Recht bei Mandant: Personalakte - Basisrechte (Mandant Lohnsachbearbeiter)

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Hallo zusammen, 

ich wende mich mit meiner Frage an die erfahrenen Kollegen, die bereits mehrere Umstellungen auf Datev Personal, in Zusammenhang mit Mandanten, die DUO nutzen, durchgeführt haben. 

1) Beim ersten Testmandanten habe ich im Bestellprozess die Rechtevergabe übersprungen, nicht angelegt. 
Dies liegt daran, dass wir andere Vorlagen nutzen bei der Neuanlage von DUO-Mandanten, ist aber ein anderes Thema. 

a) Die Bestellung lief durch

b) die Umstellung von "Digitale Personalakte" zu Personalakte funktionierte

c) der Mandant sieht aber die Anwendung "Personalakte" nicht, voraussichtlich, weil: das Recht "Personalakte - Basisrechte (Mandant Lohnsachbearbeiter)" unterhalb von Personalwirtschaft nicht erscheint und vom Admin daher nicht  (nachträglich) vergeben werden kann. 

d) die "alten Einträge" bei Belege hochladen (Lohnunterlagen und Reisekosten) erscheinen beim Mandanten nicht mehr, was aus meiner Sicht korrekt wäre. 

e) innerhalb der Kanzlei unter Nutzung der Scannerbox erscheinen auch nur noch Rechnungseingang, Ausgang, Kasse, Sonstige, nicht mehr die beiden unter d) 

2) Beim zweiten Mandanten wurde die Rechtevergabe im Bestellprozess mitgemacht. 

2c: Unterschied zu 1c): Beim Mandanten tauchen unter Personalwirtschaft die beiden Rechte   

• Personalakte - Basisrechte (Mandant Lohnsachbearbeiter)
• Personalakte - erweiterte Rechte (Lohnsachbearbeiter)

auf und korrekterweise, weil so im Bestellprozess/Rechtevergabe angelegt ist nur das erste Recht für die Person freigeschaltet. 

Hat jemand einen Tipp, wie man bei Mandat 1) nachträglich das Recht in der Rechtevergabe "sichtbar bekommt"? 

Vermutlich nutzen die meisten den Assistenten und vergeben das Recht bei der Bestellung direkt. Da man diesen Schritt aber überspringen kann, muss es eine Lösung geben? 

Hat schon jemand Erfahrung mit Scannerlösungen, die in der Kanzlei verwendet werden?

v.a. für Mandanten, die kein DUO nutzen. (Ich habe die Hinweise gelesen, dasss DATEV ggf. erst im Sommer 2024 unterstützt, allerdings hier im Forum gesehen, dass viele schon die Umstellung gemacht haben. 

Welche Workarounds nutzt Ihr für umgestellte Mandanten?

Alle Belege unter "Sonstige" einzuscannen und nachträglich manuell zu bearbeiten, kann ja nicht die Lösung sein. 

Vielen Dank für Eure Hilfe, 

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Hallo,

sind Sie sich sicher das bei Ihrem 1. Fall die Bestellung zu 100% funktioniert hat oder das die richtige Daten enthalten waren? Denn nur wenn die Bestellung funktioniert tauchen die entsprechenden Felder in der Rechteverwaltung auf.

Allerdings habe ich bisher immer den Assistenten verwendet.

Sie sollten sich gut überlegen, ob Sie die digitale Personalakte weiterhin einsetzen wollen wenn der Mandant diese nicht nutzt, denn ab 2025 verlangt die DATEV hier Kosten pro Mitarbeiter, dies Sie wahrscheinlich nicht subventionieren wollen.

Wir nutzen daher die Personalakte nur dann wenn der Mandant diese auch nutzt, ansonsten nicht.

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@olinamd schrieb:

1) Beim ersten Testmandanten habe ich im Bestellprozess die Rechtevergabe übersprungen, nicht angelegt. 

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Sehr gut! Mache ich immer so und vergebe die Rechte manuell in der Rechteverwaltung online, weil beim Mandanten zu 100% mit Gruppen gearbeitet wird, was der von DATEV angedachte Prozess torpediert. 

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@olinamd schrieb:

das Recht "Personalakte - Basisrechte (Mandant Lohnsachbearbeiter)" unterhalb von Personalwirtschaft nicht erscheint und vom Admin daher nicht  (nachträglich) vergeben werden kann. 

