(Zustell-)Vollmacht für Sozialversicherungsträger

[#1]

Guten Morgen,

ich würde gerne mal wissen, wie mit dem obigen Thema umgegangen wird. Teilen Sie den Sozialversicherungsträgern, insbesondere den Krankenkassen und der Berufsgenossenschaft, mit, dass sie das Mandat betreuen und die Korrespondenz erhalten möchten?

Wir haben in der Regel keine schriftlichen Vollmachten vorliegen. Bei zwei Mandanten haben wir entsprechende Vollmachten. Meine Erfahrung bei diesen Mandanten ist, dass wir die Unterlagen der Sozialversicherungsträger immer schnell und vollständig vorliegen haben. Es handelt sich aber auch um Mandanten mit einer geringen Arbeitnehmer- und Krankenkassenzahl. Bei diesen Mandaten behalten wir in der Regel die Originale und informieren die Mandanten mit einer entsprechenden Kopie.

Ich würde mich freuen, Erfahrungen, Erlebnisse, Bedenken oder auch Verfahrensweisen zu erfahren und sich ggf. auszutauschen.

Vielen Dank.

Viele Grüße

T. Reich

[#2]

Hallo Herr Reich,

in den meisten Fälle teilen wir den Krankenkassen bei der Anmeldung des Unternehmens mit, wer Ansprechpartner und Korrespondenzadresse ist. Das funktioniert wunderbar. Einige BKK`s haben zwar ein paar Probleme.

VG

Andreas Horst 

[#3]

Hallo Herr Reich,

gute Idee sich einmal auszutauschen.  Vollmachten vermeiden wir (wenn der Mandant uns darauf anspricht natürlich nicht). Die Mandaten sollen wissen und merken, dass die Lohnbearbeitung kein Pappenstiel ist und Zeitfaktoren eine große Rolle spielen können.

Gruß

C. Rohwäder

[#4]

Hallo Herr Horst,

vielen Dank für Ihre Rückmeldung.

machen Sie das auch, wenn neue Krankenkassen hinzu kommen? Haben die BKK'n Probleme, da Sie keine Vollmacht des Mandanten beifügen?

Wie informieren Sie die Mandanten über die Korrespondenz?

Hallo Herr Rohwäder,

ich danke auch Ihnen für Ihre Antwort. Ja, grundsätzlich fände ich es schön, wenn sich auch etwas mehr über die organisatorischen Seiten ausgetauscht wird. So kann man dann auch mal über den Tellerrand schauen.

Hat es einen Grund, dass Sie Vollmachten  - aus natürlich der Mehrarbeit - vermeiden? Verstehe ich Sie richtig, dass Sie damit meinen, dass die Mandanten ruhig erst einmal alle Post und alle Anrufe bekommen sollen, damit sie merken, wie oft so etwas vorkommt? So habe ich das noch nicht gesehen. Ich fürchte viel mehr den Mehraufwand, wenn man alle Anrufe und Briefe erhält, der Information und Dokumentation der Korrespondenz an den Mandanten. Wie ja schon schrieb, wir informieren die Mandanten über die Korrespondenz, was ggf. auch Telefonate - natürlich nicht ein Drei-Satz-Telefonat - einschließt.

Viele Grüße

T. Reich

[#5]

Hallo Herr Reich,

wir übermitteln an die Krankenkassen auch keine Vollmachten.

Bisher gab es bei uns nur bei der Bundesknappschaft (Minijob-Zentrale) Probleme, dass die die Daten nur an den Mandanten schicken wenn keine Vollmacht vorliegt. Aber solche Nickligkeiten sind bei denen ja normal.

Bei allen anderen Krankenkasse hat bisher alles wunderbar funktioniert.

Wenn wir bei neuen Krankenkassen das Stammblatt für die Firmendaten von unseren Mandanten erhalten füllen wir dies natürlich aus und geben dann auch zusätzlich unsere Kontaktdaten mit.

Außerdem haben wir mit unseren Mandanten vereinbart, dass wir für sie das SEPA-Lastschriftmandat bei neuen Krankenkassen ausfüllen und auch mit im Auftrag unterschreiben. Auch hierbei konnten wir bisher keine negativen Erfahrungen sammeln. Selbst die Knappschaft macht ausnahmsweise keine Probleme.

