digitale Personalakte als revisionssichers Speichermedium geeignet?

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Hallo Zusammen,

um die Digitalisierung bei der täglichen Arbeit im St.büro voranzutreiben stellen sich mir bezüglich der d.PA folgende Fragen:

Dient diese als internes Speichermedium?

Denn, um nicht alles in Papierform ständig auszudrucken und abzulegen wurde bei uns Datev DMS eingeführt - sehr oft habe ich nun gelesen, dass die dPA der "Entschlackung des DMS" dient ,denn Lohnrelevante Unterlagen (z.B. AUs) würden nicht in Datev DMS gehören.  Auch aus der Chefetage kamen Stimmen, das DMS nicht so "voll zu müllen".  Schön und gut, dann könnte man ja alles in der dPA ablegen oder?

• Aber was passiert wenn der Mandant inaktiv (Wechsel StB, Betriebseinstellung etc.) wird -
• Zahlt man dann trotzdem weiterhin für die dPA, auch wenn der Mandant nicht mehr da ist?
• Stellt man die dPA ein (keine Zahlung mehr), kommt man dann weiterhin an die dort abgelegten Dokumente?
• Sollte es eine Betriebsprüfung geben, kann man dann auf die abgelegten Dok. zurückgreifen?
• gibt es einen Zusammenhang mit UNO - bei Einstellung von UNO auch kein Zugriff mehr auf dPA?

Wie läuft das denn bei euch - wohin speichert Ihr die Lohnrelevanten Unterlagen der Mandantschaft revisionssicher?

Ähnliche Anmerkungen/ Probleme enthält der Beitrag: Digitale Personalakte und Mandantenüberträge

Digitale Personalakte und Mandantenüberträge - DATEV-Community - 341441

Die Umstellung auf Datev Personalakte zieht sich ja leider noch hin und die Fragen bleiben auch bei der Neuerung dieselben. Beitrag: Modernisierung Digitale Personalakte - Aktuelle Informationen

Modernisierung Digitale Personalakte - Aktuelle In... - DATEV-Community - 373233

Vielen Dank für eure Tipps.

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Also ein paar Frage kann ich beantworten:

1. Die Digitale Personalakte hängt mit UO zusammen, ohne UO keine digitale Personalakte.
2. Beim StB-Wechsel ist es wichtig das beim Mandatsübertrag die Unternehmen online Daten mitübertragen werden, das ist ein Häkchen. Wenn das gesetzt ist, kriegt der neue Berater die digitale Persoalakte 1:1 so bereit gestellt/übermittelt wie es beim alten war. Selbst der Posteingang bleibt erhalten und alle Register. Wird UO nicht mitübertragen, sind die Daten auch weg.

In wie weit die digitale Personalakte revisionssicher ist, weiß ich aber leider auch nicht, würde mich aber auch interessieren. Glaube das ist aber wahrscheinlich nur möglich, wenn man eine Verfahrensdokumentation hat und Arbeitsverträge und Kündigungen müssen wahrscheinlich dennoch in Papier aufbewahrt werden. Aber nur Halbwissen.

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@Becci schrieb:

Dient diese als internes Speichermedium?

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Was ist mit "intern" gemeint? Es ist ein Speicherort, auf den Berater wie Mandanten zugreifen können, wenn ein DUO Vertrag vorliegt. 

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@Becci schrieb:

Aber was passiert wenn der Mandant inaktiv (Wechsel StB, Betriebseinstellung etc.) wird -

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Wechselt er zu einem anderen DATEV Berater, wechseln alle Daten 1:1 zu diesem. 

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@Becci schrieb:

Zahlt man dann trotzdem weiterhin für die dPA, auch wenn der Mandant nicht mehr da ist?

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Man zahlt den Belege online Speicherplatz, solange man den Belege online Bestand nicht gegen teuer Entgelt deaktivieren lässt: DATEV Unternehmen online - Mandat inaktiv setzen 

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@Becci schrieb:

Stellt man die dPA ein (keine Zahlung mehr), kommt man dann weiterhin an die dort abgelegten Dokumente?

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Nein. Löscht man den Belege online Bestand, sind alle Daten weg. Deshalb: inaktiv setzen.  

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@Becci schrieb:

Sollte es eine Betriebsprüfung geben, kann man dann auf die abgelegten Dok. zurückgreifen?

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Kann man sich eine DVD gegen Entgelt bei DATEV bestellen, wo alle Daten inkl. Belege drauf sind: Lohn-Archiv-DVD aus LODAS erstellen Gibt's auch für LuG. Achtung ⚠️ bei der Kennzeichnung prüfungsrelevanter Dokumente. 

