Entgeltabrechnung vom Steuerberater zum Kleinunternehmen "insourcen"

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Hallo DATEV- Community !

da ich ein DATEV-Neuling bin bzw. in naher Zukunft werde, wende ich zunächst an euch

Dann schildere ich euch mein Anliegen mal….Von Bekannten wurde ich angesprochen, ob ich die Entgeltabrechnung übernehmen wollen würde, da ich doch Erfahrung hätte.. Das Kleinunternehmen von meinen Bekannten wird buchhalterisch von einem Steuerberater betreut, der auch noch die Entgeltabrechnung monatlich durchführt. Welches genaue DATEV Programm der Steuerberater verwendet ist mir im Moment unbekannt.

Jetzt bitte auf jeden Fall schmunzeln !!

Ich habe mir erzählen lassen, dass die Stunden der Mitarbeiter an den Steuerberater gehen… Er diese abrechnet und die Überweisungssumme der einzelnen Mitarbeiter per E-Mail zurückmeldet, damit mein Bekannter händisch ca. 50 Überweisungsformulare ausfüllt und bei seiner Hausbank abgibt… Geschmunzelt gell? Kennt ihr noch die Lohntüten ?

Die Intention von meinem Bekannten nun, die Entgeltabrechnung „Inzusourcen“.. Mit Laptop + DATEV Programm ausstatten und „Los-Geht’s“.

Nun die Fragen….

1)    Die Idee mit dem „Insourcen“ im Allgemeinen machbar? Unabhängig des verwendeten DATEV Programmes des Steuerberaters?

2)    Wie ist der Übergang vom Steuerberater zu „uns“ zu organisieren?

3)    Können die Personalstämme von der DATEV Software vom Steuerberater ohne Weiteres exportiert bzw. importiert werden auf unsere DATEV Software ?

4)    Ich gehe  fest davon aus, dass es beim Steuerberater DEÜV technisch zu Abmeldungen und bei „uns“ dann zu DEÜV- Anmeldungen kommen wird?

5)    Gibt es eine Möglichkeit aus dem DATEV Programm heraus die Überweisungen an die Mitarbeiter durchzuführen? Zwischenprogramm?

6)    Kann der Buchungsbeleg ohne weiteres von mir exportiert und ggf. beim Steuerberater importiert werden?

7)    Gibt es im Rahmen der DATEV Lohn und Gehalt Programmes die Möglichkeit der Zeitwirtschaft?

Gibt es noch Punkte, die ich ggf. vorerst nicht bedacht habe?

Freue mich jetzt schon auf die hoffentlich zahlreichen Rückmeldungen.

Viele Grüße

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Hallo,

wenn die Intention Ihres Bekannten "nur" ist, dass er die Überweisungen nicht händig machen muss, dann würde ich dazu raten, einfach mal den Steuerberater anzusprechen.

Zu Ihren Punkten:

1) Grundsätzlich ja und unabhängig davon, ob der Berater Lohn und Gehalt oder Lodas einsetzt.

2) Der "Umzug" könnte über die Datev laufen. Sie brauchen einen Steuerberater, damit Sie das Datev-Programm überhaupt erhalten. Das heißt, man spricht mit dem Steuerberater, kriegt bei ihm eine Unterberaternummer, alle entsprechenden Programme und Hinweise zur Hardware etc..

3) Wäre grundsätzlich immer möglich. Einfach bei gleichem Lohnprogramm bzw. Lodas nach Lohn und Gehalt. Etwas aufwändiger bei Lohn und Gehalt nach Lodas.

4) Das käme auf den Umzug an. Grundsätzlich wäre es sogar möglich, dass ganz normal eine Jahresmeldung erfolgt, da kein Programmwechsel stattgefunden hat.

5) Ja. Sofort aus dem Programm, egal ob Lodas oder Lohn und Gehalt.

6) ja, auch das würde funktionieren.

7) Nein. Es gibt in den Lohnprogrammen keine klassische Zeiterfassung. Es lassen sich aber im Kalendarium Zeiten erfassen.

Ich würde aber, wenn Sie nicht aus irgendwelchen Gründen unbedingt die Löhne ins Haus holen wollen, erst einmal versuchen mit dem Steuerberater zu sprechen. Im Moment hört sich das für mich einerseits nach Kommunikationsproblemen oder / und nach Problemen mit dem Steuerberater an. Funktionieren den die anderen Beratungsbereiche reibungslos?

