Warum wird bei einem Einspruch das Dokumentendatum nicht mit dem aktuellen Datum vorbelegt?

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Hallo Datev,

warum wird bei der Übergabe eines elektronischen Einspruchs in die Dokumentenablage das Dokumentendatum nicht mit dem aktuellen Übermittlungsdatum vorbelegt?

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Hallo @Gelöschter Nutzer ,

das Dokument-Datum kann nicht standardmäßig mit aktuellem Datum bei der Übergabe in das DMS vorbelegt werden. 

Hintergrund ist, dass der Einspruch älter sein könnte als das aktuelle Datum. 

Das gilt auch bei der automatischen Ablage beim Senden. Der Einspruch könnte schon zwei Wochen alt sein und wurde erst jetzt gesendet.

Dafür gibt es weiter unten in der DMS-Maske schon das Erstelldatum. Das ist immer tagesaktuell.

Viele Grüße aus Nürnberg

Anton Friesen
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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@Anton_Friesen  schrieb:

Der Einspruch könnte schon zwei Wochen alt sein und wurde erst jetzt gesendet.

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Hallo Herr Friesen,

diese Begründung erscheint mir etwas "an den Haaren herbeigezogen".

Bei einem Brief, der per Telefax versandt wird, kann ich diese Begründung nachvollziehen. Dort hat das Schreiben ein Datum - und der Versand kann später erfolgen.

Bei den elektronischen Einsprüchen gibt es aber kein gesondertes Datum. Insoweit kann hier nur das Versanddatum = Datum des Einspruchs sein. Ob der Entwurf schon vorher erstellt wurde, spielt hierbei m.E. keine Rolle.

Ich weiß ja, dass der DATEV-Service Dokumentenmanagement das Feld Dokumentendatum scheinbar immer anders sieht als wir - aber wirklich nachvollziehen kann ich dies nicht.

Ich wäre also auch dafür, dass man -zumindest wahlweise- das Dokumentendatum automatisch einsteuern kann.

Viele Grüße

Uwe Lutz

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Hallo Herr Friesen,

nichts für Ungut: aber heute häufen sich in der Community die Beiträge aus dem Hause DATEV, die meinen Blutdruck in ungesunde Höhen treiben.

Die nahezu nicht Erreichbarkeit des Dokumentendatum war einer meiner ersten Kritikpunkte bei Einführung der Dokumentenablage/DMS neu.  

Die von Ihnen niedergelegte Standardantwort ist in meinen Augen schon immer "falsch" gewesen und "verstößt" gegen die ansonsten gerne genannte und ins Feld geführte 80%-Regel (eine Funktion sollte mindestens 80% der Anwendungsfälle abdecken, damit sie am Markt akzeptiert wird).

Liegen Ihnen (belastbare) Zahlen vor, nach aus denen sich das Verhältnis der abgelegten Dokumente bei denen das Erstelldatum dem Dokumentendatum entspricht und bei denen es abweicht?  Aus eigner Erfahrung ist der Aufwand ein abweichendes Dokumentendatum zu erfassen wesentlich geringer als jeden Tag das "Erstelldatum" als Dokumentendatum nachzutragen.

Sobald auch nur ein Dokumentendatum vom Erstelldatum abweicht müssen umfangreiche Nacharbeiten durchführen, nur um mit der Dokumentenablage/DMS (neu) überhaupt sinnvoll digital arbeiten zu können.

Auch dieses Thema habe ich - wie viele andere Stelle auch - zwischenzeitlich aufgegeben.

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Falls die DATEV mal beim Einspruch das Dokumentendatum wie hier gewünscht vorbelegen sollte, dann bitte aber abwählbar. Es gibt viele Kanzleien, und wohl fast so viele Kanzleiabläufe. Ich könnte mir ohne weiteres z.B. vorstellen, dass eine Kanzlei das Dokumentendatum nur für ausgewählte Sachverhalte nutzt, da könnte es dann ärgerlich sein, wenn es bei Einsprüchen vorbelegt wird.

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Haben Sie schon einmal versucht ohne das Dokumentendatum eine Chronologie herbeizuführen?

Wenn Sie die 7. Grundschuldbestellungsurkunde und den 10. Übertragungsvertrag zum Mandanten gespeichert haben wissen Sie das Dokumentendatum für einen historischen Überblick zu schätzen.  Wenn das System nun dieses Auswahlkriterium für alle Dokumente zu einem Mandanten / einer Akte befüllt ist der Mehrwert für die Masse der Anwender größer als der Nachteil für die Wenigen, die sich am Dokumentendatum stören.

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Hallo Herr Meyer,

ist das konkret bei Ihnen so oder "nur" eine Vermutung, was andere Kanzleien machen könnten? 

Mir fällt kein Grund dafür ein, warum bei einem elektronischen Einspruch ein abweichendes Dokumentendatum verwendet werden sollte. Wenn es sich nur um einen "elektronischen Briefumschlag" für ein PDF Dokument handeln sollte, ist  eine "sonstige Nachricht" sinnvoller, als als elektronischer Einspruch.

Ich bin auch gerne bereit darauf zu wetten, dass die Finanzverwaltung Ihren als elektronischen Einspruch übermittelten Einspruch mit dem Übermittlungsdatum erfasst; unabhängig davon, was die Kanzlei als Dokumentendatum erfasst. Das spricht dafür dieses Datum auch im DMS vorzubelegen.