Beraterstammdaten bei mehreren Kanzleistandorten

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Liebe Datev-Community,

unsere Kanzlei hat vier verschiedene Standorte. Wie kann ich die Beraterstammdaten so anlegen, dass die Steuerbescheide zum richtigen Standort geschickt werden? Leider sind nicht allen Mandanten (und auch manche Mitarbeiter) so digital wie wir und wollen den Original-Bescheid, da wäre es am leichtesten, dass die Bescheide dorthin kommen, wo die Steuererklärungen auch erstellt wurden. Man kann zentral die Beraterstammdaten für die Steuerprogramme einstellen, dann ist da aber nur ein Standort hinterlegt. Oder habe ich da was übersehen? Wie machen das denn andere Kanzleien mit mehreren Standorten? Würde mich über eine Info freuen! Vielen Dank und schönen Feierabend! 

Julia Thomas

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Würde mich vorab interessieren, auch wenn ich die Lösung nicht kenne: Hat also jeder Standort seine eigene Beraternummer und sein eigenes DATEV inkl. eigener Mandate, also 4 unabhängige DATEV Installationen?

Wir haben auch 2 Standorte, zwei Beraternummer aber greifen mit DATEVasp auf 1 DATEV zu mit gemeinsamen Mandanten. 

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Hallo,

eine Lösung kann ich zwar nicht bieten, aber dafür einen kleinen Erfahrungsbericht:

Wir haben drei Standorte (Standort 1 hat die Hauptberaternummer, Standort 2 ist eine Unterberaternummer davon, Standort 3 ist eine GmbH mit eigener Beraternummer). Bei der Anlage der Mandanten, da alle Mitarbeiter das dürfen, geht öfters was durcheinander.

Für die Vollmachtsdatenbank haben alle separate Einträge. Die Schwierigkeit ist, das Ganze in den Smartcards bzw. USB-Sticks zu administrieren, da das im Normalfall nur für eine Kanzlei (evtl. mit Unterberaternummer geht). Kommt noch eine andere Hauptberaternummer dazu, muss das Ganze über einen schriftlichen Antrag bei der DATEV laufen.

Die einzelnen Zuordnungen werden in den Stammdaten je Mandant noch einmal unabhängig von der Beraternummer eingegeben, so dass man sich das in den verschiedenen Anwendungen nach Standorten filtern lassen kann.

Das nur mal ein kurzer Überblick mit einem wichtigen Hinweis: Es sollte klar geregelt sein, wer die Stammdaten bearbeitet, da es sonst sehr durcheinander geht und das je nach Sachverhalt sehr umfangreich werden kann, das zu bereinigen. Ich habe das hier mittlerweile aufgegeben und mache das nur noch im Einzelfall.

MfG,

Dirk Schmakies

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Hallo Julia Thomas,

möglicherweise hilft Ihnen folgender Workaround:

Sie können pro Standort einen eigenen Datenpfad für die Beraterstammdaten hinterlegen. Dann kann pro Datenpfad stets die gleiche Beraternummer hinterlegt werden, aber mit unterschiedlichen Adressen. Die jeweiligen Datenpfade müssten anschließend von den jeweiligen Mitarbeitern aus den verschiedenen Standorten eingestellt werden.

Beispiel:

• Standard-Datenpfad = Hauptsitz => Mitarbeiter in diesem Standort haben den Standard-Datenpfad (LW:\DATEV\DATEN\STEUERN\BERATERSTAMMDATEN) hinterlegt (Standardeinstellung).
• Neuer Datenpfad „Musterstadt“ = Standort in Musterstadt => Mitarbeiter in diesem Standort stellen den Datenpfad „Musterstadt“ ein.
• Neuer Datenpfad „Musterort“ = Standort in Musterort => Mitarbeiter in diesem Standort stellen den Datenpfad „Musterort“ ein.

Die Datenpfade können Sie in einem beliebigen Steuerprogramm unter Extras | Einstellungen | Datenpfade über die Datenpfad-Verwaltung (s. roter Kringel) anlegen. Die Datenpfade sind anschließend in allen Steuerprogrammen verfügbar.

Mit freundlichen Grüßen

Wolfgang Stimpfig
DATEVeG

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Vielen Dank Herr Stimpfig, das hört sich nach einer guten Lösung an! Das werden wir probieren.

Sonnige Grüße

Julia Thomas

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Es gibt auch noch das DATEV Tool "Unternehmensstrukturen" in welchem auch Standorte verwaltet werden können.

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Hallo, was wir nicht verstehen: Wo legen wir die Beraterstammdaten (bei uns eine Niederlassung) an? Wir haben unsere Kanzlei und eine Niederlassung mit andrem Namen etc. . Wir haben bei der ErbSt Erklärung über Extras Einstellungen die Zuordnung hinbekommen. Bei einem anderen Mandanten geht das Vorgehen nicht bei der USt Erklärung. Daher meinen wir, dass wir zunächst die Stammdaten der Niederlassung hinterlegen müssen und wir dann mit dem Datenpfad operieren. 

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Im neuen Kontext wieder aufgeblüht: Die "Unternehmensstrukturen" war auch mein Ansatz für digitalen Bescheidabruf.

In der VDB sind die Standorte und E-Mailadressen für die Mitteilung über den Bescheideingang leicht und einfach zu trennen. Jeder Standort erhält in Papierform die ihm zuzuordnenden Bescheide. Jeder Standort erhält bei digitaler Bekanntgabe auf eine dafür eigens angelegte Adresse Mitteilung über den Bescheideingang.

Leider ist das VDB-Konzept im DATEV Arbeitsplatz nicht durchgehalten, denn die dort angelegten Bekanntgabeadressen (entsprechend der Unternehmensstruktur) sind dem Dokumentenkorb nicht bekannt bzw. auch wenn ich einen Standort auswähle gibt es kein Kriterium im Bescheid, dass den Posteingang auf die Bescheide des Standortes beschränkt.

Der digitale Bescheidabruf füllt daher aktuell standortübergreifend den Dokumentenkorb desjenigen, der digitale Bescheide abruft.

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...über die Vollmachtsdatenbank. Dort lassen sich Bekanntgabeadressen verwalten.