Vollständigkeit der Belege bei Elektronisch unterstützter Betriebsprüfung vorab prüfen

[#1]

Es steht wieder eine Sozialversicherungsprüfung an. Bei manchen Mandanten sind die Belege im DMS, bei denen, wo Unternehmen online genutzt wird, in der digitalen Personalakte.

Wie können die Belege dem Prüfer zugänglich gemacht werden?

Kann man vorab automatisiert prüfen, ob beispielsweise alle Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht bei denjenigen geringfügig Beschäftigten vorliegen, bei denen es entsprechend in LODAS vermerkt ist?

Die Sozialversicherungsprüfer dürfen, anders als die Lohnsteuerprüfer, keine DVD oder Wechseldatenträger an ihre Rechner anschließen. Meistens senden wir deshalb einige Unterlagen vorab per E-Mail.

Wie kann man dem DMS mitteilen, dass die Lohnbelege sofort in die digitale Personalakte übermittelt werden sollen, sofern es eine gibt?

Bislang hatten wir einen Benutzer "Prüfer" im Netzwerk mit Zugriff auf die Dokumentenablage Ordner "Lohn". Sollen wir nun auch noch ein altes Handy mit SmartLogin versehen, damit der Prüfer an einem unserer Rechner in die digitale Personalakte kommt?

Die Lohn-Archiv-DVD rufe ich jährlich für alle Mandantenbestände ab. Ist es wirklich notwendig, sich Plastik aus Nürnberg schicken zu lassen, damit die Daten dann ins eigene Netzwerk eingespielt werden?

[#2]

Hallo Herr Lemler,

eine digitale Übermittlung von Dokumenten ist mit der euBP nicht möglich.

Fordert der Prüfer zusätzlich zur euBP Dokumente an, z.B. Rentenversicherungsbefreiungen, können Sie diese per Archiv-DVD zur Verfügung stellen. Voraussetzung hierfür ist, dass die Dokumente mit der Digitalen Personalakte digitalisiert wurden.

Nähere Informationen finden Sie in den Dokumenten:  1070701 - Digitale Personalakte - Informationen für den Einsatz und 1071544 - Nutzung der Digitalen Personalakte in DATEV Unternehmen online vorbereiten.

Mit freundlichen Grüßen

Kristin Frohmeyer
Personalwirtschaft
DATEV eG

[#3]

Spoiler

Hallo Frau Frohmeyer,

das beantwortet meine Fragen nicht.

Eine entscheidende ist:

Kann man vorab automatisiert prüfen, ob beispielsweise alle Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht bei denjenigen geringfügig Beschäftigten vorliegen, bei denen es entsprechend in LODAS vermerkt ist?

[#4]

Hallo Herr Lemler,

eine automatisierte Prüfung, ob z. B. alle Anträge auf Befreiung der Rentenversicherungspflicht vorliegen, ist nicht möglich.

Alle Funktionen des Dokumentenmanagementsystems finden Sie unter Punkt 2.2 der Dokumentennummer 0904038 "Leistungsbeschreibung DATEV DMS classic, Version 9.0, Art.-Nr. 90001" in unserer Info-Datenbank.

Beste Grüße aus Nürnberg

Katharina Dietl

Personalwirtschaft

DATEV eG

[#5]

Hallo Frau Dietl,

bei uns ist DATEV DMS im Einsatz, nicht classic. Die Fragen bleiben aber die gleichen:

Wie können die Belege dem Prüfer zugänglich gemacht werden?

Die Sozialversicherungsprüfer dürfen, anders als die Lohnsteuerprüfer, keine DVD oder Wechseldatenträger an ihre Rechner anschließen. Meistens senden wir deshalb einige Unterlagen vorab per E-Mail.

Wie kann man dem DMS mitteilen, dass die Lohnbelege sofort in die digitale Personalakte übermittelt werden sollen, sofern es eine gibt?