Gruß

Björn Niggemann

[#6]

Hallo Herr Niggemann,

auch Ihnen erst einmal einen schönen Tag für die Rückmeldung.

Außerdem haben wir mit unseren Mandanten vereinbart, dass wir für sie das SEPA-Lastschriftmandat bei neuen Krankenkassen ausfüllen und auch mit im Auftrag unterschreiben.

Das ist ja interessant: Die Krankenkassen akzeptieren Lastschriftmandate mit Unterschrift vom Steuerberater ohne Kontenvollmacht. Na, wenn das mal hausintern von der Revision der KK'n dem jeweiligen Sachbearbeiter nicht irgendwann um die Ohren gehauen wird. Haben Sie den eine Dokumentation, dass Sie die Lastschrift erteilen dürfen?

Vielen Grüße

T. Reich

[#7]

Hallo Herr Reich,

ja wir haben Vereinbarungen mit den Mandanten, dass wir dies für sie machen dürfen, wenn es gewünscht ist.

Gruß

Björn Niggemann

[#8]

Hat es einen Grund, dass Sie Vollmachten - aus natürlich der Mehrarbeit - vermeiden? Verstehe ich Sie richtig, dass Sie damit meinen, dass die Mandanten ruhig erst einmal alle Post und alle Anrufe bekommen sollen, damit sie merken, wie oft so etwas vorkommt? So habe ich das noch nicht gesehen. Ich fürchte viel mehr den Mehraufwand, wenn man alle Anrufe und Briefe erhält, der Information und Dokumentation der Korrespondenz an den Mandanten. Wie ja schon schrieb, wir informieren die Mandanten über die Korrespondenz, was ggf. auch Telefonate - natürlich nicht ein Drei-Satz-Telefonat - einschließt.

Hallo Herr Reich,

unter Vollmacht vermeiden verstehen wir nicht das vermeiden von Mehrarbeit, sondern die verbesserte Mitwirkung der Mandanten. Den Bankeinzug erledigt der Mand. dann i.d.R. bald ohne Rückfrage; dass ein oder andere kostet ihm zu viel, und er kann es sehr gut selbst erledigen (uns bleiben Rückfragen erspart). Wir haben dennoch auch genung Mand., die einen Vollservice "genießen" (incl. Bank- u. weiterer Vollmachten).

Gruß

C. Rohwäder

[#9]

Moin Herr Reich,

auch bei uns gibt es so ziemlich alles, was man sich vorstellen kann.

In der Regel ist es so, wie die Vorschreiben schon mitgeteilt haben: Sofern wir den Erfassungsbogen von den einzelnen Krankenkassen bekommen, füllen wir diesen aus und teilen nur unsere BNR mit. Darüber wurden wir bisher noch von allen Kassen gefunden 😉 ...

Aber wir sind auch nicht "böse", wenn der Schriftwechsel direkt an den Mandanten geht. Ich bin mir aber auch nicht sicher, ob unsere Mandanten das wirklich registrieren, wieviel Post und Anrufe von den Kassen kommen. Post bekommen wir dann in der Regeln kommentarlos zugemailt oder gefaxt.

Beste Grüße

Mirko Haas

[#10]

Beitrag vom Nutzer gelöscht

[#11]

Erst einmal noch einen herzlichen Dank an alle für ihre Beiträge.

Ich schließe bisher daraus, dass dieses Thema in vielen Kanzleien nicht strukturiert angegangen wird. Bei uns ja auch nicht... .

Grundsätzlich wundere ich mich das auch nicht, da hier auch seitens der KK'n und BG'n kein Wert drauf gelegt wird, im Gegensatz zu unseren "Freunden" vom Finanzamt.

Auch die Datev stellt ja "nur" eine Vollmacht für das FA in der Toolbox zur Verfügung.

Es stimmt natürlich, dass durch die Übermittlung der Betriebsnummer und ggf. die Fragebögen der Krankenkassen schon viele Kontakte automatisch bei uns landen.

Über weitere Gedanken und Ideen zu diesen Thema würde ich mich freuen.

Viele Grüße

T. Reich