Speicherung Altmandate

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Liebe KOBs,

bei uns stellt sich die Frage, wie wir zukünftig die Daten von inaktiven Mandanten, die nicht von eine anderen Kanzlei mit DATEV übernommen wurde, am besten für eventuelle Prüfungen ('#euBP 2023)  archivieren können.  Bei uns wird  LODAS (bis 2020) wie auch Lohn und Gehalt benutzt. Ist es wirklich sinnvoll, für jedes Mandat eine Archiv-DVD zu erstellen und dann die Daten im DATEV-RZ löschen zu lassen oder ist es besser die Bestände 10 Jahre lang im Rechenzentrum zu speichern?  Die Lohnauswertungen von LODAS haben wir per Kanzleirückübertragung bei uns im System drin. Vielleicht gibt es noch ein ganz andere effizientere Lösung. Für Anregungen bin ich gern zuhaben.

Viele Grüße aus Gronau

Angela 

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@AK48599 Bitte beachten Sie - der Mandant ist aufbewahrungspflichtig, nicht der Steuerberater.

Entsprechend müssen Sie sich überlegen, wie dies spätestens bei Mandatsbeendigung (oder bei Betriebseinstellung) sichergestellt werden kann.

Geht es nur um Lohndaten ohne Belege in der digitalen Personalakte, ist meines Erachtens die Archiv-DVD die beste Lösung. Abrufen, dem Mandanten gegen Empfangsbestätigung aushändigen und fertig. Und RZ-Bestand löschen.

Sie müssen sich bei der RZ-Speicherung auch fragen, ob überhaupt und falls ja und wie lange Sie die Daten von fremden Arbeitnehmern nach Mandatsbeendigung gemäß DSGVO überhaupt noch speichern dürfen. (sowohl im RZ als auch im lokalen System)

Sobald auch digitale Belege in der Personalakte mit im Spiel sind, bleibt meines Erachtens nur noch mitgliedsgebundenes Mandantengeschäft (siehe Diskussionen zu DATEV Unternehmen online Systematik von Beraternummern/mandantengenutzte Be... - DATEV-Community - 271975 )

Ergänzung: Die Lösung Archiv-DVD ist nicht mit der elektronischen Sozialversicherungsprüfung kompatibel. Idealerweise sollte daher eine SV-Prüfung nach Abschluss des Lohnes beantragt werden, um den Mandanten vor Nachteilen zu bewahren. (insbesondere bei Betriebsaufgaben)

Im Idealfall wechselt der Mandant natürlich zu einem anderen DATEV-Berater - dann geht alles reibungslos

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Meinem Vorredner stimme ich zu. 

Auf jeden Fall ist das eine sehr wichtige, steuer- und datenschutzrechtliche Frage (auch zivilrechtlich  -Vertrag mit dem Ex-Mandanten), die nicht allgemein beantwortet werden kann, sondern auf die Kanzlei und die Mandanten abgestimmt werden muss.

Meine Anregung:
Dieses sollte der verantwortliche Kanzleiinhaber persönlich klären (Kanzleistrategie), denn es geht nicht in erster Linie um eine reine Organisation sondern in erster Linie um wichtige rechtliche Fragen, die die Voraussetzungen für alle kommenden Handlungen sind.

Die Kernfrage ist: Was ist mit dem Mandanten vereinbart?
Daten im RZ, dann RZ eben im RZ speichern,
Daten auf DVD, dann DVD,
keine Daten, dann löschen.
etc.

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@noescher @Neu_hier 

Danke für die Tipps. Die DVD für Mandate, die zu Kanzleien mit Fremdsysteme gehen, finde ich gut.. Einige Mandate sind weiter bei uns, nur sie haben Firmen fusionieren  bzw. umfimieren  lassen oder aufgegeben  Dementsprechend finde ich die Alternative mit nur der DATEV-DVD praktikabel aber nicht ganz optimal.für diese Fälle. Alternativ könnten wir den Mandanten zwar die Gebühren jahrelang in Rechnung  stellen, aber das fühlt sich auch nicht optimal an. Das ist ganz klar, dass der Chef die Entscheidung trifft, deshalb sollte ich ja mal hier  nachfragen, wie es in anderen Kanzleien gehandhabt wird. Ich kenne von anderen Lohnystemen, dass man die Mandate gegen sehr wenig Gebühr inaktiv setzt und dennoch die Daten für eine euBP versenden kann

 Es hätte ja sein können, dass DATEV nachzieht und ich hätte nur das Update verpasst. 

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Guten Morgen,

bei Mandanten, die die Firma "nur" schließen oder fusionieren, können Sie auch direkt bei der Rentenversicherung die Prüfung für die beendete Firma beantragen. Dann haben Sie den Fall zeitnah in der Prüfung und können die Daten normal über die euBP laufen lassen. So hätten Sie zumindest das Problem gelöst.

Viele Grüße

T. Reich