Viele Grüße

T. Reich

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Ergänzend noch eine Frage:

"Nur" Datev-Neuling? Oder auch Lohn-Neuling?

Im zweiten Fall würde ich von ins Haus holen abraten.

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Hallo Thomas,

habe ich riesig über deine Antwort gefreut. War nahezu am Verzweifeln, ob ich denn überhaupt je Antworten

auf meine Fragen bekommen.. Daher vielen Dank !!!!

Vorab beantworte ich deine ergänzende Frage...

Ich bin seit über 10 Jahren SAP-R3-Lohn und Gehaltabrechner, daher "Nur" DATEV .. traust du mir das zu?

Meines Wissens funktionieren die anderen Beratungsbereiche beim Steuerberater reibungslos.

DIe Idee des Bekannten "nur" die Entgeltabrechnung ins Haus zu holen..

1) sehr gut

2) ich erhalte die DATEV-Software NUR über einen/ den Steuerberater? Weil .... ? Sie als Unternehmen zu erwerben?

Wird dann "dieselbe Software" genutzt? Können die anderen Einstellungen dann auch "übernommen" werden ?

3) sehr gut, dann erspart man sich das "Eintreten" lassen... Es sind ca. 50 Mitarbeiter, die abgerechnet werden

4) umso besser

5) kannst du näher darauf eingehen, wie die Zahlungen aus dem DATEV Programm heraus zu tätigen sind?

Verknüpfung DATEV - Software/ Bank/ andere Schnittschnelle ?

6) nach der Abrechnung würde ich dem Steuerberater die "Datei/ Buchungsbeleg" zuschicken/ zuspielen..

Viele Grüße

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Geschmunzelt habe ich nicht. Eine Mail mit händisch neu zu erfassende Überweisungsdaten für 50 Mitarbeiter zu versenden spricht entweder für vollkommenes Unwissen oder für absolutes Desinteresse an dem Mandanten (meiner Meinung nach).

Vielleicht wollte man dem Mandanten auch einfach nur Schmerzen zufügen? Hat Ihr Bekannter wirklich beim Steuerberater nachgefragt? Und selbst wenn nicht, bietet man solch einen Komfort natürlich von sich aus an! Aber ist ja nur ein Kleinunternehmen......

All Ihre Fragen hier, sollte auch der Steuerberater zu 100% beantworten können und die Umstellung zur Inhouse-Abrechnung begleiten.

SAP hin oder her, DATEV hat sicher vollkommen andere Strukturen, da steht jeder Neuling wie der Ochs vorm Berg und sollte bei der Inhouse-Abrechnung einen fähigen Kenner des Programms im Hintergrund haben um das rauszubekommen, was man erwartet.

Das Zahlungswesen kann z.B. komfortabel per DATEV-Unternehmen Online erfolgen (per Mausklick). Da dies bisher wohl nicht genutzt wurde, dürfte der Bekannte auch hiervon noch nie etwas gehört haben.

DATEV unterstützt natürlich auch zu allen Fragen, natürlich gegen angemessenes Entgelt und unter der Voraussetzung, dass der Steuerberater in allen Bereichen mitzieht.

Ein weiterer Aspekt ist, dass wenn Sie mal als Profi beim Bekannten den Lohn nicht mehr "inhouse" machen, dieser wohl nur schwierig Ersatz bekommen würde, immerhin kann dann ja der Steuerberater mit demselben Datenbestand weitermachen und wieder Mails zur erneuten Qual des Bekannten versenden.

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Datev darf seine Lohn-Software nur an Genossen weitergeben und Genossen können nach meiner Kenntnis nur die steuer- und rechtsberatenden Berufe werden, sollte ich eine erlaubte Berufsgruppe vergessen haben, bitte nachsehen.

Grundsätzlich ist dei Programmbedienung etc. etwas ganz anderes. Es wird daher sich etwas Zeit und Geduld brauchen, um die Löhne zu erstellen. Allerdings sollte ein erfahrener guter Lohnbuchalter erkennen, ob eine Abrechnung richtig sein kann. Also daher glaube ich schon, dass es gut möglich ist, die Löhne abzurechnen. Man sollte allerdings noch über ein entsprechendes Seminar nachdenken. Auch hier sollte der Steuerberater weiterhelfen können.

Sie könenn aus beiden Programmen eine Datei erzeugen, die sich in so gut wie jede klassische Onlinebankinglösung einlesen lässt.

