Digitale Personalakte bei Beraterwechsel

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Guten Morgen Zusammen,

wir haben bei einigen Mandanten die Digitale Personalakte erfolgreich eingeführt. Jetzt geben wir einen Mandanten mit Digitaler Personalakte an einen anderen Berater ab der kein DATEV nutzt.

Ich weiß, dass man über die Lohn-Archiv-DVD die Belege mit exportieren kann. Wird der Datenbestand der Digitalen Personalakte beim Übertrag dann bei uns gelöscht oder befinden sich die Unterlagen weiterhin ("bis in alle Ewigkeit") bei uns im Speicherplatz und kosten unserer Kanzlei entsprechend Geld?

Wenn der andere Berater auch DATEV nutzt, hat er dann beim Mandantenübertrag auch direkt Zugriff auf die vorhandene Digitale Personalakte bzw. übernimmt er unseren Bestand und wir haben keinen Zugriff mehr darauf?

Fragen über Fragen

LG Sarah Eckhofer

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Wird der Datenbestand der Digitalen Personalakte beim Übertrag dann bei uns gelöscht oder befinden sich die Unterlagen weiterhin ("bis in alle Ewigkeit") bei uns im Speicherplatz und kosten unserer Kanzlei entsprechend Geld?

Sofern der neue Berater auch DATEV hätte, werden die UO Stammdaten einfach auf den neuen Berater umgehangen. Und auch wenn der neue Berater kein DATEV hat, dürfen die UO Stammdaten nicht einfach bei Ihnen bleiben.

Wenn der andere Berater auch DATEV nutzt, hat er dann beim Mandantenübertrag auch direkt Zugriff auf die vorhandene Digitale Personalakte bzw. übernimmt er unseren Bestand und wir haben keinen Zugriff mehr darauf?

Korrekt. Dann tauchen beim neuen Berater die UO Stammdaten auf und er kann die SmartCards der mandantengenutzten Beraternummer administrieren.

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Ich würde die Frage gerne nochmal aufgreifen.

Wie kann ich noch Zugriff auf die digitalisierten Belege in der digitalen Personalakte gewährleisten wenn ich einen Mandantenübertrag an die neue Kanzlei gemacht habe? 

Soweit ich weiß ist es nicht möglich die Belege ins DMS herunterzuladen, in der Fibu ist das bereits möglich.

Danke vorab und Gruß

Thelen

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Hallo, 

nach einem Mandantenübertrag ist kein Zugriff mehr auf die Belege in Belege online und die Digitale Personalakte möglich. 
Sie haben die Möglichkeit, vor dem Übertrag die Belege als pdf abzuspeichern. 
Eine weitere Option wäre es, die Belege in DMS zu holen. Die Belege sind dann in den Posteingang zu verschieben. Beachten Sie bitte, dass in diesem Fall auch Mitarbeiter die keinen  Zugriff auf die Digitale Personalakte haben, die Belege dann einsehen können. 

Mit freundlichen Grüßen
Wolfgang Stein
Personalwirtschaft
DATEV eG

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Guten Morgen Herr Stein,

danke für Ihre Antwort. Kann man denn die Dokumente der Personalakte in Masse im DMS speichern oder nur einzeln über das "Exportieren"?

Bleibt die Belegverlinkung dann noch bestehen in der Personalakte?

Gruß

David Thelen

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Hallo Herr Thelen,

ja, Sie können die Dokumente der Personalakte in Masse im DMS speichern.

Pro Hol-Vorgang können max. 500 Belege abgerufen werden. Bei mehrseitigen Belegen sind es entsprechend weniger Belege. Wiederholen Sie das Verschieben in den Posteingang und die Abholung der Belege bei Bedarf.

Nach einem Mandantenübertrag ist kein Zugriff mehr auf die Belege in Belege online und der Digitalen Personalakte möglich. 

Mit freundlichen Grüßen

Kristin Frohmeyer
Personalwirtschaft
DATEV eG

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Habe es grade mal versucht.

Sehe ich das richtig das man zuerst alle Verknüpfungen löschen muss, damit stehen die Belege dann im Posteingang, dann alle heften und dann exportieren?

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Ich vermute mal, dass es dann eine ähnliche Lösung ist, wie hier:

https://www.datev-community.de/t5/Personalwirtschaft/Digitale-Personalstammakte-Umzug-von-LODAS-auf-Lohn-und-Gehalt/m-p/178233#M41929

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@DavidThelen schrieb:

Sehe ich das richtig das man zuerst alle Verknüpfungen löschen muss, damit stehen die Belege dann im Posteingang, dann alle heften und dann exportieren?

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Gut möglich. Dass das einfach und komfortabel geht, hat DATEV ja nicht gesagt 😉. Allgemein ist der Datenaustausch oder das Holen von Belegen aus DUO ins DMS eher suboptimal und DUO kennt eigentlich auch nur 1 Weg: Upload. 

Warum wollen Sie denn die Daten behalten, wenn der Mandant den Berater wechselt?

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@metalposaunist  schrieb:

Warum wollen Sie denn die Daten behalten, wenn der Mandant den Berater wechselt?

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Ich würde es zum Schutz machen. Nur so kann ich am Ende belegen, wie ich etwas abgerechnet habe.

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Ja genau das ist unsere Intention