Datev Personalakte

[#1]

Guten Tag,

wir beschäftigen uns momentan mit der Datev Personalakte.

Folgende Frage:

Muss man die Ablagekategorien bei jedem Mandanten einzeln anlegen oder kann man eine Ablagekaterogie auch

kanzleiweit einrichten?

Für Antworten bedanke ich mich im Voraus.

Mit freundlichen Grüßen

Ute Neumann

Reindl & Partner Stb mbB

[#2]

Ich warte auch gespannt auf diese Antworte, befürchte aber, dass Datev da mal wieder nur bis zum MVP gedacht hat, und wir uns nun bald mit

Personalunterlagen

Entlohnung

Bewegungsdaten

in dem einen Mandantenbestand und

Presonalunterlagen

Lohn

monatl. Daten

in dem anderen Mandantenbestand usw. konfrontiert sehen werden.

Was natürlich nicht der Fehler der Datev ist die das nur EINMAL hätte programmieren müssen, sondern der Fehler der StBs ist, die das nicht ZEHNTAUSENDFACH als Prozess entwickeln.

[#3]

Hallo Frau Neumann,

ich habe bei der digitalen Personalakte die Ablagekategorien genutzt, als ich dann auf DATEV Personalakte umgestellt habe (Umstellungsassistent) wurden diese auch übernommen.

Bei neuen Mandanten oder nicht mit dem Umstellungsassistenten umgestellt wurden, muss man bei jedem Mandanten die Ablagekategorien anlegen, da es nicht wie bei der vorherigen Personalakte vorgegeben Ablagekategorien gibt.

Aber wenn das bei einer DATEV Personalakte angelegt ist, kann man die Kategorie kopieren und einfach neu

einfügen bei dem anderen Mandanten.

Also nur eine kleine Hilfe, man muss nicht alles immer einzeln eintippen.

Hoffe war verständlich!

MfG nh

[#4]

Hallo,

die Kategorien oder vielmehr die Abwesenheit waren hier schon öfters das Thema und leider wurde hier auch nix geändert:

Es wurden/werden bei der Umstellung von der "alten" Personalakte (auch Digitale Personalakte genannt; Belegablage in Belege online) auf die "neue" DATEV Personalakte (keine Belegablage mehr in Belege online, sondern irgendwo in der der DATEV Cloud) nur die Kategorien übernommen, welche zu diesem Zeitpunkt auch benutzt worden sind.

Dieses Verhalten wurde ungefragt umgesetzt, weil sich irgendein pfiffiger Programmierer gedacht hat "Hey, diese oder jene Kategorie wurde nicht benutzt, also wird sie es auch in Zukunft nicht. Weg mit dem unnötigen Ballast!" 

Es wurde daraufhin angeregt, wenigstens die kompletten. früheren DATEV Standardkategorien in den Einstellungen anzubieten und anklickbar zu machen. Das wurde nicht erhört oder gar umgesetzt, obwohl genau das eigentlich zum MVP-Prozess gehört: Anregungen, Wünsche, Verbesserungsvorschläge aufnehmen und rasch umsetzen. Genau das konnte DATEV früher auch schon nicht, trotz IDEAS, ominösen Wunschlisten oder ähnlichem Unfug.

Durch den Schwenk in der Strategie der Produkteinführung hat man jetzt zwar die Begründung für (anfangs) fehlende Funktionalitäten und verschafft sich etwas Zeit, die Probleme werden dadurch aber noch größer: Es werden Bananenprodukte mit eigeschränkten Funktionen auf die Anwender losgelassen, DATEV ist aber nicht gelenkig genug, Nachbesserungen/Anpassungen/Funktionen nachzuliefern. 

tl;dr

Ich hatte mir damals eine Tabelle mit den Kategorien angelegt: 

Dokumentenkategorien Personalakte

Arbeits- und Fehlzeiten

Arbeitsmittel

Auflösung Beschäftigung

Beschäftigung

Bescheinigungen

Einstellung/Bewerbung

Lohn- und Gehaltsabrechnung

Personalentwicklung

Persönliche Angaben

Reisekostenbelege

Versicherungen

Die Kategorien, die mir bei einem Mandanten fehlten, habe ich neu angelegt. Auch wenn ich früher schon nicht immer ganz glücklich mit der Auswahl war, so haben meine Personalakten seit 2020/2021 wenigstens in diesem Bereich eine gewisse Einheitlichkeit über alle Mandanten hinweg.