Sie sollten sich erst einmal bei dem Berater erkundigen, welche Lohn-Lösung er einsetzt. Ich würde bei der gleichen Lösung bleiben. Für Sie macht es keinen Unterschied, in welche Sie sich einarbeiten. Aber es ist leichter, wenn sie auf der gleichen Lösung umsteien. Hier kann Ihnen der Berater besser helfen, eventuell Vertetung (Urlaub, Krankheit etc.) übernehmen oder auch wieder ganz übnernehmen, wenn Sie nicht mehr können oder wollen.

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derabrechner​,

.... wir haben einen Teil unserer Lohnabrechnungen outgesourced und das mit voller Absicht

... und wird sind sehr zufrieden mit dieser Lösung

Vielleicht übertragen wir sogar noch den Rest an Lohn-Spezialisten.

Aus meiner Erfahrung lässt sich aber niemand gerne von einer 'fixen Idee' abbringen.

Jeder will selbst seine eigenen Erfahrungen sammeln.

Daher ist auch nichts gegen den umgekehrten Weg einzuwenden.

Mandanten sind sowieso meist der Meinung, dass der StB zu viel kostet

Man sollte sich aber immer noch einen Rückweg offen halten, falls das 'Experiment' schief geht

VG

Michael Vogtsburger

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Ich möchte trotzdem für alle diejenigen eine Lanze brechen, die den "Lohn" nicht nur als reiner Datenerfasser abarbeiten. "Lohn" hat viele rechtliche und betriebswirtschaftliche Aspekte, zudem strategische und organisatorische und ist daher nicht nur das Eintippen in ein Programm.

Den fähigen (Lohn)Steuerberater oder einen sonstigen Lohnprofi zu beauftragen hat ganz sicher eine höhere Qualität als eine bloße Datenerfassung nach Fragebogen.

Lohnabrechnung nach Vorgaben bedingt das Wissen um die Relevanz dieser Vorgaben. Die Qualität des Ergebnisses ist somit durch den Horizont des Vorgabengebers begrenzt.

Genau hier liegt der Unterschied - eine Lohnabrechnung mit vorgegebenen Daten zu erstellen ist keine Kunst, als Steuer(Lohn)berater für das Unternehmen bereitzustehen ist eben die Qualität, die dann selbstverständlich auch Geld kostet.

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Hihi,

ja, das spricht definitiv für Unwissenheit, wenn man wirklich 50 Überweisungsformulare jeden Monat händisch ausfüllt ….  Das Begleiten vom Steuerberater wäre natürlich super hilfreich, vorausgesetzt er „akzeptiert“ das !

Dann werde ich mit meinen Fragen auf jeden Fall den Steuerberater ansprechen.

Ohne die Software zu kennen, unabhängig ob man erfahrener Lohnbuchhalter ist oder nicht, wird man definitiv „wie ein Ochs vor dem Berg stehen“..

Das ich dann mal keine Lust mehr habe, sollte –wie du sagst- auch berücksichtigt werden,
wenn der Steuerberater aber auf „dieselbe“ Software zurückgreift, wäre das natürlich ideal !

[#10]

Hallo Thomas,

in dem Fall ist der Erwerb durch Genossen und besonderer Berufsgruppen möglich. Hatte ich auch flüchtig irgendwo gelesen…

Programmbedienung = d.h. sowohl beim Steuerberater als auch beim Mandanten „läuft“ die ein und dieselbe Software, worauf beide gleichzeitig Zugriff haben ?  Weißt du zufällig, ob „Nutzungsentgelt“ anfallen? Danke für den Hinweis mit dem „Seminar“.. Werde dann auch parallel nach Schulungsunterlagen fragen.

„ Sie könenn aus beiden Programmen eine Datei erzeugen, die sich in so gut wie jede klassische Onlinebankinglösung einlesen lässt“

Kannst du vlt. programmunabhängig näher darauf eingehen?

[#11]

Hi Michael,

danke für deine Nachricht.

Das klingt doch jetzt sehr interessant, dass ich einen Teil bereits outgesourced habt..
Kannst du Näher auf die „Vorgehensweise“ eingehen?
„Läuft“ die ein und dieselbe Software, worauf beide gleichzeitig Zugriff haben, sowohl bei Ihnen im Haus als auch Steuerberater? Zahlt Ihr „Nutzungsentgelt“?  Ist die FIBU weiterhin beim Steuerberater? Wer übernimmt die Vertretung ?

Mein Bekannter ist auch der Meinung, dass die Abrechnung zu viel kostet.