Bislang hatten wir einen Benutzer "Prüfer" im Netzwerk mit Zugriff auf die Dokumentenablage Ordner "Lohn". Sollen wir nun auch noch ein altes Handy mit SmartLogin versehen, damit der Prüfer an einem unserer Rechner in die digitale Personalakte kommt?

Die Lohn-Archiv-DVD rufe ich jährlich für alle Mandantenbestände ab. Ist es wirklich notwendig, sich Plastik aus Nürnberg schicken zu lassen, damit die Daten dann ins eigene Netzwerk eingespielt werden?

[#6]

Ist das die gleiche Archiv DVD auch von den Kosten wie für die Fibu mit Beleglinkverknüpfung ?

Wenn ja wird das langsam schon richtig teuer, dann müsste ja für jeden Mandanten eine Archiv DVD auf der die digitale Personalakte in lesbarer Form *tiff oder *.pdf hinterlegt ist angefordert werden, was 

a) sehr aufwändig ist  

b) teuer und 

c) alles möglich aber nicht gerade ein digitaler workflow um nichtzusagen damit wird der Vorteil der EUBP geradezu konterkarriert. 

[#7 · Accepted solution]

Hallo @bodensee 

die Jahres−DVD mit Dokumenten Artikel 23675 kostet  40,00 Euro und beinhaltet alle Mandanten einer Beraternummer. Sie lässt sich mit dem Programm Lohn-Archiv bearbeiten und ist nicht mit der Rechnungswesen-Archiv DVD zu verwechseln. Diese gibt es nur mandantenweise für 50 Euro mit mehrerern Veranlagungsjahren.

Da wir bei neuen Mandanten nun immer die Finanz- und Lohnbuchhaltung auf der mandantengenutzten Beraternummer im zustimmungspflichtigen mitgliedsgebundenen Mandantengeschäft bearbeiten, benötigen wir künftig wohl für jeden eine eigene DVD. Die Gebühren dafür würden aber dem Mandanten von DATEV in Rechnung gestellt werden.

So langsam komme ich zu dem Ergebnis, dass es am einfachsten und günstigsten ist, dem Prüfer einen Rechner mit Internetzugang, Sicherheitspaket und einem alten Handy mit SmartLogin zur Verfügung zu stellen. Dann spart man auch die Gebühren für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung Sozialversicherung.

Wenn die Auswertungen von Lohn und Finanzbuchhaltung vollständig dem Mandanten in Unternehmen online zur Verfügung gestellt wurden, kann der Prüfer dort mit der entsprechenden Administrierung auch alles sehen, herunterladen und mit einer kostenlosen E-Mail-Adresse an seine eigene E-Mail-Adresse schicken.

Alles papierlos, aus nur einer Anwendung heraus mit minimalem Einrichtungsaufwand.

[#8]

Guten Morgen Freiburgersteuermann, 

ich ordere die Jahres Lohn Archiv DVD seit zig Jahren. 

Der Unterschied ist mir völllig klar, unklar war mir ob es für den Lohn ggf. je Mandant wg. der digitalen Personalakte eine Alternative die billiger ist gibt. Wohl nicht. 

PC dem Prüfer zu Verfügung stellen, so war meine Altvorgehen + Zugriff auf die Archivdaten. Dann nun aber die EUBP mit Fibudaten  zum Standard geworden ist, verbleiben zwar wenige aber immer noch einigie Dokumente RV Befreiung, Immartikulationsbescheinigungen, Studienordungen, Arbeitsverträge, Zeitnachweise usw. die ggf auf Anforderung des Prüfers/Prüferin zur Verfügung gestellt werden müssen. Dann bleibt vermutlich wirklich nur Kanzlei Handy mit Zugang UO und dort auf die Dokumente der digitalen Personalakte. Ansonsten Kopierarbeit oder eben 50EUR je Mandant- zu teuer. Bei mir werden in aller Regel so ca 25-30 Mandanten p.a. geprüft. 

Ganz Neu hatte ich auch noch nie die Bundesknappschaft ( Bochum) hat sich zu einer eigenständigen Prüfung für einen Mandanten angemeldet.