@NaJu2008 schrieb:In DMS sollten nur Unterlagen mit direktem Mandantenbezug sein.
Lohnunterlagen betreffen in gewisserweise ja eher Dritte bzw. haben nur einen indirekten Bezug auf das Mandatsverhältnis.
Eventuell verstehe ich Sie falsch, aber hatte ich das nicht so geschrieben?
Und selbst eine Provisionsberechnung könnte man in die Personalakte ablegen. Die könnte man ja als PDF drucken oder man legt eine Exceltabelle ab. Entweder als unternehemsweites Dokument wenn es mehrere betrifft oder als Einzeldokument direkt beim AN.
Auch das hatte ich geschrieben.
Ich erhalte regelmäßig von einem Mandanten den Lohn als Exceltabelle da im Hintergrund noch weitere Tabellenblätter für die Gehalts- und Provisionsberechnung hängen. Die lade ich mir dann immer als Original herunter und schon habe ich wieder eine Exceltabelle die bearbeitet werden kann.
Wenn man selber eine Tabelle pflegt, also nicht der Mandant und diese soll fortlaufend ergänzte Monatseinträge enthalten, muss die Excel-Datei relativ einfach bearbeitbar bleiben.
Natürlich kann man das auch schaffen, wenn man diese in die Personalakte hochlädt (funktioniert allerdings nur mit XSLX, nicht mit XLS). Nur dann suchen Sie immer wieder diese Datei, müssen diese über die Browser-Anwendung der Personalakte herunterladen (diese bekommt dann auch noch die schicke Dokument-ID als temporären Dateinamen) und diese nach den Ergänzungen wieder uploaden, am besten natürlich mit einem sprechenden Dateinamen.
Diesen ganzen Hokuspokus kann man umgehen, in dem man sich eine Vorgangsmappe (VGM) Lohn für ein Kalenderjahr anlegt und in dieser die Tabellen ablegt: Die Excel-Dateien bleiben bearbeitbar und sie sind schnell auch für Kollegen einsehbar, weil keine Programme/Browser gestartet werden müssen. Das sieht dann in etwa so aus:
Das alles gewinnt sicherlich keinen Red-Dot-Award und vielleicht gibt es auch bessere Lösungen, aber zumindest hat sich das im Alltag als einigermaßen praktikabel herausgestellt, setzt nicht auf DATEV-Lösungen mit unsicherer Zukunftsprognose wie ProCheck, bei denen eine besteht und die Excel-Dateien enthalten auch keine Makros, beim Speichern kann also recht wenig schief gehen und es muss dann auch noch nicht einmal Excel sein, welches die Datei öffnet. Mit der Dezember-Abrechnung wird die Excel-Tabelle als PDF exportiert und in der Personalakte abgelegt:
Personalakte (OnPremise)
Personalakte (DATEV Personal)
Sobald dies abgeschlossen ist, kann der Datensatz aus der VGM gelöscht werden (oder auch nicht 😉).
Nur dann suchen Sie immer wieder diese Datei, müssen diese über dieBrowser-Anwendungder Personalakte herunterladen
Ich arbeite ausschließlich mit der Kanzleiansicht. Das geht viel schneller.
Mandant auswählen > Lohnprogramm öffnen > Personalakte aufrufen
So muss man sich in DUo nicht ständig durch die Mandantenauswahlliste klicken und außerdem wird man dann nicht so einfach abgemeldet nur weil eine andere Cloud-Anwendung geöffnet wird.
Ich würde die Exceltabelle im Posteingang belassen und nicht ablegen. Dann lade ich mir diese als Originaldokument z.B. in den Downloadordner, bearbeite diese und lade sie anschließend per Drag&Drop wieder in den Posteingang. Die alte Datei würde ich dann einfach löschen. Das Spiel würde ich dann bis zum Jahresende durchziehen und erst dann alles verschlagworten und endgültig in die Personalakte ablegen.