  Freue mich

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Hallo,

ich gebe dir absolut Recht ! Man soll die Lohnabrechnung wirklich nicht/ nie als „Datenerfasser“ betrachten. Da steckt wirklich wirklich viel viel mehr dahinter!!

Grüße

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Programmbedienung = d.h. sowohl beim Steuerberater als auch beim Mandanten „läuft“ die ein und dieselbe Software, worauf beide gleichzeitig Zugriff haben ?

Nein, leider nicht. Die Möglichkeiten sehen aktuell wie folgt aus:

Lodas ist eine RZ-Lösung, während Lohn und Gehalt eine Inhouse-Lösung ist. Für den Fall der Vertretung wäre es in beiden Fällen von Nöten, dass der Berater sich den aktuellen Stand auf "sein" Programm holt.

In Lodas werden die Daten aus dem Rechenzentrum abgerufen und können dann dort bearbeitet werden. Nach der Vertretungsphase erfolgt dann der umgekehrte Weg. Hier müsste jemand, der mit Lodas arbeitet ggf. korrigieren, da ich überwiegend mit Lohn und Gehalt arbeite.

In Lohn und Gehalt kann man aus dem Programm eine Datensicherung machen und diese dem Berater zur Verfügung stellen. Dieser kann sie einlesen und dann abrechnen. Nach Ende der Vertretung erfolgt dann der umgekehrte Weg.

Alternativ könnte man für die Vertretungsphase auch den Laptop zur Verfügung stellen.

Hier finden Sie über die Suche entsprechende Seminare:

Shop-Suche in datev.de

Kannst du vlt. programmunabhängig näher darauf eingehen?

Aus beiden Programmen kann eine SEPA-Datei zum Einlesen erzeugt werden. Es ist weiterhin möglich, dass eine DTAUS-Datei erzeugt wird und diese an das RZ der Datev geschickt wird. Von dort wird die Datei weiter in das RZ der entsprechenden Bank weitergegeben. Die DTAUS-Datei lässt sich bei vielen Bank aus dem online-Banking heraus freigeben.

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Unter SmartIT / ASP kann ggf. auch auf denselben Datenbestand zurückgegriffen werden? Obwohl ich mir das rechtemäßig als gefährlich vorstelle.

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Unter SmartIT / ASP kann ggf. auch auf denselben Datenbestand zurückgegriffen werden? Obwohl ich mir das rechtemäßig als gefährlich vorstelle.

SmartIT muss ich echt passen, ob das geht.

ASP wäre ich auch aus vorsichtig wegen des Datenschutzrisikos, aber auch wegen der zusätzlich Kosten bei einem solch "kleinen" Lohn.

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Egal welche Lösung, es wird schon ordentlich kosten.......

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derabrechner​,

Hallo,

... nur zur Klärung:

Wir haben als Steuer-Kanzlei schon viele Lohn-Mandate (z.B. Baulohn) outgesourced (eigentlich ein schlimmes denglisches Wort).

Das bedeutet, dass wir diese Lohnabrechnungen von einer anderen (auf Lohn spezialisierten Kanzlei) erstellen lassen.

Die Mandanten bleiben trotzdem bei uns (für Fibu, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen usw.) aber die Lohnabrechnungen werden eben woanders erstellt.

Ich kenne einige Kollegen, die auch gar nicht 'scharf' auf Lohnmandate sind.

Hier hat man immer wieder mit 'Spezialitäten' und Streitfragen zu tun, die viel Zeit kosten.

VG

Michael Vogtsburger

[#18]

Hallo Herr Vogtsburger,

bei Ihnen hört sich das aber danach an, dass Sie das auch so Ihren Mandanten gegenüber kommunizieren.

Wir haben auch Lohnmandate, wo die Berater keinen "Spaß" am Lohn haben. Nicht von anderen Beratern, sondern von den Mandanten. Aber diese Mandanten wurden entsprechend von ihren Beratern informiert, haben halt nur nicht den Service der Vermittlung eines Lohndienstleisters geboten bekommen.

Hier hört sich das danach an, als ob der Steuerberater keinen "Spaß" am Lohn hat, aber es nicht vernünftig mitteilt.

Viele Grüße

T. Reich

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Ein Merkmal für Professionalität kann auch das outsourcen an Profis sein!

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bei Ihnen hört sich das aber danach an, dass Sie das auch so Ihren Mandanten gegenüber kommunizieren.

