begleitende Entgelunterlagen nur noch elektronisch - Erfahrungsberichte

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Guten Abend,

wie geht Ihr mit diesem Thema um? Klappt bei Euch diese ohne große Problem? Sprich die Arbeitsverträge und z.B. die Befreiungsanträge zur gesetzlichen RV zu den Minijobbern werden Euch nun nur noch mit Signatur des AN vorgelegt. Und jedes Dokument zu jeden MA wird von Euch einzeln bei Euch abgespeichert?

Die Mitgliedsbescheinigungen der gesetzlichen Krankenkassen müssten ja eigentlich von der Krankenkasse elektronisch zunächst einmal an den AN übermittelt werden.... ich habe bisher von keiner KK oder AN diese elektronisch übermittelt bekommen.....sondern nur in alter Art und Weise.    

Auf Euere Erfahrungsberichte bin ich schon gespannt.....

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Wird bei uns bisher null umgesetzt.

Viele dieser Unterlagen zB Arbeitsverträge, Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen , BAV-Verträge …..liegen uns oft gar nicht vor. Sie verbleiben zu geschätzt 70 % (eher mehr) beim Arbeitgeber 

Thema Elektronische Personalakte soll bei uns demnächst mal in Angriff genommen werden.

Aber auch da denke ich nicht das alle Mandanten alles plötzlich an uns schicken (muss auch nicht ….)

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Wir hatten bei einigen Mandanten die Lösung von Datev im Einsatz.

Bis die ersten Rechnungen kamen.

Es waren teilweise Mandanten mit 1 Mitarbeiter.

Dann legen wir definitiv drauf.

Wir legen die Daten ab diesem Jahr in DMS ab.

Archivsicher, so wie unsere Anwälte.

Individueller Bereich 1 / jetzt Lohn

 < Abrechnungsunterlagen

 < Allgemeiner Schriftverkehr

 < Personalunterlagen // Zuordnung zum Mitarbeiter

 < Prüfungsunterlagen

 < Baulohn

Das klappt super, man kann nach Mitarbeitern suchen

Man kann nach Stichwörten suchen

Dateien und e-mails ablegen wie gewohnt ohne Zwischenschritte.

Die meisten Mandanten legen die Unterlagen sowieso selbst ab.

Wenn nicht haben wir alles sofort Griffbereit und können es senden oder dem Prüfer zur Verfügung stellen.

Gruß

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Also legt ihr die Dokumente nur in DMS ab mit bestimmter Bezeichnung bzw. Zuordnung. Aber diese müssten ja alle einzeln pro AN abgelegt werden und bestimmte Formen müssen doch auch eingehalten werden... wie bei AV und sonstiges ...

das mit DMS nutzen wir zum Glück schon länger. Aber jetzt gibt es ja dazu bestimmte Regeln einzuhalten zu den begleitenden Entgeltunterlagen. Bei ein paar Mandanten nutze ich sogar die Digitale Personalakte. Aber sind noch nicht viele... 

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Wir haben schon seit einigen Jahren (seit vor-/letztem Jahr intensiviert) die Digitale Personalakte im Einsatz. Bei einem Mandanten nutze ich sie nicht, da ist aber der Mandanten aktenführende Stelle und ich kann mir zur Not (wenn das Filesystem die Grätsche macht) alle Unterlagen wieder per FTP ziehen.

Unterschrift auf den Dokumenten ist eine andere Baustelle. Ich habe es durchaus, dass Mandanten z.B. den Personalfragebogen am PC ausfüllen, mir als PDF ohne Unterschrift senden und sich selbst zur Unterschrift ausdrucken. War bisher bei Prüfungen noch kein Problem (zumindest nicht, dass ich es mitbekommen hätte), aber auch da muss im Zweifel dann eben der Mandant die Unterschrift nachweisen.

An der Stelle ist dann übrigens der o.g. Mandant vorbildlich, die haben ein Signaturpad (bzw. auf Arbeitgeber-Seite eine elektronische Signatur) angeschafft und unterschreiben damit z.B. bAV-Verträge. Da steht aber auch der Chef voll hinter und treibt das voran.

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Das ist ja vorbildlich!