Digitale Personalakte - Befreiung und Ablage.... uvm.

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Kann mich da jemand bitte bisschen genauer aufklären.... ich steh da jetzt irgendwie auf dem Schlauch....
Die Digitale Personalakte in Lodas hat ja grundsätzlich mit der Pflicht zur Digitalen Personalakte ab 2022 nichts zu tun, oder?
Also wenn ich Mandanten habe, die mir z.B. den Antrag auf Befreiung von der gesetzlichen Rentenversicherung per E-Mail zur Verfügung stellen, der vom AN handschriftlich unterschrieben ist, in DMS abspeichere, liegt doch dieser dann digital vor. Somit ist die Pflicht hierzu erfüllt, oder?

Muss ich dann z.B. wenn der Mandant mir die Lohnunterlagen komplett zu allen Mitarbeitern per E-Mail zur Verfügung stellt, alles einzeln - sprich zu jeden Mitarbeiter - separat in DMS auch wirklich abspeichern?

Hat jemand schon zu einem Mandanten einen Antrag bei der Deutschen Rentenversicherung gestellt um sich von der Digitale Personalakte befreien zu lassen?     

Vielen Dank bereits für Euere Unterstützung!!

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Hallo,

ich habe vorsorglich alle Mandanten von der Pflicht befreien lassen und dann von der DRV ein Sammelschreiben erhalten in dem alle Mandanten aufgeführt sind. Das ist auf Kanzleiebene hinterlegt. Die Mandanten erhalten kein separates Schreiben, vielmehr muss die Kanzlei die Mandanten von der Befreiung unterrichten.

Bis zum 31.12.2026 interessiert mich insofern nicht wie und wo ich die Daten speichere. Die Uhr tickt dann erst ab dem 01.01.2027 und bis dahin kann man die Unterlagen wie auch immer speichern und betiteln. Unterlagen, die ab diesem Zeitpunkt neu kommen müssen dann entsprechend digitalisiert werden (siehe auch Anlage).

Gruß

M_H

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Bedeutet dies, das ich jetzt noch alle Mandanten bis spätestens 31.12.2026 befreien lassen kann?

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Ganz schnell bevor die nächste Prüfung kommt und dann hoffen dass das noch bewilligt wird. 😉

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Also ich hatte erst vor kurzem eine Prüfung zur die DRV... da musste ich keine Befreiungsanträge zur Digitalen Personalakte vorlegen..... 

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ok, kann auch nur sagen wie es bei uns gemacht wurde.

Grüße

M_H

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nicht böse sein, aber "nach Witze(l)n" ist mir dazu gerade nicht....

Noch einmal: ich muss spätestens bis zum 31.12.2026 hierzu einen Antrag stellen, oder?

Ich habe nämlich gerade auch mit einem Prüfer von der DRV telefoniert.

Für sie gib es eigentlich nur die Befreiung von der elektronischen BP... das ist aber hier nicht das Thema...

und diese besagte Führung ektronischer Unterlagen.... da kam gerade die Aussage von Prüfer, dass er alle Formen der Unterlagen gerne annimmt... egal ... wie und in welcher Form... Hauptsache wir stellen ihm Unterlagen zur Verfügung.  

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Wie haben Sie das der DRV geschrieben? Mit einer Liste der Betriebsnummern und Namen?

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ja, das würde mich auch interessieren...

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ABER, wenn ich doch jetzt den Befreiungsantrag zur gesetzlichen RV von einem Minijobber durch den AG erhalten habe und diesen dann bei mir z.B. in DMS abspeichere, erfülle ich doch die Voraussetzung die elektronische Führung der begleitenden Entgeltunterlagen, oder?

[#11 · Accepted solution]

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@UBlM  schrieb:

Noch einmal: ich muss spätestens bis zum 31.12.2026 hierzu einen Antrag stellen, oder?

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Wenn du jetzt einen Antrag stellst und der bewilligt wird, kannst du bis zum 31.12.2026 die Personalakten noch auf Papier führen. Ab dem 01.01.2027 musst du die Unterlagen dann elektronisch führen. (Inwiefern "Antrag auf Papier ausgefüllt und unterschrieben, dann eingescannt" das erfüllt, ist eine andere Frage, die ich gerade nicht beantworten kann.) Wenn du keinen Antrag stellst oder der Antrag abgelehnt wird, musst du das jetzt (seit 2022) schon.

Du kannst mit dem Antrag natürlich bis zum 31.12.2026 warten (dann würde er rein rückwirkend gelten), aber das kann auch in die Hose gehen.

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Vielen herzlichen Dank!

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jetzt doch noch eine "doofe Frage" dazu:

Kann ich dann bei einer elektronischen BP die Unterlagen wie bisher dann einreichen bzw. vorlegen und muss daher nicht unbedingt darauf achten, das ich irgendetwas falsch abgespeichert habe? Jedes Dokument muss ja einzeln zu einem AN abgespeichert werden....

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ok, anbei noch eine Verfahrensbeschreibung der DRV - die sollte Ihnen auch weiterhelfen, da sind Beispiele genannt ab wann die Unterlagen digital vorliegen müssen.

Und zu der Frage wie die Befreiung erfolgt ist: die DRV hat von mir einen Antrag auf Befreiung erhalten in dem ich alle Betriebsnummern mit den Firmennamen aufgeführt habe (also ein Sammelschreiben). Die DRV hat auf dieses Schreiben wiederum mit einem Sammelschreiben geantwortet, wo alle Betriebsnummern aufgeführt sind. Die Mandanten erhalten keine weitere Benachrichtigung, diese erfolgte dann durch unsere Kanzlei an die Mandanten. Diese Benachrichtigung sollten die Mandanten dann zu den Lohnunterlagen nehmen (so steht es auch in dem Sammelschreiben der DRV).