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@Becci schrieb:

gibt es einen Zusammenhang mit UNO - bei Einstellung von UNO auch kein Zugriff mehr auf dPA?

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Hier liegt ein Missverständnis teils vor: Die dPA hängt am Belege online Speicher, an den man nur mit einem DUO Vertrag kommt. Den DUO Vertrag zu 11 EUR kann man als Mandant kündigen; die Dokumente in Belege online sind davon unabhängig.  

Kanzleien haben immer einen DUO Vertrag kostenlos mit dabei. 

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@Becci schrieb:

Wie läuft das denn bei euch - wohin speichert Ihr die Lohnrelevanten Unterlagen der Mandantschaft revisionssicher?

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In der digitalen Personalakte.  

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Die dPA ist insofern revisionssicher, dass weder das Programm selbst noch DUO die Möglichkeit bieten, hochgeladene Dokumente nachträglich zu bearbeiten. Die Verknüpfung Mitarbeiter/Dokument lässt sich aber wieder trennen und man kann die Datei in DUO löschen.

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Danke für die schnellen Rückmeldungen! 

@metalposaunist 

Was ist mit "intern" gemeint? Es ist ein Speicherort, auf den Berater wie Mandanten zugreifen können, wenn ein DUO Vertrag vorliegt. 

Ich meine damit Kanzleiintern - bisher hatten wir alles in Papierform "gespeichert" wenn man es nun nur noch digital speichern möchte, dient dafür einzig und allein die dPA oder müsste man es zusätzlich noch in z.B. Datev DMS ablegen? 

Denn sollte der Mandant den Berater wechseln und man hat noch nicht alle Fallstricke bis zu Ende gedacht (Häkchen gesetzt), dann sind die Daten dann weg oder?

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Dieses "Kanzleiintern" und "Ablage in DMS" verstehe ich nicht und denke, hier gibt es grundsätzliches Missverständnis!

Die digitale Aufbewahrungspflicht der Daten des Mandanten ist eine gesetzliche Verpflichtung des Mandanten selber, nicht des Steuerberaters.

Eine Speicherung im DMS beim Berater ist daher aus meiner Sicht eine vollkommen falsche Vorgehensweise, denn allein dieser "Ort" (das DMS) ist nicht ein "Ort" des Mandanten, sondern NUR ein Speicherort des Steuerberaters.

Den Fall "für den Mandanten" in DMS zu speichern, mal ausgeklammert, da dies unnötige Probleme beinhalten kann, denn diese Daten müssten dann irgendwann gelöscht werden oder dem Mandanten ausgehändigt werden. 

Der Mandant muss die Daten speichern (Berater ist ggf. Erfüllungsgehilfe) und das wird über die Belegspeicherung in DUO erreicht (die Belege in DUO sind immer die Daten des Mandanten) oder in einem DMS des Mandanten selber.

Bei DUO am besten im MigMag, dann hat der Mandant auch jederzeit die Verfügungshoheit über - seine - Daten.

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@Becci schrieb:

bisher hatten wir alles in Papierform "gespeichert" wenn man es nun nur noch digital speichern möchte, dient dafür einzig und allein die dPA oder müsste man es zusätzlich noch in z.B. Datev DMS ablegen? 

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IT muss eindeutig sein und Daten an einem Ort liegen bzw. wenn man's redundant umsetzen möchte, braucht man einen zuverlässigen Automatismus. Andernfalls entsteht großes Chaos.  

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@Becci schrieb:

Denn sollte der Mandant den Berater wechseln und man hat noch nicht alle Fallstricke bis zu Ende gedacht (Häkchen gesetzt), dann sind die Daten dann weg oder?

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Nicht weg. Nur woanders: beim neuen DATEV Berater. Eine Kopie der Daten verbleibt nicht beim Altberater. 

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@Neu_hier schrieb:

denn allein dieser "Ort" (das DMS) ist nicht ein "Ort" des Mandanten, sondern NUR ein Speicherort des Steuerberaters.

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Jein. Das will milia grundsätzlich ändern und kann es auch schon 😊. Aber das führt an dieser Stelle zu weit. 

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@Becci  schrieb:

Denn sollte der Mandant den Berater wechseln und man hat noch nicht alle Fallstricke bis zu Ende gedacht (Häkchen gesetzt), dann sind die Daten dann weg oder?

