Auszahlung trotz Überzahlung - DRINGEND

[#1]

Hallo, 

ich habe folgendes Problem:

Eine Mitarbeiterin fehlt seit 02/25 unentschuldigt. 

Sie hat in 02/25 aber noch fälschlicherweise Gehalt bekommen, dieses soll sie zurückzahlen.

Damit es zu keiner Doppeltzahlung kommt, wenn sie das Geld zurückzahlt, habe ich bei Personaldaten/zahlungsweise/ Verrechnung im Folgemonat "nein" ausgewählt. 

Jetzt wurde die Überzahlung aber korrigiert und ihr noch einmal ausgezahlt. Wieso?

[#2]

Guten Tag Momo,

ich würde im Monat Februr 2025 eine unbezahlte Fehlzeit eingeben, so das dass Gehalt komplett zurückgerechnet wird und dann als Überzahlung mit der nächsten Abrechnung stehen bleibt. 

Beste Grüße Silke.

[#3]

Sie hat im Februar ab dem 01.02. unbezahlte Fehlzeit ohne Ende drin stehen. 

Die Forderung wurde jeden Monat vorgetragen, doch im Mai erfolgte plötzlich eine "Korrektur" bei der ihr die Überzahlung am Ende ausgezahlt wurde, obwohl sie weiterhin fehlt. 

Sie wird auch nicht wieder kommen, da sie gekündigt hat.

[#4]

Wie sehen denn die Abrechnungen März, April, Mai denn aus?

In welchem Monat hast du bei Verrechnung "nein" gesetzt?

Wie hast du die Forderungen jeden Monat vorgetragen? Es muss dann aber auch jeden Monat wieder gelöscht werden, ansonsten stimmt die Fibu ja nicht.

[#5]

In den VM wurde die Überzahlung immer vorgetragen und stand im Nettobereich als Überzahlung. 

Nach der Abrechnung April wurde auf "Nein" gesetzt. 

In der Fibu wurde die ÜZ auf auf ein Forderungskonto gebucht, da die Mitarbeiterin schon nach der ÜZ im Februar einen Brief mit der Bitte um Rückzahlung bekommen hatte. 

Dies tat sie aber nicht, deshalb wurde die ÜZ jeden Monat vorgetragen, bis sie dann im Mai fälschlicherweise noch einmal ausgezahlt wurde. 

[#6]

Wenn ich das jetzt richtig verstehe hat sie 2 Monate Geld bekommen und bisher nichts zurückgezahlt?

Den Fall würde ich nicht über die Personaldaten lösen sondern über die Bewegungsdaten einen Vorschuss eingeben, damit es auf dem Zahlungsprotokoll zu keiner Zahlung kommt. 

Soll am Ende der Abrechnung die wirkliche Überzahlung oder "0" stehen? Beides ließe sich einfach über die Bewegungsdaten entsprechend anpassen.

[#7]

Im Februar hat sie unentschuldigt gefehlt. 

Diese Info hat uns aber erst nach der Abrechnung erreicht, weswegen sie Geld bekommen hat. 

Dieses wurde dann per Forderungsschreiben, bei ihr abgefordert. Worauf sie bis heute nicht reagiert hat.

Die ÜZ sollte dann weiter auf dem LS stehen bleiben, bis die Mitarbeiterin bezahlt hat. 

Nach der Aprilabrechnung wurde bei Verrechnung im Folgemonat auf "nein" gesetzt und dann wurde wie im Screenshot (s.o.) ersichtlich ist, die ÜZ ausgeglichen und erneut eingebucht, was dazu führte, dass ihr wieder Geld ausgezahlt wurde.

Das so eine Doppeltbuchung entsteht hatten wir bisher auch bei einer anderen Mitarbeiterin und die einzige Gemeinsamkeit ist die Verrechnung im Folgemonat. Doch bei anderen Mitarbeitern ist nichts passiert. 

