). Hat man Exchange online, kann man die dortige E-Mail Archivierung nutzen oder als Option dazu buchen. Laut KPMG ist das alles OK.  

---

@schöni schrieb:

3. wie kommt man mit dem Speicher zurecht und was kostet die Erweiterung und bis zu welcher Grenze?

---

Bisher hat sich in meinen wenigen Fällen niemand beschwert. Die Kosten sollten in der 231 Seiten DATEV Preisliste zu finden sein.  

[#3]

Vielen Dank.

derzeit bin ich mit meinem Partner asp recht zufrieden.

für 2 Plätze mit Exchange Office Sicherheitstools zahlen wir netto ca.350.

ich denke da ist das die bessere Lösung.

[#4]

---

@schöni  schrieb:

derzeit bin ich mit meinem Partner asp recht zufrieden.

für 2 Plätze mit Exchange Office Sicherheitstools zahlen wir netto ca.350.

---

Was ein vollkommen fairer Preis ist. (Manchmal muß man das ja nur einmal von einem unbeteiligten Dritten hören, um beruhigt zu sein)

Wenn Sie einen Blick auf Seite 91 der DATEV-Preisliste werfen, werden Sie sehen, daß SmartIT zunächst günstiger wirkt, aber wenn man dann die Lizenzen und vor allem die Datensicherung dazubucht, ist man gar nicht so weit davon entfernt.

Dann muß man den Aufwand für den Umzug und die Einichtung inclusive eines Gewissen Komfortverlusts - wie von @metalposaunist  beschrieben - dazurechnen und dann überlegen, ob es das wirklich Wert ist, nur um eventuell 20 oder 30 Euro im Monat zu sparen. Kommt dann noch DMS dazu, kippt das Ganze auch wieder.

Sie sagen ja selbst, daß Sie eigentlich zufrieden sind. Was bringen dann 200 - 400 Euro Ersparnis pro Jahr? Die kann man sicher effektiver woanders wieder reinholen.

[#5]

Das ist richtig. Ich denke da bleiben wir beim Partner asp.

[#6]

Hallo zusammen,

nachdem die drei ursprünglichen Fragen bereits dankenswerterweise von @metalposaunist beantwortet wurden, möchten wir in diesem Zusammenhang auf das Angebot eines kostenlosen Beratungstermins hinweisen: Online-Terminbuchung von DATEV (terminland.de)

Dabei kann individuell auf Anforderungen eingegangen und so der bestmögliche Weg skizziert werden. Wenn PARTNERasp für Sie gut funktioniert und unter allen Abwägungen das Richtige ist, spricht selbstverständlich nichts dagegen, dabei zu bleiben.

Zur DATEV-SmartIT bleibt uns vor allem zu sagen, dass wir wie bspw. in Gelöst: Nutzung Chromebook unter Smart-IT - DATEV-Community - 295828 beschrieben intensiv daran arbeiten, die DATEV-SmartIT zu optimieren um unter anderem nicht mehr ausschließlich auf die SmartCard angewiesen zu sein.

Auch gibt’s zum Thema Exchange Online positive Nachrichten, wie in Freigabe MS 365 (insb. Teams) für DATEV SmartIT Co... - DATEV-Community - 244786 dokumentiert und auch hier arbeiten wir an weiteren Optimierungen.

Viele Grüße

Florian Rupp

[#7]

Sind diese Nachteile bei Smart IT immer noch so vorhanden?

[#8]

Hallo @Tribseeser ,

ich versuche mal auf die o. g. Punkte (/Nachteile) ein wenig einzugehen:

DATEV SmartCard / mIDentity ist ein Muss

Nein. Zur Authentifizierung an der DATEV-SmartIT kann auch der DATEV SmartLogin verwendet werden. Ob die DATEV SmartCard / mIDentity benötigt wird, hängt vom jeweiligen Anwendungsfall ab. Eine Übersicht ist hier zu finden: Vergleich DATEV SmartLogin und SmartCard - DATEV Hilfe-Center

das Sicherheitspaket damit ein Muss

Die Installation am lokalen Client ist nur notwendig, wenn die DATEV SmartCard / mIDentity lokal zur Authentifizierung an der DATEV-SmartIT verwendet werden soll. Ggf. reicht auch der Kartentreiber (DATEV SmartCard in einer Terminalserver-Umgebung nutzen - DATEV Hilfe-Center Kapitel 3.1) wenn die DATEV SmartCard / mIDentity nur in der Sitzung genutzt wird.

damit ist Windows ein Muss

Die Empfehlung ist natürlich als supportete Clientplattform Windows zu verwenden (Unterstützte Betriebssysteme, Updates und Systemkomponenten - DATEV Hilfe-Center). Auf Grund der technischen Gegebenheiten durch unseren Technologie-Partner, ist es nun grundsätzlich möglich sich von diversen Geräten an der DATEV-SmartIT anzumelden (iOS, macOS, Android, Linux, etc.).

macOS / Apple wird nicht unterstützt

Bei macOS handelt sich um ein Betriebssystem, auf welchem die DATEV-Programme nicht lauffähig sind. Jedoch haben wir positive Erfahrung mit macOS in der Nutzung als Remoteclient mit DATEV-SmartIT gemacht: DATEV-SmartIT: Arbeiten am Apple macOS Client - DATEV Hilfe-Center

echte Namen werden nicht angezeigt; man ist eine reine kryptische Nummer bei DATEV

• das macht das Identifizieren schwer, wenn in DATEV Daten durch 2 andere Kollegen gesperrt sind (welche Nummer bin ich?)

Welche UserID man selbst hat sieht man z. B. im Dateiexplorer in der Bezeichnung vom Laufwerk W oder direkt nach der Anmeldung im Browser. Eine Übersicht ist im DATEV-SmartIT-Serviceportal zu finden: Voraussetzungen und Überblick DATEV-SmartIT-Serviceportal - DATEV Hilfe-Center

E-Mails laufen nur, wenn man diese über DATEVnet laufen lässt

• Ob Exchange online auch offiziell unterstützt wird, kann ich nicht sagen

• Ist der E-Mail Provider 1und1 oder ein anderer, kann man Outlook nicht damit verbinden

Alle in DATEV-SmartIT unterstützten E-Mail-Lösungen werden auf https://go.datev.de/smartit-mailing dargestellt. Microsoft Exchange Online wird unterstützt und kann bei Einsatz der Microsoft 365-Apps in DATEV-SmartIT genutzt werden. Es ist richtig, dass andere, auf der Seite nicht dargestellte Exchange-Lösungen, nicht unterstützt werden.

Scan2SMB aka Scan direkt in die SmartIT auf ein Netzlaufwerk: nicht möglich

• Scan muss via copy/paste lokal in die SmartIT kopiert/verschoben werden

SCAN2SMB ist technisch bedingt nicht möglich. Das Vorgehen wird in In DATEV-SmartIT scannen - DATEV Hilfe-Center beschrieben. Alternativ können auch Cloudspeicher, in die gescannt wird, über den Internetbrowser in der DATEV-SmartIT aufgerufen werden.

DATEV Telefonie / Cloud Telefonie wird nicht unterstützt (SwyxOn & Co.)

Im Rahmen des Zusatzmoduls Anbindung Drittanbieter steht Ihnen einen ausgewählte Übersicht an Drittanbieterlösungen zur Verfügung. Darunter finden Sie auch Lösungen von Cloud-Telefonie-Anbietern. Diese können mit der DATEV Telefonie Basis eingesetzt werden.

Ich hoffe das hilft weiter!

Schönes Wochenende

Florian Rupp