Meine Reisen - Belege wie? woher?

[#1]

Hallo Zusammen,

ich schon etwas verzweifelt ob der vielen Sucherei:

Der Mandant nutzt Unternehmen Online, Arbeitnehmer Online und ich kann selbst die Rechte für die LogIns vergeben/zuordnen.

Mein Mandant möchte, dass seine Mitarbeiter "Meine Reisen" für ihre Reisekostenabrechnungen nutzen. Der Ablauf ist soweit klar.

Nun ist die Frage: wie bekommen die MA die dazugehörigen Belege am einfachsten ins DUO? Leider hat "Meine Reisen" ja keine Möglichkeit die Belege als Dokumente anzuhängen, die müssten dann "händisch" ins DUO hochgeladen werden oder von den AN über upload mobil mit smart-Login.

Nun geht es aber darum: wenn die MA die Belege über upload mobil hochladen, dann haben sie (durch das SmartLogIn) auch einen Zugriff oder die Sicht auf alle anderen Belege des Mandanten im DUO. Ich habe in der Rechteadministration schon alle möglichen Konstellationen ausprobiert, aber ich kann (bis auf die Beschränkung auf die Mandantennummer) bei den Belegen nicht die Sicht nur auf den Ordner "DATEV Reisekostenbelege" beschränken, sie sehen alle anderen Ordner auch und können (wenn sie wollten) im DUO die Belege bearbeiten, was sie natürlich nicht sollen.
Um die Arbeit zu verringern, sollen die für DUO zuständigen Mitarbeiterinnen nicht auch noch die Reisekostenbelege scannen, das wurde bisher so gemacht und soll mit Meine Reisen eben nicht mehr so sein.

Gibt es keine andere - einfache - Möglichkeit, wie die Mitarbeiter selber die Belege ins DUO hochladen können, ohne "mehr" zu sehen, als sie überhaupt sollen/dürfen? Wie macht Ihr das? Oder wie machen Eure Mandanten das?

Ich hoffe, Ihr versteht mein Problem!

Herzlichen Dank für Eure Hilfe

Karin Pusch

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Vielleicht fehlt nur das entsprechenden Arbeitnehmermodul? LEXinform/Info-Datenbank online

[#3]

Danke, aber nein, daran liegt es nicht. Meine Reisen wird ja schon genutzt bzw. getestet.

In der Programmhilfe zu Belege online (für upload mobil gilt für mich folglich das gleiche) steht auch, dass das Programm nicht geeignet ist, wenn
"...die Zuordnung der Belegbilder über Arbeitnehmer online - Meine Reisen vorgenommen werden soll. In Meine Reisen ist keine Verbindung zu Belege online vorhanden."

Folglich bleibt nur eine anderer Weg, um die Belege aus DUO in Meine Reisen bzw. Reisekosten classic  zu bekommen und das ist über DUO selbst...?

Der Mandant möchte halt die Funktion "Meine Reisen" nutzen... (und keine andere App)

[#4]

Hallo,

nach meiner Kenntnis kann man (leider) immer alle Belege im Posteingang sehen, wenn es sich nicht um als Lohn-Unterlagen hochgeladene Belege handelt. Bei Freigabe für Lohn-Unterlagen sieht man aber auch automatisch die anderen Belege im Posteingang.

Müssen denn die Mitarbeiter die Belege noch sehen, nachdem sie hochgeladen wurden? Es wäre ja im Grunde möglich, dass die Mitarbeiter "nur" hochladen, aber nicht in DUO rein können.

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Das ist auch mein Denken, sie müssen ja nur hochladen. Aber es KÖNNTE ja jemand auf die Idee kommen...  natürlich stellt man nur den Link zu Dokumente upload bereit und sagt ihnen: scannen/hochladen und übertragen und das war es (und nicht auf den Button "Dokument bearbeiten" gehen!!!)

(und die Mitarbeiterin muss eine Dokumentation dazu schreiben, ich weiß nicht, ob das  zu Problemen führen kann?)