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Der 1. Teilsatz: korrekt. Der 2. Teilsatz: nope, exakt so habe ich das heute morgen bei 8 Mandanten gemacht. Läuft.  

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@olinamd schrieb:

die "alten Einträge" bei Belege hochladen (Lohnunterlagen und Reisekosten) erscheinen beim Mandanten nicht mehr, was aus meiner Sicht korrekt wäre. 

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Nein, weil der Vertrag für DUO das Recht vorsieht und man daher manuell den Punkt dann abhaken muss, wenn das Mandat DUO hat. Hat das Mandat das Personal AddOn, gab es den Punkt auch früher schon gar nicht (weil das Personal AddOn nicht den Zugriff auf Belege online berechtigt). 

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@olinamd schrieb:

e) innerhalb der Kanzlei unter Nutzung der Scannerbox erscheinen auch nur noch Rechnungseingang, Ausgang, Kasse, Sonstige, nicht mehr die beiden unter d) 

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Das ist aus Sicht der Kanzlei schwierig, weil man im Umstellungsprozess beide Rechte in der Kanzlei haben muss (nicht beim Mandanten).   

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@olinamd schrieb:

Hat jemand einen Tipp, wie man bei Mandat 1) nachträglich das Recht in der Rechtevergabe "sichtbar bekommt"? 

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Du musst via myDATEV Mandantenregistrierung zum Mandanten und zur mandantengenutzten Beraternummer, wo die Medien liegen, DATEV Personal bestellen. Dann taucht das in der RVo nach 1x F5 auf.  

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@olinamd schrieb:

Welche Workarounds nutzt Ihr für umgestellte Mandanten?

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Mandanten scannen mit Upload mobil am Smartphone selbst und liefern gar keine Belege mehr ein. Gerade im Bereich Personal hat man ja nur maximal 30T bis zur nächsten Abrechnung.  

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@olinamd schrieb:

Alle Belege unter "Sonstige" einzuscannen und nachträglich manuell zu bearbeiten, kann ja nicht die Lösung sein. 

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Kommt auf den Prozess an. Die Scanlösungen von ScannerBox, ScanStation und Co. sind nach der Umstellung alle tot ☠️. Bis DATEV im Sommer die API dafür freigibt. kanzlei.land und KanzleiDrive scharren auch schon mit den Hufen. 

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sind Sie sich sicher das bei Ihrem 1. Fall die Bestellung zu 100% funktioniert hat oder das die richtige Daten enthalten waren? Denn nur wenn die Bestellung funktioniert tauchen die entsprechenden Felder in der Rechteverwaltung auf.

Danke @björn, bis zu Ihrem Hinweis dachte ich ja!
Im Umstellungsassistenten wird "Bestellt" und Datenübernahme "Erfolgreich" angezeigt. 

Durch Ihren Hinweis bin ich dem ganzen auf den Grund gegangen:

• Die Bestellung (über den Umstellungsassistenten) von Mandant 1 wurde nicht via "DATEV Mitteilungen" bestätigt. Programm ist beim Mandanten nicht sichtbar, während der Umstellungsassistent - siehe Screenshot oben - das Gegenteil behauptet. 
• Bei Mandant 2 und soeben habe ich dies mit Mandant 3 getestet und bestätigt: sofern ich die myDatev Mandantenregistrierung starte bzw. nutze, läuft die Bestellung durch, nach wenigen Minuten liegt die Mitteilung der Bestellung vor und ich direkt die Rechte setzen.   

Danke!

Leider bin ich bei der Recherche auf einen Fehler gestoßen, der ggf. die Ursache für den Fehler im Umstellungsassistenten hervorruft. Bei Mandat 1 wurde versehentlich vor vielen Jahren in der Leistungsübersicht die falsche "mandantengenutzte Beraternummer" eingetragen. Anstatt der Mandanten-BNR wurde die Kanzlei-BNR eingetragen. Aus diesem Grund funktioniert genau bei diesem Mandanten auch die "myDatev Mandantenregistrierung" nicht mehr. 

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@metalposaunist  schrieb:

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@olinamd schrieb:

1) Beim ersten Testmandanten habe ich im Bestellprozess die Rechtevergabe übersprungen, nicht angelegt. 

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Sehr gut! Mache ich immer so und vergebe die Rechte manuell in der Rechteverwaltung online, weil beim Mandanten zu 100% mit Gruppen gearbeitet wird, was der von DATEV angedachte Prozess torpediert. 

Genau deshalb überspringe ich dies auch immer. 

