Digitale Personalakte bei reinem Lohn Mandant

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@moeller 

Der Zug ist abgefahren. Datev hat sich für sein Preismodell bereits entschieden. 😉

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Wir lassen die Fälle mit Personal-Addon solange laufen, wie es geht und bestellen jetzt nicht aktiv DUO. Die DATEV wird den Vertrag schon automatisch ändern.

Das Risiko würde ich nicht eingehen. Soweit ich weiß ist zum 31.12.2026 Schluss und zwar ohne automatische Vertragsänderung. Ebenso sind dann auch alle Beleg in der Personalakte gelöscht/gesperrt. Also lieber frühzeitig in der Richtung aktiv werden.

Ja gut, aber wenn wir hier über Datev Personal reden, weiß ich nicht was Bank online für eine Rollen spielt!?

Bank online kann in Verbindung mit Personal recht nützlich sein. Man stellt einfach die Lohnüberweisungsaufträge bereit. Und wenn der Mandant die Bank eingerichtet hat, kann er doch einfach den Lohn überweisen oder lädt sich die Zahlungsdaten in sein eigenes Bankprogramm. Anders lassen sich die Zahlungsaufträge nicht bereitstellen.

Der Gedanke war Personal ebenfalls zu kündigen und sich somit die kosten für Personal zu sparen, da in DUO an sich ja auch die Verlinkung zur Anwendung "Auswertungen Personalwirtschaft" vorhanden war.

Sämtliche Lohnanwendung, auch die Auswertungen Personalwirtschaft, sollen in Datv Personal umgezogen werden. Somit wird dann wohl spätestens an der Stelle doch noch zusätzlich Datev personal erforderlich sein. Es sei denn man will zurück zur Druckauswertung oder fängt an dem Mandanten alles per Mail zu schicken.

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Leider komme ich immer mehr zu der Erkenntnis, dass sich die Digitalisierung für viele unserer betrieblichen Kleinstmandate nicht mehr rechnet. Die EDV-Kosten für die ganzen Anwendungen sind für Kleinstmandate zu hoch. Jetzt kam auch die Aufforderung, die FiBu-Bestände in Vorbereitung auf die Cloud im RZ zu sichern, was weitere Gebühren auslöst. Was das Kleinstmandant dann später in der Cloud an Speichergebühren für EO/Dokumente usw. kostet ist auch noch nicht klar.

Wir werden uns von den Kleinstmandaten wohl trennen müssen, wenn diese nicht bereit sind, die höheren EDV-Kosten zu tragen.

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Darf ich fragen, welche Gebühren konkret als zu hoch empfunden werden?

Nach meiner Kenntnis liegen die Kosten bei ca. 11,56 € für DATEV Unternehmen online, 3,83 € für DATEV Belege online und 1,37 € für den DATEV Bankdatenservice. Das sind insgesamt rund 20 € netto pro Monat.

Wenn ein Unternehmer 20 € monatlich für die Digitalisierung und die laufende Buchhaltung nicht aufbringen kann, stellt sich aus meiner Sicht eher die grundsätzliche Frage nach der Wirtschaftlichkeit der Selbstständigkeit.

Heutzutage gibt es kaum noch kostenlose Angebote. Sportübertragungen, Musikstreaming oder viele digitale Dienste sind kostenpflichtig oder werden durch Werbung bzw. die Nutzung persönlicher Daten finanziert. Auch beim Steuerberater werden Softwarekosten letztlich über die Honorare mitfinanziert.

Wie soll ein Kleinstunternehmer wegen 20 € monatlich seine Selbstständigkeit aufgeben? Im Gegenteil: Die gesetzlichen Anforderungen nehmen ständig zu – E-Rechnung, elektronische Kassensysteme, digitale Prozesse und vieles mehr. Gerade deshalb sind solche Softwarekosten heute aus meiner Sicht ein normaler Bestandteil der Geschäftsausgaben.

Früher waren diese Kosten nicht unbedingt niedriger – sie waren lediglich an anderer Stelle „versteckt“. Jeder Beleg musste ausgedruckt, sortiert und in einem Ordner abgelegt werden. Dadurch entstanden erhebliche Kosten für Papier, Drucker, Toner bzw. Tinte sowie für das Versenden oder die Abholung der Unterlagen.

Auch fehlende Belege mussten häufig bei Debitoren oder Kreditoren per Post oder telefonisch angefordert werden. Zusätzlich wurden deutlich mehr Büromaterialien, Drucker und Scanner benötigt, teilweise auch Faxgeräte und weitere technische Ausstattung.

Die Kosten sind also nicht einfach weggefallen, sondern haben sich durch die Digitalisierung teilweise von klassischen Büro- und Versandkosten hin zu IT- und Softwarekosten verlagert. Dafür sind viele Arbeitsabläufe heute deutlich effizienter, schneller und nachvollziehbarer.

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Ein Kleinstunternehmer mit Vorsteuerabzug muss sich sowieso Gedanken machen, wie er seine E-Rechnungen aufbewahrt. Alle die bei uns gebucht werden, sollten diesbezüglich auf DUo umsteigen. Wer aber selbst bucht, muss sich auch selbst darum kümmern. Wir informieren lediglich über die Pflicht.

Gleiches gilt auch für den Lohn. Wir informieren nur. Es ist nicht unsere Aufgabe die Unterlagen für den Mandant zu digitalisieren und für Prüfungszwecke vorzuhalten. Der Mandant muss sich selbst kümmern.

Aber, wir betreuen auch viele kleinere Vereine oder freie Kirchgemeinden. Die machen Ihre Buchhaltung häufig noch in Excel und haben auch meistens nur ein oder zwei angestellte Minijobber. Alle drei Jahre basteln wir dann aus diesen Unterlagen die Steuererklärung zusammen. Denen geht es nicht um Wirtschaftlichkeit. Die finanzieren sich häufig nur über Spenden und Zuschüsse/Fördergelder. Vorsteuerabzug und E-Rechnung ist für die also auch kein Thema.

Für diese Mandanten machen die 20,00 EUR im Monat zusätzlich zur Lohnabrechnung schon ein Unterschied.