DATEV smartit Fremdprogramme, Datensicherung etc.

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Hallo,

 
derzeit nutzen wir Partner asp. Wir interessieren uns für unsere drei Plätze aber für Smart It um kosten zu sparen.

1. wie verschlüsselt man denn Dateien im Smart it um diese z.B per Mail zu versenden?

Derzeit nutzen wir 7zip. Kann man das installieren? Und dann mit der rechten Maustaste verschlüsseln und versenden?

2. wie läuft denn die Datensicherung auch der Mails im Outlook?

3. wie kommt man mit dem Speicher zurecht und was kostet die Erweiterung und bis zu welcher Grenze? Derzeit brauchen wir ca.160GB. Die 100GB sind ja inclusive der DATEV Datenbank, die ja ständig wächst.

Grüsse

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Unabhängig der drei Fragen würde ich mir das gut überlegen und besser beim Solution Partner nochmal nachhaken oder das Preisgespräch suchen. 

Die Nachteile von SmartIT sind bekannt und irrelevant?

1. DATEV SmartCard / mIDentity ist ein Muss
2. das Sicherheitspaket damit ein Muss
3. damit ist Windows ein Muss
4. macOS / Apple wird nicht unterstützt
5. echte Namen werden nicht angezeigt; man ist eine reine kryptische Nummer bei DATEV
   1. das macht das Identifizieren schwer, wenn in DATEV Daten durch 2 andere Kollegen gesperrt sind (welche Nummer bin ich?)
6. E-Mails laufen nur, wenn man diese über DATEVnet laufen lässt
   1. ob Exchange online auch offiziell unterstützt wird, kann ich nicht sagen
   2. ist der E-Mail Provider 1und1 oder ein anderer, kann man Outlook nicht damit verbinden
7. Scan2SMB aka Scan direkt in die SmartIT auf ein Netzlaufwerk: nicht möglich
   1. Scan muss via copy/paste lokal in die SmartIT kopiert/verschoben werden
8. DATEV Telefonie / Cloud Telefonie wird nicht unterstützt (SwyxOn & Co.)

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@schöni schrieb:

1. wie verschlüsselt man denn Dateien im Smart it um diese z.B per Mail zu versenden?

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Wenn die E-Mails über DATEVnet laufen, dann via DATEVnet E-Mail Verschlüsselung (aufpreispflichtig), die nicht wirklich benutzerfreundlich und modern ist: Wie kann man DATEV verschlüsselte E-Mails auf dem Mac öffnen?

Werden / Sollen E-Mails auch am Smartphone/Tablet inkl. Termine synchronisiert werden, braucht man DATEVnet mobil, was nochmals zusätzliche Kosten verursacht und nicht "mal eben so" eingerichtet ist. DATEV ist hier hochsicher 🔒 aber sehr wenig komfortabel. 

Möchte man sich E-Mails im Browser bei DATEVnet anschauen: geht nicht. Exchange online bietet hier die Möglichkeit sich unter www.outlook.com überall anzumelden + eine 2FA App (kein Muss aber unbedingt zu empfehlen). 

Wird Exchange online genutzt, hat man andere Möglichkeiten. Ob 7zip als Standard installiert wird, kann ich aktuell nicht sagen. Ich meine aber (ohne Gewähr): ja. Eine echte Verschlüsselung ist das allerdings auch nicht und ich als Kommunikationspartner wäre ziemlich angenervt, wenn ich jede ZIP mit einem Kennwort erst entpacken müsste. Und ist das Kennwort immer gleich & bekommen Dritte Wissen über das Kennwort, können die nach Zugang des Kennworts alles Zukünftige auch mitlesen. Hier gibt es andere Tools & technische Möglichkeiten. 

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@schöni schrieb:

2. wie läuft denn die Datensicherung auch der Mails im Outlook?

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Wenn sie über DATEVnet laufen, dann meine ich über MailStore (aufpreispflichtig). Hat man Exchange online, kann man die dortige E-Mail Archivierung nutzen oder als Option dazu buchen. Laut KPMG ist das alles OK.  

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@schöni schrieb:

3. wie kommt man mit dem Speicher zurecht und was kostet die Erweiterung und bis zu welcher Grenze?

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Bisher hat sich in meinen wenigen Fällen niemand beschwert. Die Kosten sollten in der 231 Seiten DATEV Preisliste zu finden sein.  

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Vielen Dank.

derzeit bin ich mit meinem Partner asp recht zufrieden.

für 2 Plätze mit Exchange Office Sicherheitstools zahlen wir netto ca.350.

ich denke da ist das die bessere Lösung.

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@schöni  schrieb:

derzeit bin ich mit meinem Partner asp recht zufrieden.

für 2 Plätze mit Exchange Office Sicherheitstools zahlen wir netto ca.350.

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Was ein vollkommen fairer Preis ist. (Manchmal muß man das ja nur einmal von einem unbeteiligten Dritten hören, um beruhigt zu sein)

Wenn Sie einen Blick auf Seite 91 der DATEV-Preisliste werfen, werden Sie sehen, daß SmartIT zunächst günstiger wirkt, aber wenn man dann die Lizenzen und vor allem die Datensicherung dazubucht, ist man gar nicht so weit davon entfernt.

Dann muß man den Aufwand für den Umzug und die Einichtung inclusive eines Gewissen Komfortverlusts - wie von @metalposaunist  beschrieben - dazurechnen und dann überlegen, ob es das wirklich Wert ist, nur um eventuell 20 oder 30 Euro im Monat zu sparen. Kommt dann noch DMS dazu, kippt das Ganze auch wieder.

Sie sagen ja selbst, daß Sie eigentlich zufrieden sind. Was bringen dann 200 - 400 Euro Ersparnis pro Jahr? Die kann man sicher effektiver woanders wieder reinholen.

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Das ist richtig. Ich denke da bleiben wir beim Partner asp.

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Hallo zusammen,

nachdem die drei ursprünglichen Fragen bereits dankenswerterweise von @metalposaunist beantwortet wurden, möchten wir in diesem Zusammenhang auf das Angebot eines kostenlosen Beratungstermins hinweisen: Online-Terminbuchung von DATEV (terminland.de)

Dabei kann individuell auf Anforderungen eingegangen und so der bestmögliche Weg skizziert werden. Wenn PARTNERasp für Sie gut funktioniert und unter allen Abwägungen das Richtige ist, spricht selbstverständlich nichts dagegen, dabei zu bleiben.

Zur DATEV-SmartIT bleibt uns vor allem zu sagen, dass wir wie bspw. in Gelöst: Nutzung Chromebook unter Smart-IT - DATEV-Community - 295828 beschrieben intensiv daran arbeiten, die DATEV-SmartIT zu optimieren um unter anderem nicht mehr ausschließlich auf die SmartCard angewiesen zu sein.

Auch gibt’s zum Thema Exchange Online positive Nachrichten, wie in Freigabe MS 365 (insb. Teams) für DATEV SmartIT Co... - DATEV-Community - 244786 dokumentiert und auch hier arbeiten wir an weiteren Optimierungen.

Viele Grüße

Florian Rupp