Die Verwaltung über Gruppen ist viel sinnvoller, selbst wenn "nur eine Person" das System bedient. Denn die Personen wechseln. 

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@olinamd schrieb:

das Recht "Personalakte - Basisrechte (Mandant Lohnsachbearbeiter)" unterhalb von Personalwirtschaft nicht erscheint und vom Admin daher nicht  (nachträglich) vergeben werden kann. 

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Der 1. Teilsatz: korrekt. Der 2. Teilsatz: nope, exakt so habe ich das heute morgen bei 8 Mandanten gemacht. Läuft.  

Siehe Thread mit @björn : hier liegt wohl ein spezieller Fehler vor. Bei den Mandanten 2 und 3 funktioniert es wie Du beschreibst! Aber da sehe das Recht auch (deaktiviert, weil im Bestellprozess nicht vergeben). Bei Mandant 1 existiert das Recht nicht, weil mich der Umstellungsassistent angelogen hat 😉 und die Bestellung offenbar nicht wirklich durchgeführt wurde. 

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@olinamd schrieb:

die "alten Einträge" bei Belege hochladen (Lohnunterlagen und Reisekosten) erscheinen beim Mandanten nicht mehr, was aus meiner Sicht korrekt wäre. 

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Nein, weil der Vertrag für DUO das Recht vorsieht und man daher manuell den Punkt dann abhaken muss, wenn das Mandat DUO hat. Hat das Mandat das Personal AddOn, gab es den Punkt auch früher schon gar nicht (weil das Personal AddOn nicht den Zugriff auf Belege online berechtigt). 

Stimmt, Du hast recht. Kann man so sehen.

Der Mandant 1 hat das Recht noch, aber die Schaltflächen sind trotzdem weg. Wahrscheinlich bin ich mal wieder in einen Edge-Case gelaufen. 

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@olinamd schrieb:

e) innerhalb der Kanzlei unter Nutzung der Scannerbox erscheinen auch nur noch Rechnungseingang, Ausgang, Kasse, Sonstige, nicht mehr die beiden unter d) 

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Das ist aus Sicht der Kanzlei schwierig, weil man im Umstellungsprozess beide Rechte in der Kanzlei haben muss (nicht beim Mandanten).   

Die Kanzlei hat beide Rechte. 

Was meinst Du hiermit genau? 

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@olinamd schrieb:

Hat jemand einen Tipp, wie man bei Mandat 1) nachträglich das Recht in der Rechtevergabe "sichtbar bekommt"? 

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Du musst via myDATEV Mandantenregistrierung zum Mandanten und zur mandantengenutzten Beraternummer, wo die Medien liegen, DATEV Personal bestellen. Dann taucht das in der RVo nach 1x F5 auf.  

Kann ich mit Mandant 2 und 3 bestätigen.

Mandant 1 funktioniert dies nicht führt zu Fehlermeldung, wegen Inkonsistenz der mandantengenutzten Beraternummer. 

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@olinamd schrieb:

Welche Workarounds nutzt Ihr für umgestellte Mandanten?

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Mandanten scannen mit Upload mobil am Smartphone selbst und liefern gar keine Belege mehr ein. Gerade im Bereich Personal hat man ja nur maximal 30T bis zur nächsten Abrechnung.  

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@olinamd schrieb:

Alle Belege unter "Sonstige" einzuscannen und nachträglich manuell zu bearbeiten, kann ja nicht die Lösung sein. 

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Kommt auf den Prozess an. Die Scanlösungen von ScannerBox, ScanStation und Co. sind nach der Umstellung alle tot ☠️. Bis DATEV im Sommer die API dafür freigibt. kanzlei.land und KanzleiDrive scharren auch schon mit den Hufen. 

Du machst mir wie immer Mut 😀

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Vielen herzlichen Dank! 👏

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Update: 

Danke, @metalposaunist , @björn !

