zu 1.)
DMS und die digitale Personalakte sind zwei vollkommen unterschiedliche Produkte. Bei DMS liegen die Daten lokal im Netzwerk und die digitale Personalakte ist ein Teil von Unternehmen Online. Sofern man bei einem Mandanten beides einsetzt: Es gibt keinerlei Verbindung / Abgleich zwischen den beiden Datenbeständen.
DMS hat den Vorteil, dass es sehr schnell ist und die Suchzeiten minimal sind.
Nachteil von DMS: Man kann die DMS Daten grundsätzlich nicht dem Mandanten zugänglich machen.
Die digitale Personalakte ist ein Online Produkt der DATEV als Teil von Unternehmen Online. Es ist (wie alles in UO) nicht nur mir langen Ladezeiten verbunden, sondern bringt auch die sonstigen Probleme durch UO mit sich (kein einfacher Zugriff, keine einfache Belegübermittlung, zu kompliziertes Handling, schlechte Performance).
Wesentlicher Vorteil der digitalen Personalakte (=dPA) ist aber, dass die Belege innerhalb der dPA auch dem Mandanten über das UO Portal zugänglich gemacht werden können und er z.B. relativ schnell alle Belege zu einem Mitarbeiter findet (Arbeitsvertrag, Krankenscheine, etc.)
Die Kanzlei übernimmt die Verschlagwortung sowohl bei DMS als auch bei der dPA (grundsätzlich Mehraufwand, der sich aber i.d.R. lohnt)
Bei uns läuft beides parallel. dPA bei "Online-Mandanten", DMS bei "Offline-Mandanten". Teilweise liefern aber auch Online-Mandanten mal was nicht in die DPA (E-Mail, Fax, persönlich, etc.) Der Grund warum Online-Mandanten teilweise nicht in die dPA liefern sind die viel zu komplizierten Übermittlungswege der DATEV (SmartCard, SmartLogin)
Die Belege für den Kanzleimitarbeiter dann einfach in die dPA zu bekommen ist noch mehr Aufwand. Es gibt auch noch viele weitere Nachteile der dPA, die alle in der Community angesprochen wurden etwa die fehlende gezielte Benachrichtigung bei Belegzugang (geht nur für alle Belegtypen, nicht nur Lohnunterlagen). Auch das Zusammenspiel mit LODAS ist viel zu langsam. Angeblich überarbeitet die DATEV gerade die dPA. Aber die Geschwindigkeiten kennen Sie ja.
Bei DMS gibt es bei vernünftiger Einrichtung quasi überhaupt keine Probleme. Unsere Mitarbeiter arbeiten lieber mit DMS, da es viel schneller ist. Es hat eben nur einen entscheidenden Nachteil: Die Daten liegen im eigenen Netzwerk und der Mandant sieht nichts. Wir haben sehr viele Online-Mandanten und dann wird die dPA mitgenutzt. Zufrieden sind unsere Mitarbeiter aber eigentlich nicht. Mit DMS sehr wohl.
2.)
Die Preise steigen, da das Belegvolumen in der Belegverwaltung Online steigt. Und das nicht zu knapp wie Sie wissen.
Insbesondere da Du ja den anderen thread zu dem Thema selbst kennst:
