Elektronischer Datenaustausch für private Kranken- und Pflegeversicherung

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Liebe Community,

ab dem 1. Januar 2026 ersetzt ein elektronischer Datenaustausch das bisherige Papierbescheinigungsverfahren für Beiträge zur privaten Krankenversicherung und privaten Pflegepflichtversicherung. Die in den ELStAM zurückgemeldeten Beitragshöhen sind verpflichtend. Abweichungen auf Verlangen des Arbeitnehmers sind unzulässig. Korrekturen erfolgen ausschließlich durch das Versicherungsunternehmen über eine erneute Datenübermittlung, vgl. Dok.-Nr. 1048114.

Nach meinem Kenntnisstand mussten Selbstzahler in der Vergangenheit zu Beginn eines jeden Jahres neben einer Bescheinigung über die Höhe der (zukünftigen) monatlichen Prämie einen schriftlichen Nachweis über die im Vorjahr tatsächlich vom Arbeitnehmer gezahlten Beiträge erbringen.

Ich gehe davon aus, dass uns dieser Nachweis nicht digital zur Verfügung gestellt wird.

Haltet ihr den Vorjahres-Nachweis mit der Einführung des elektronischen Verfahrens für entbehrlich oder werdet ihr diesen von euren Arbeitnehmern weiterhin einfordern (und damit das papierlose Verfahren unterbrechen)?

Ich freue mich auf eure Einschätzung/Tipps oder Quellenangabe zur korrekten Vorgehensweise,

beste Grüße!

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Hallo Community,

gibt es hierzu Erfahrungen, die an dieser Stelle geteilt werden möchten?

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Hallo! 

Wenn die Daten eingehen, würde ich auch davon ausgehen, dass etwaige unterjährige Änderungen eingehen und letztmals eine Papierbescheinigung für die in 2025 gezahlten Beiträge anfordern. Sofern die PKV diese überhaupt noch verschicken.

LG

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Sollten Sie das nicht eher in Ihrer Entwicklungsabteilung fragen, @Vanessa_Mertel? Wie sollen wir denn Erfahrungsberichte zu etwas geben, das aktuell noch in der technischen Umsetzung ist?

Ich werde erstmal abwarten, was da kommt. Meine Mandanten mit privat Versicherten (die nicht GGF sind) haben eine Personalabteilung und liefern mir die entsprechenden Nachweise unaufgefordert zu. Deshalb habe ich mich mit der Thematik bis jetzt noch nicht weiter befasst. Wenn ich die Angaben dann eine Weile doppelt (elektronisch und auf Papier) bekomme, ist das auch ok.

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Hallo CVolz,

damit fehlt aber der Nachweis, dass der Arbeitnehmer den steuerfreien Arbeitgeberzuschuss auch genutzt hat, um seiner Zahlungsverpflichtung gegenüber der Versicherung nachzukommen oder denke ich hier einen Schritt zu weit? 

Eine Gesetzesgrundlage o. ä. würde mir weiterhelfen,

beste Grüße!

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Mir geht es nicht um die in den ELStAM zurückgemeldeten zukünftigen Beitragshöhen, sondern um die im Vorjahr von den Selbstzahlern tatsächlich gezahlten Beiträge. 

Meine Erfahrung ist, dass dieser Nachweis nicht im Fokus der Personaler lag und nun auch keine Berücksichtigung im digitalen Verfahren fand.

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§ 39 Absatz 4 Nr. 4 EStG 

Ist aber nicht sehr hilfreich finde ich.

Aber vielleicht hilft das BMF-Schreiben vom 03.06.2025 (RZ 97-99)

Bundesfinanzministerium - Datenaustausch zwischen den Unternehmen der privaten Krankenversicherung und der privaten Pflege-Pflichtversicherung, der Finanzverwaltung und den Arbeitgebern im Rahmen des Lohnsteuerabzugsverfahrens ab 2026

Ich werde das auch auf mich zukommen lassen und wie @rschoepe sagte, schauen was nächstes Jahr kommt.

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Hallo DanaP,

vielen Dank für den Verweis auf das BMF-Schreiben.

Dort lese ich unter Randnummer 31: "Ab dem 1. Januar 2026 wird das Papierbescheinigungsverfahren durch das elektronische Übermittlungsverfahren ersetzt. Da es für die Steuerfreiheit der Zuschüsse zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung - anders als bei anderen Arbeitgeberleistungen - auf die Zahlung des Versicherungsbeitrags durch den Arbeitnehmer nicht ankommt, werden auch Verwendungsbescheinigungen entsprechend R 3.62 der Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) nicht mehr erteilt.".

Die Richtlinie besagt: "Der Arbeitgeber hat die Bescheinigung als Unterlage zum Lohnkonto aufzubewahren. Soweit der Arbeitgeber die steuerfreien Zuschüsse unmittelbar an den Arbeitnehmer auszahlt, hat der Arbeitnehmer die zweckentsprechende Verwendung durch eine Bescheinigung des Versicherungsunternehmens über die tatsächlichen Kranken- und Pflege-Pflichtversicherungsbeiträge nach Ablauf eines jeden Kj. nachzuweisen; der Arbeitgeber hat diese Bescheinigung als Unterlage zum Lohnkonto aufzubewahren.  Diese Bescheinigung kann mit der Bescheinigung nach den Sätzen 9 und 10 verbunden werden.  Ab dem 1.1.2024 wird das Bescheinigungsverfahren nach den Sätzen 9 bis 13 i. d. R. durch ein elektronisches Datenübermittlungsverfahren ersetzt. Die für den steuerfreien Zuschuss und die Lohnsteuerberechnung erforderlichen Angaben über die Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge werden dem Arbeitgeber dann als Lohnsteuerabzugsmerkmale nach 39 Abs. 4 Nr. 4 Buchst. a und b EStG zum elektronischen Abruf bereitgestellt."

Somit entfällt vermutlich der schriftlichen Nachweis über die im Vorjahr tatsächlich vom Arbeitnehmer gezahlten Beiträge, oder?

Beste Grüße!

[#9 · Accepted solution]

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@Payroll  schrieb:

Somit entfällt vermutlich der schriftlichen Nachweis über die im Vorjahr tatsächlich vom Arbeitnehmer gezahlten Beiträge, oder?

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Ja, das würde ich so sehen. Und da alle Änderungen am Beitrag von den Krankenkassen elektronisch übermittelt werden, können uns ja keine Daten entgehen, oder? Denn bisher waren doch Differenzen hauptsächlich dann, wenn der Arbeitnehmer nicht alle Änderungen mitgeteilt hat, da wir nur im Januar nach den aktuellen Werten gefragt haben und uns die anderen Änderungen nicht bekannt waren.