• Ich bin der Meinung die Umstellung über die myDatev Mandantenregistrierung ist sicherer und weniger fehleranfällig. 
• Ich konnte ca. 2 Dutzend Umstellung reibungslos durchführen (Mandanten, die schon DUO hatten)
• Charmant dabei: Mandanten mit mehreren Unternehmen und einer mandantengenutzen BNR - reibungslos, da ich Rechte via Gruppen administriere ist auch die Rechteanpassung nur "noch" ein Klick für alle Unternehmen. (das geht natürlich auch bei Personen, klar) 

Folgenden Fehler konnte ich lokalisieren, den sich die DATEV vielleicht ansehen möchte: 

• Sofern in der Leistungsübersicht bei einem Mandanten eine falsche "mandantengenutzte BNR steht", z.B. die Kanzlei-BNR, dann funktioniert der Umstellungsassistent nicht. Während die Mandanteregistrierung eine Fehlermeldung bringt, läuft über den Umstellungsassistenten die Bestellung durch - siehe Screenshot in obigen Thread (Bestellung erfolgreich) - aber Rechte können nicht adimistriert werden 
• Reproduzierbar (!) über 
  • Mandant hat falsche BNR in Leistungsübersicht und aktives DUO
  • Mandant wird im Umstellungsassistent angezeigt -> klick auf Bestellung dort -> läuft lt. Assistent durch 
  • Bestellung wird aber nicht abgesetzt -> keine Datev Mitteilung, dass Bestellung erfolgt ist und keine Möglichkeit Rechte zu vergeben 

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Danke @olinamd !! Genau den Fehler hatte ich beim Umstellungslauf, da war unsere Beraternummer hinterlegt (ich konnte mich an die Rechtevergabe gar nicht erinnern...)

Ich habe natürlich alles gesehen, die Bestätigung von DATEV kam auch, aber die Mandantin konnte den Punkt in DUO nicht sehen:-(

Wie gut, dass es die Community gibt 🙂

Nun noch eine Frage: wurde das Produkt jetzt auf unsere Mandantennummer bestellt (würde ich mit "Ja" beantworten) und muss ich das stornieren lassen? Bzw. meine Chefin *lach* Die freut sich, da sie durch meinen Fehler "mitgelernt" hat...

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Hallo,

wir möchten uns diesen Sachverhalt gerne näher mit Ihnen ansehen. Bitte wenden Sie sich dafür über einen anderen Servicekanal an uns.

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@k_pusch  schrieb:

Danke @olinamd !! Genau den Fehler hatte ich beim Umstellungslauf, da war unsere Beraternummer hinterlegt (ich konnte mich an die Rechtevergabe gar nicht erinnern...)

Ich habe natürlich alles gesehen, die Bestätigung von DATEV kam auch, aber die Mandantin konnte den Punkt in DUO nicht sehen:-(

Wie gut, dass es die Community gibt 🙂

Nun noch eine Frage: wurde das Produkt jetzt auf unsere Mandantennummer bestellt (würde ich mit "Ja" beantworten) und muss ich das stornieren lassen? Bzw. meine Chefin *lach* Die freut sich, da sie durch meinen Fehler "mitgelernt" hat...

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@k_pusch: Leider bin ich zu unerfahren, um diese Frage mit Sicherheit beantworten zu können. 

Meine (naive) Meinung wäre: 

• sofern die Kanzlei (so machen wir das) die Bestellungen im Leistungsverbund ordert und über die Kanzlei abgerechnet wird, ist die Bestellung implizit sowieso der Kanzlei zugeordnet
• Relevant ist die Arbeitsstätte/Standort für das gekaufte Produkt. Dies sollte der Standort des Mandanten sein. Allein schon deshalb, weil Sie die Weiterverrechnung machen wollen und wahrscheinlich in den Rechnungen nur dann aufschlüsseln können, sofern diese gesetzt ist. 
• Ich habe testhalber hier, in der Lizenzverwaltung online, geprüft: 
  • Standardmäßig ist bei Login die Kanzlei gesetzt. 
  • "Beraternummer wechseln" klicken und den Mandanten auswählen
  • Reiter "Verträge" -> dort sollte Datev Personal (geschwärzt im Screenshot) angezeigt werden. 
• 

• Ist dies in Ihrem Fall auch so, würde ich nicht stornieren und neu bestellen. (wie eingangs geschrieben, bin ich allerdings kein Fachmann) 

  • P.S.: Warum im übrigen DUO nicht angezeigt wird, verstehe ich selbst auch nicht 

• Alternativ finden Sie die kompletten, dem Mandanten an seinem Standort zugeordneten Produkte, auch über 
  • Datev Arbeitsplatz -> Wissen und Service -> Serviceanwendungen 
  • (Service-Anwendungen Version 4.8) Ordner Vertragsübersichten -> Hard- und Software  
  • Dort sind alle Produkte (inkl. Duo, SmartLogins, etc.) aufgelistet. In der Spalte Standort wiederum sollte der Mandantenstandort stehen.