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"Weg" aus dem Zugriff der eigenen Kanzlei, aber nicht weg im digitalen Nirwana. Wir haben letztens festgelegt, dass vor der Mandatsübergabe noch einmal eine Archiv-DVD inkl. aller Dokumente bestellt wird. Falls es dann im Rahmen einer BP nochmal Rückfragen geben sollte, sind wir nicht auf den neuen Berater angewiesen.

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@rschoepe

@rschoepe

Genau darauf wollte ich hinaus, ist der Mandant kein aktiver Mandant unserer Kanzlei mehr und hat eine Betriebsprüfung, denken die meisten Mandanten, hat ja alles der ehemalige Steuerberater. 

Und da die Betriebsprüfung sicherlich irgendwann nur noch ausnahmslos über eubp läuft, ist die Schnittstelle dafür der Stb. 

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Wenn der Mandant einen neuen Steuerberater hat, der auch DATEV einsetzt, hat die Unterlagen der neue Steuerberater.

Hat der Mandant keinen neuen Steuerberater, ist irgendwas gewaltig schief gelaufen. Setzt der neue Steuerberater nicht auf DATEV, wird er ja trotzdem irgendwie die ganzen Unterlagen bekommen haben, oder?

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@Neu_hier 

Verstehe, und was ist dann mit der Aufbewahrungspflicht für Steuerberater ?

Oder fallen die Lohnunterlagen nicht in das Spektrum der Aufbewahrungspflicht?

Vorrangig geht es mir um die Sicht des Steuerbüros.

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Es sollte sich innerbetrieblich intensiv mit dem § 66 StBerG - Handakten (Abs.1) + Dokumente und Daten vom Mandanten (Abs. 2) auseinandergesetzt und unterschieden werden + strafprozessuale Handakte als eigenständiger Bereich.

Mandantenunterlagen (Abs. 2) - Lohnunterlagen - des Mandanten müssen vom StB nur aufbewahrt werden, wenn der StB es "verpennt" hat - ich nenn das mal salopp so -  diese nach den gesetzlichen Erfordernissen dem Mandanten auszuhändigen und ggf. nach den gesetzten, verstrichenen Fristen zu löschen.

Das ist zwar kein absolutes Muss (aktive Abgabe an den Mandanten oder Löschung - Löschung evtl. nach DGSVO),  wenn der Mandant die Daten z.B. gar nicht verlangt, aber taktisch und rechtlich sehr, sehr, sehr sinnvoll diese Fremddaten (Abs. 2) nach Mandatsbeendigung schnellstmöglich loszuwerden (Kosten, AP, Fahndung etc.).  

Daher ist die Speicherung der Daten des Mandanten in eigener Regie (MigMag) das Gebot der Stunde.

Meinung - keine Rechtsberatung.....

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@metalposaunist 

@Becci schrieb:

Sollte es eine Betriebsprüfung geben, kann man dann auf die abgelegten Dok. zurückgreifen?

Kann man sich eine DVD gegen Entgelt bei DATEV bestellen, wo alle Daten inkl. Belege drauf sind: Lohn-Archiv-DVD aus LODAS erstellen Gibt's auch für LuG. Achtung    bei der Kennzeichnung prüfungsrelevanter Dokumente. 

Hier muss ich nochmal genauer Nachhaken:

Nehmen wir an, es handelt sich um einen Mandant, der inaktiv gesetzt wurde -

Dann hatten Sie ja gesagt, dass man immer noch Zugriff auf die dPA und die dort abgelegten Dokumente hat.

Somit benötige ich in diesem Fall keine Lohn Archiv DVD - richtig?

Nehmen wir an, es handelt sich um einen Mandant, der inaktiv gesetzt wurde und seine Daten 1:1 mit zum neuen Stb nehmen konnte, dann müsste ich mich nicht mal (wenn auch nur aus Kulanz) um die Zuarbeit von prüfungsrelevanten Dokumenten bemühen. 

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@Becci schrieb:

Somit benötige ich in diesem Fall keine Lohn Archiv DVD - richtig?

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Kommt denke ich immer auf den Anwendungsfall an. Wenn man kanzleiintern die Dokumente nochmal braucht, kommt man da noch dran. Will ein Prüfer sie sehen, kann man dem nur eine DVD an die Hand drücken. 

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@Becci schrieb:

dann müsste ich mich nicht mal (wenn auch nur aus Kulanz) um die Zuarbeit von prüfungsrelevanten Dokumenten bemühen. 

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Kann ich nichts Gesichertes zu sagen. Ich rechne keine Löhne ab und kenne mich im genauen Prozedere dort nicht aus. Das ist aus meiner Sicht Lohnfachwissen.