Digitalisierung Lohnakte

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Guten Morgen allerseits,

ich möchte an dieser Stelle gern einmal ein Thema ansprechen, das hier auch schon einige Male diskutiert wurde, aber leider für mich nicht die gewünschten Ergebnisse gebracht hat. Ich schildere einfach mal die Situation:

Seit Ende November setzen wir in der Kanzlei die Datev-DMS ein (vorher DokOrg). Allgemein wird das Ganze recht gut angenommen und vieles eingescannt. Insgesamt soll das der Startschuss sein, um die Kanzlei insgesamt digitaler zu machen (wir hängen da leider etwas hinterher).

Da es aktuell darum geht, neue Lohnordner für 2020 anzulegen, stellt sich bei meinen Kolleginnen und Kollegen natürlich die Frage, ob man das überhaupt noch muss. Meiner Meinung nach nicht, aber ich wüsste gerade nicht, wie man das am besten umsetzen kann. Im Moment werden viele Dinge wie Krankenscheine, Stundenzettel und was sonst noch so vom Mandanten (meist in digitaler Form per Mail oder Fax) kommt, einfach in der DMS abgelegt, was meiner Meinung nach etwas unübersichtlich wird. Außerdem wird das Ganze irgendwann unübersichtlich.

Die digitale Personalakte wird noch bei keinem Mandanten eingesetzt. Nach dem was ich darüber bisher gelesen habe, bin ich mir auch nicht so sicher, dass das Ganze wirklich eine Personalakte ersetzt.

Lange Rede, kurzer Sinn: Gibt es jemanden, der da schon Erfahrungen hat, wie man das angehen kann? Geht im Lohnbereich überhaupt komplett digital oder kommt man um eine (kleine) Akte nicht drumrum? Wir nutzen übrigens Lohn und Gehalt und Unternehmen online ist bei den Mandanten, sagen wir mal, nicht stark verbreitet.

MfG

Dirk Schmakies

P.S.: Das Seminar zu den Digitalen Lohnprozessen Ende diesen Monats habe ich gebucht, aber ich glaube nach der Themenbeschreibung nicht so ganz, dass mich das an der Stelle so sehr weiterbringt...

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Guten Morgen,

ich glaube, dass es hier auch stark von den Mandanten abhängt, die man betreut.

Bei uns gibt es Mandanten, bei denen ich seit Jahren kein Blatt Papier mehr bewege, aber auch noch Mandanten, bei denen ich ganze Ordner pro Jahr fülle. Hier stellt sich natürlich auch die Frage, wozu will man welchen Mandanten auch drängen. Wir lassen den Mandanten hier viel Spielraum. Das ist dann natürlich auch eine Honorarfrage...

Wir nutzen noch die DokOrg, auch dort geht es. Es ist halt auch ein ganz anderes arbeiten, mit vielen Terminen, guter und gleichbleibender Verschlagwortung und am Ende wenig Zeitersparnis, da man die Zeit für die Ablage durch die elektronische Ablage ersetzt.

Die digitale Personalakte ist nicht schlecht, da beide Seiten reinschauen können. Allerdings kann bisher nur die Kanzlei beschriften und zuordnen. Eine echte Personalakte kann und sollte meiner Ansicht nach dieses Produkt nicht ersetzen. Wollen Sie von allen Mitarbeitern Lebensläufe, Telefonnummern, Weiterbildungsbescheinigungen etc.? Alleine schon wegen des Datenschutzes, wir brauchen diese Daten für die Arbeit nicht, ist es eine schwierige Angelegenheit. Für mich ersetzt die digitale Personalakte den Weg des Austauschs der Lohndaten und erleichtert beiden Seiten den Zugriff auf diese Daten.

Viele Grüße

T. Reich

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Hallo T. Reich,

vielen Dank für die schnell Antwort.

Das ist grundsätzlich auch mein Eindruck, dass man das a) vom Mandanten abhängig machen muss und b) wahrscheinlich auch nicht um eine Papierakte rumkommt.

Im Zweifel könnte man höchstens noch eine digitale Akte in der DMS abbilden. Aber ich warte erstmal, ob es noch andere Erfahrungen zu dem Thema gibt...

MfG,

Dirk Schmakies

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Wir haben die gesamte Lohnakte digitalisiert und nutzen prinzipiell die digitale Personalakte.

Nur für Miniatur-Mandate mit 1-2 Arbeitnehmern werden die Unterlagen als Vorgangsmappe im DMS abgelegt, um die Speicherkosten bei DATEV zu sparen.

Die Ablage / Recherche in der digitalen Personalakte ist sehr bequem und wird gern genutzt. (Leider ist die Recherche auf Mandantenebene nicht mal annähernd so schön.)

