Digitale Personalakte - Fragen

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Ich beschäftige mich gerade intensiver mit der Digitalen Personalakte und finde allein schon die Bezeichnungen verwirrend:

1. Der Belegtyp von der Digitalen Personalakte trägt nicht die Bezeichnung "Digitale Personalakte", sondern "DATEV Lohn-Unterlagen". Warum?

2. Bei der Detailsuche kann eine Belegkategorie vorbelegt werden (allerdings funktioniert bei mir hier noch immer kein Auswahlmenü, woher soll der Mandant die Belegkategorie kennen?). Ist jetzt mit der Belegkategorie die "Dokumentkategorie" gemeint oder die Kategorie, die als Ablageort in Belege online vorbelegt werden kann (Register)?

3. Weiterhin gibt es bei den Dokumentkategorien noch Hauptkategorien.

3.1. Welchen Sinn haben diese Hauptkategorien?

3.2. Kann man diese Hauptkategorien auch ändern? Ich finde diese recht willkürlich und praxisfremd definiert.

4. Ist es empfehlenswert, für jede Dokumentenkategorie ein separates Register anzulegen oder sollte alles in einem Standardregister abgelegt werden? Das Register wird ja nicht automatisch bei der Auswahl der Dokumentenkategorie vorbelegt. Insofern müssten separate Register immer manuell geändert werden?!

Eine richtige Anleitung zur Einrichtung und Nutzung der Digitalen Personalakte habe ich noch nicht gefunden. Gibt es hier ein Seminar?

Danke für Antworten. DK

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Hallo DK,

gerne möchte ich auf Ihre Fragen eingehen:

1. Die Digitale Personalakte ist für die Anbindung an die DATEV Programme der Personalwirtschaft vorgesehen. Aktuell sind das nur die Abrechnungsprogramme, daher ergibt sich der Belegtyp DATEV Lohn-Unterlagen. Die Anbindung an die Zusatzprodukte, wie z. B. Reisekosten, ist langfristig geplant. Für Reisekosten existiert bereits der Belegtyp DATEV Reisekosten-Belege.
2. Die Belegkategorie in der erweiterten Suche von Belege online entspricht der Dokumentenkategorie in der Digitalen
   Personalakte.
3. Nun zu den Dokumentenkategorien:

• Hauptkategorien sind fest vorbelegt. Bei der Anlage von eigenen Dokumentenkategorien ist es programmseitig notwendig, eine bestehende Hauptkategorie zuzuordnen. Die Zuordnung bedeutet nicht, dass es sich hierbei um eine Unterkategorie handelt.
• Hauptkategorien kann man nicht ändern oder löschen - Es können jedoch eigene Kategorien hingezufügt werden

    4. Wir empfehlen eine flache Struktur. Die Entscheidung können Sie jedoch mit Ihrem 

        Mandanten gemeinsam abstimmen. Umfangreichere Anleitungen finden Sie im

        Musterpaket Unternehmen online und verlinkt in den Broschüren 10501 bzw. 10502

        und im Dokument 1071567.

Mit freundlichen Grüßen

Wolfgang Stein

Personalwirtschaft

DATEV eG

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Guten Morgen!

@Wolfgang_Stein zu Ihrem Punkt 3 den Dokumentenkategorien:

Ist das so noch alles aktuell oder kann man mittlerweile die Hauptkategorien abändern oder löschen?

Vielen Dank im Voraus für die Rückmeldung

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Hallo, 

die Standardkategorien können nicht gelöscht oder geändert werden. Dies hat weiterhin Bestand. 

Mit freundlichen Grüßen
Wolfgang Stein
Personalwirtschaft
DATEV eG

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Ist das noch immer so, dass man die Standardkategorien nicht anpassen kann? Idealerweise sollte man als Kanzlei die Standardkategorien selbst definieren dürfen. Die Dokumentkategorien der Datev sind wirklich etwas unsinnig und alles andere als intuitiv.

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Hallo Community,

es ist immer noch so, dass die Standardkategorien nicht gelöscht oder geändert werden können. Sie können lediglich neue hinzufügen.