Hallo Herr Reich,

ja, wir machen auch gegenüber unseren Mandanten kein Geheimnis daraus, dass wir für manche Aufgaben Spezialisten beauftragen.

VG

Michael Vogtsburger

[#21]

Hallo Michael,

das klingt ja interessant und „ähnelt“ der Vorstellung des Bekannten, die Lohnabrechnung auszugliedern.

D.h. die Lohnabrechnung „auf Lohn spezialisierte Kanzlei“ ausgliedern und den „Mandanten“ mit FIBU, Jahresabschluss, etc..) beibehalten. Ist ja absolut logisch… !!

Aber.. Wird dieselbe Software mit demselben „Datenbestand“ verwendet? Wie wird z.Bsp.: der Buchungsbeleg an euch übermittelt? Wer und wie werden die Gelder/ Beiträge überwiesen?

Die Spezialitäten habe ich nach 10 Jahren immer wieder :D.

Grüße

[#22]

So langsam schließen sich die Kreise für mich..

D.h. sowohl von DATEV Lodas als auch von DATEV Lohn und Gehalt lassen sich SEPA-Dateien erzeugen,

die dann "Eingelesen" werden zur Überweisung... Welche "Schnittschnelle" bzw. Software wird zum Einlesen benötigt? Empfehlung ?

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Also wir stellen die Buchungsliste als Export-Datei per E-Mail bereit. Alternativ wird kann die Buchungsliste auch aus Unternehmen online vom Buchhalter geholt werden. Unternehmen online kann in solchen Fällen als Datendrehscheibe genutzt werden, da man über entsprechende Zugriffe alle Auswertungen, Zahlungs- und Buchungsdateien bereitstellen kann. Außerdem kann man die digitale Personalakte bzw. Belege online (beides Bestandteile von Unternehmen online) nutzen, damit alle den gleichen Aktenstand haben.

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Welche "Schnittschnelle" bzw. Software wird zum Einlesen benötigt? Empfehlung ?

Also wie die Schnittstelle bei den einzelnen Banken im Online-Banking genau heißt, dass weiß ich nicht. Da müsste man bei der Bank fragen. Wenn man eine zusätzliche Banking-Software einsetzen, so sollten alle SEPA-Dateien importieren können, da es nun einmal hier Standard ist. Ich weiß, dass Starmoney eine entsprechende Importschnittstelle hat, aber auch da gibt es nach meiner Kenntnis verschiedene Versionen.

Ich würde, wenn es neu aufgesetzt wird, Unternehmen online mit Bank online nutzen. Dann werden die Zahlungsdateien in Bank online bereitgestellt und dort freigegeben.

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Wenn wir "nur" den Lohnauftrag annehmen, während ein anderer Berater den Rest macht, nutzen wir eigene Ressourcen/eigene Programme der DATEV. Damit bleiben wir unabhängig vom anderen Steuerberater. Zum Thema Zahlungen oder Buchungsbelege findet man dann Wege des Austauschs per Stick, Email oder DATEV-Unternehmen online.

Aber auch für diesen Fall ist ein Fachmann zum Lohn im Unternehmen (so jemand wie Sie) mehr als wertvoll, denn dieser ist die Schnittstelle zwischen Steuerberater und Unternehmer, kann die Anforderungen an den Lohn genau definieren, zielgerichtet und eindeutig weitergeben sowie die Ergebnisse gegenüber dem Unternehmer interpretieren.

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Wir rechnen ebenfalls "nur" Löhne über LODAS ab. Die Auswertungen erhält der Mandant über Unternehmen online und der Arbeitnehmer über Arbeitnehmer online.

Die Sammel-Überweisungsträger stellen wir direkt bei der Bank zur Freigabe per TAN oder im UO zur bereit.

Der Buchungsbeleg wird meist direkt über das RZ an die abweichende Berater/Mandantennummer bereitgestellt, damit kann der Buchhalter diesen direkt in die DATEV-Software einspielen.

VG Daniel Kühn

www.lonex.de

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Gleich ans Marketing gedacht, sauber!

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Hallo Herr Kühn,

bravo !

transparenter geht es kaum.

.... auch Formulierungen auf Ihrem SmartExperts-Profil. wie z.B.:

"Die Rechtsformen ....., .... und ...  sind bei uns nicht richtig. Dafür gibt es andere Experten."

... finde ich ausgesprochen sympathisch und fair.

Vermutlich haben Sie Ihre digitalen Prozesse schon stark optimiert.

VG

Michael Vogtsburger