Die Papierordner wurden seit Monaten nicht mehr angerührt und sollen demnächst verschwinden.

Einziges Problem:

Die ausfüllbaren Excel-Formulare mit Makros zur Neuanlage von Mitarbeitern und die Excel-Vorerfassung kann nicht in die digitale Personalakte übernommen werden, weil Excel-Dokumente mit Makros nicht ins Unternehmen online hochgeladen werden können.

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Hallo petrareichenbach,

danke für die Information. Vorgangsmappe klingt mir jetzt etwas nach DMS classic, aber in der neuen DMS lässt sich etwas ähnliches anlegen.

Dann werde ich wohl erstmal noch etwas Zeit mit der Digitalen Personalakte verbringen und die Datev-Schulung Ende Januar mitnehmen und mir dann mit den entsprechenden Lohnsachbearbeitern Gedanken machen, wie wir das dann am besten umsetzen, ohne großartig noch Akten zu verwenden.

MfG,

Dirk Schmakies

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Hallo Herr Schmakies,

die digitale Personalakte bietet sich insofern gut an, dass das DMS nicht mit den ganzen Personaldokumenten "zugemüllt" wird. Das kann ja nach Mandant relativ viel werden.

Zudem gibt es in der digitalen Personalakte eine gewisse Struktur und sehr einfache Möglichkeiten gewisse Dokumente gezielt auf die Archiv-DVD zu packen.

Bei den Mandanten habe ich die Erfahrung gemacht, dass es positiv aufgenommen wird, wenn die Dokumente entsprechend organisiert und für beide Seiten zugänglich sind.

Der Aufruf über Unternehmen online ist derzeit aber noch ein "Krampf", weshalb ich hier eine kurze Anleitung erstellt habe: https://youtu.be/_2PvQhWFJWQ

Sollten Sie die Personalakte anlegen, bitte beachten Sie falls Sie DUO nutzen und unter der Unterberaternummer buchen, dass der Lohnbestand ggf. auch unter der Unterberaternummer des Mandanten abgespeichert werden muss (mehr oder weniger unschön), weitere Infos habe ich einmal hier beanwortet (Kommentare auch beachten): https://youtu.be/zBy6_MLnAtw

Ich hoffe die Infos helfen Ihnen weiter.

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Hallo Herr Schmakies,

der Beitrag hier: Organisation von DMS für Digitale Personalakte könnte evtl. für Sie interessant sein.

Gruß

Ralf Blum

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Hallo Herr Schmakies,

hier noch zusätzlich ein kleiner Tipp, wenn Sie die Personalunterlagen nicht in der Digitalen Personalakte von DATEV sondern lediglich in DMS ablegen wollen:

Es sind zwei Aspekte ganz wichtig bei der Ablage:

1. ein guter Ablageknigge; wenn bei uns hier z. B. Stundenzettel eingehen und über den Dokumentenkorb abgelegt werden, gebe ich lediglich im Feld <Ablageknigge> Stundenzettel ein und neben der Beschreibung, die sich aus dem Feld Ablageknigge, dem Feld Ergänzung sowie den Feldern VJ und VM zusammensetzt, werden auch die Felder Ordner und Register vorbelegt. In das Feld Ergänzung kommt bei uns immer noch der Name des Mitarbeiters. Durch dieses Vorgehen ergibt sich eine einheitliche Ablage, in der man mit der Schnellsuche im Arbeitsplatz sehr schnell Dokumente findet und sortieren kann.  Zudem reduziert sich der Zeitaufwand beim Ablegen sehr stark.
2. ist es sehr wichtig die Felder VJ und VM mit Bedacht auszufüllen. Dann kann man sehr schnell alle Dokumente, die z. B. zur Lohnabrechnung Januar 2020 gehören, sich anzeigen lassen und sukzessive abarbeiten. Oder man legt sich eine Vorgangsmappe an und sortiert die Dokumente vor dem Abarbeiten noch den einzelnen Punkten zu.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Digitalisierung in Ihrer Kanzlei. Meines Erachtens ist der Erfolg ganz stark davon abhängig, dass der Nutzen bei den Mitarbeitern ankommt. D. h. dass nicht nur vorgegeben wird, wir machen das jetzt so oder so, sondern auch warum und welchen zusätzlichen Nutzen diese Vorgehensweise hat.

Viele Grüße aus dem Norden

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Guten Morgen,

vielen Dank für die vielen Anregungen. Ich denke, dass ich jetzt eine ungefähre Richtung habe, die mit meinen Kolleginnen und Kollegen, die hier im Hause die Löhne machen, besprechen kann. Ich denke, es wird ein Mix aus Digitaler Personalakte und Personalakte DMS werden.

MfG,

Dirk Schmakies