Trotzdem finde ich das Modul Meine Reisen eigentlich unsinnig, wenn es keine Möglichkeit für die MA gibt, die dazugehörigen Dokumente ebenfalls digital mit bereit zu stellen. Das ergibt für mich keinen Sinn, das spart keine Zeit oder vereinfacht den Weg - im Gegenteil...

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Trotzdem finde ich das Modul Meine Reisen eigentlich unsinnig, wenn es keine Möglichkeit für die MA gibt, die dazugehörigen Dokumente ebenfalls digital mit bereit zu stellen. Das ergibt für mich keinen Sinn, das spart keine Zeit oder vereinfacht den Weg - im Gegenteil...

Ich glaube, dass Sie kaum einen Praktiker finden werden, der Ihnen da widerspricht.

[#7]

Hallo,

in der Rechteverwaltung online besteht die Möglichkeit, nur die Freigabe der jeweiligen Smartcards oder Smart-Logins für den Belegtyp DATEV Reisekosten Belege einzustellen. Damit können die Mitarbeiter nur die Belege sehen, die als Reisekostenbelege hochgeladen wurden.

Mit freundlichen Grüßen

Wolfgang Stein

Personalwirtschaft

DATEV eG

[#8]

Hallo Herr Stein,

belibt es nicht trotzdem dabei, dass der Mitarbeiter die im Posteingang befindlichen Belege unbhängig vom Belegtyp sehen kann?

Damit können die Mitarbeiter nur die Belege sehen, die als Reisekostenbelege hochgeladen wurden.

Je nachdem wieviel Mitarbeiter Reisekosten haben, können das dann aber trotzdem noch eine ganze Menge sein, die der Mitarbeiter vielleicht auch nicht sehen oder bearbeiten soll.

Vielen Dank.

Viele Grüße

T. Reich

[#9]

Genauso sehe ich das auch.

Ich teste den Zugang mit meinem eigenen Login und um überhaupt ein Unternehmen sehen zu können, MUSS ich "Belege" aktivieren und die Mandantennummer hinterlegen. Nur mit Häkchen bei Globale Rechte und/oder Datev-Reisekosten sehe ich gar nichts. Wenn dann "Belege" markiert sind, dann sehe ich schlussendlich auch die komplette Seite Belegübersicht mit Lieferanten-/Kundenrechnungen etc.!!! Und DAS soll eben nicht sein.

[#10]

Hallo,

wenn durch einen Mitarbeiter, dessen mIDentity Stick für DATEV - Reisekosten Belege freigeschaltet ist, ein Beleg mit diesem Belegtyp hochgeladen wird, kann dieser nur von Mitarbeitern eingesehen werden, deren mIDentity Stick auf für den Belegtyp DATEV Reisekosten-Belege freigeschaltet ist.

Ist die Freischaltung nicht vorhanden, ist der Beleg auch im Posteingang nicht zu sehen.

Mit freundlichen Grüßen

Wolfgang Stein

Personalwirtschaft

DATEV eG

[#11]

Tut mir leid, ich sehe da gar nichts....
Ich würde mich über eine genauere Angabe der anzugebenen Rechte freuen, mit dieser Einstellung habe ich gar keine Möglichkeiten (die Mandantennummer ist hinterlegt):

Es geht ja darum, dass der MITARBEITER SELBST Belege hochladen soll (entweder über upload mobil oder Dokumente upload) und auch nur diese Belege dann zu sehen bekommt, nicht mehr und nicht weniger.

[#12]

Hallo,

grundsätzlich kann in der Rechteverwaltung online die Freigabe eines Rechtes nur auf Basis der Berater-, Mandanten- und ggf. Personalnummer erfolgen.

Die Einrichtung einer Sperre, bei der ein Mitarbeiter nur seine Belege sieht, ist nicht möglich.

Alternativ hilft an dieser Stelle die Dokumentennummer 1071402 "Belege online - Rechteverwaltung". In den Punkten 6 und 7 finden Sie Informationen zu vertraulichen und weiteren Rechten sowie Hinweise zum Zugriffsschutz von Belegen.

Viele Grüße

Vanessa Mertel

Personalwirtschaft

DATEV eG