Im Grunde muss ich nur wissen, wieso diese Doppelbuchung entstanden ist, damit ich es meinen Vorgesetzten erklären kann. 

[#8]

Wahrscheinlich weil die Umstellung in den Personaldaten erfolgt ist. Ich arbeite damit nicht, ich arbeite da immer mit den Bewegungsdaten, damit in den Stammdaten nichts verändert wird.

[#9]

Ich denke auch, das es mit der Änderung zu tun hat. 

Dann kann ich mir aber nicht erklären, wieso es nur bei ihr und nicht auch bei den anderen Mitarbeitern mit den selben Änderungen passiert ist. 

[#10]

Ich denke mal mal, dass du immer die LA9110 mit Minus 2119,95 EUR eingebucht hast.

Somit ist der MA im Minus, was LODAS sich normal für den nächsten Monat merkt und aufrechnet bis was zu holen ist. Diese offene Forderung zeigt Lodas auf der Abrechnung nur an wenn es was zu verrechnen gibt. Eine Lohnabrechnung soll ja eigentlich auch keinen Kontoauszug darstellen.

Wenn du jetzt aber mitten drin keine Verrechnung mehr machst, heißt das für LODAS das er sich die gemerkten Minus 2119,95 EUR aus dem letzten Monat wo noch verrechnet wurde, nicht mehr im Minus zum verrechnen sind und somit zahlt er es dann aus. 

[#11]

Ich habe manuell nichts vorgetragen. 

Ich habe lediglich nach der Februar Abrechnung die unbezahlte Fehlzeit ab Februar eingetragen.

Danach wurde manuell bis auf das "Nein" bei Verrechnung im Folgemonat nichts mehr geändert. 

[#12]

---

@Momo1  schrieb:

Im Februar hat sie unentschuldigt gefehlt. 

Diese Info hat uns aber erst nach der Abrechnung erreicht, weswegen sie Geld bekommen hat. 

Dieses wurde dann per Forderungsschreiben, bei ihr abgefordert. Worauf sie bis heute nicht reagiert hat.

Die ÜZ sollte dann weiter auf dem LS stehen bleiben, bis die Mitarbeiterin bezahlt hat. 

Im Grunde muss ich nur wissen, wieso diese Doppelbuchung entstanden ist, damit ich es meinen Vorgesetzten erklären kann. 

---

Ich kann Ihnen keine Antwort auf Ihre eigentliche Frage zur technischen Umsetzung in DATEV geben, weiß aber, dass es solche Verrechnungen in sich haben und deshalb Anregungen (rhetorische Fragen) für künftige "doppelte Böden":

1. Wurde überwacht, ob bis zur festgelegten Zahlungsfrist die Rückzahlung durch die Mitarbeiterin erfolgt ist?

2. Welche Maßnahmen wurden ergriffen, um die nicht fristgerechte Rückzahlung anzumahnen?

3. Wer hat der Lohnabrechnung kommuniziert, dass die Rückzahlung noch nicht erfolgt ist?

4. Wer hat im Rahmen der Probeabrechnung für Mai 2025 übersehen, dass eine erneute Auszahlung an die rückständige Mitarbeiterin entsteht?

5. Wieviele Mitarbeiter werden abgerechnet, dass ein solcher "Problemfall" aus den Augen verloren werden kann?

Die "Schuld" ausschließlich in der (Nichtbeherrschung der) programmtechnischen Umsetzung zu sehen, wäre zumindest mir als Vorgesetztem zu dünn.

Viele Grüße und einen schönen Tag.

[#13]

---

@Momo1  schrieb:

Nach der Aprilabrechnung wurde bei Verrechnung im Folgemonat auf "nein" gesetzt und dann wurde wie im Screenshot (s.o.) ersichtlich ist, die ÜZ ausgeglichen und erneut eingebucht, was dazu führte, dass ihr wieder Geld ausgezahlt wurde.

---

Hast du schon probiert, wenn du die Verrechnung wieder auf "Ja" setzt?