Vorgangsmappen und die Zukunft des DMS

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Hallo zusammen,

es geht mir um Vorgangsmappen von denen ich kein großer Fan bin, die aber vor kurzem (circa 4 Monaten) in unserer Kanzlei eingeführt wurden. 

1. Weil ich eine ordentliche DMS Struktur und Suchfilter mindestens als genauso effektiv empfinde.

2. Weil Dokumente von Personen direkt in Vorgangsmappen abgelegt werden und dann im DMS nicht auffindbar sind weil es ja keine Dokumente im DMS Sinne sind.

1. Frage kann man Dokumente die direkt in einer Vorgangsmappe abgelegt wurden übergreifend im DMS finden ohne zu wissen das es sich in einer Vorgangsmappe befindet?

2. Weiß jemand wie die geplante Übernahme vom DMS in dieser Richtung aussieht? Ich könnte mir vorstellen das es bei der Übernahme in die Online Plattform Probleme gibt, da diese Dokumente eben keine DMS Dokumentennummer besitzen.

3. Ich habe gelesen das diese Dokumente direkt ohne Nachweis gelöscht werden können und das es keine Revisionshistorie dafür gibt. Stimmt das?

Es geht dabei nicht um Dokumente die im DMS abgelegt und mit der Vorgangsmappe verknüpft werden.

Wie sind die Erfahrungswerte der Community?

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Guten Morgen,

1. Nein, das geht leider nur, wenn das Original Dokument in DMS liegt und in der Vorgangsmappe lediglich verknüpft ist.

2. Aktuell weiß das nicht einmal die DATEV. Hatten vorletzte Woche unser Jahresgespräch mit unserem DATEV Berater. DAs einzige was feststeht: in der folge Lösung von DMS wird es keine Vorgangsmappen mehr geben.

3. Das kann ich nicht 100% bestätigen, dass müsste man testen. Ich hab mir gerade mal als Beispiel eine Vorgangsmappe angesehen: ich kann dort in der Revisionshistorie nur die DLK (verlinkte Dateien) nicht mehr ansehen. Die anderen sehe ich allerdings.

Ich hoffe die Antworten haben wenigstens etwas geholfen. 😄

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Sehr geehrter Herr Hönicke,

danke das entspricht dem was ich mir schon gedacht hatte, vor allem das es keine Vorgangsmappen mehr geben wird.

(Ich bin immer noch der Meinung Vorgangsmappen sind 1990. Ordner aus dem Schrank holen)

Vielleicht kann ich die Kanzleileitung doch noch davon überzeugen sich zukünftige Arbeit zu sparen.

Vielen Dank für die Antwort diesbezüglich.

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@AlexanderK  schrieb:

1. Weil ich eine ordentliche DMS Struktur und Suchfilter mindestens als genauso effektiv empfinde.

Allein jedem Dokument eine Struktur zu vergeben, selbst wenn es über Knigge läuft, ist definitiv zeitaufwändiger.

Dann wieder das Problem, nimmt jeder den richtigen Knigge, oder machts doch jeder wieder wie er will.

Eine Suche entfällt eigentlich komplett, da alles zum z. B. JA in der entsprechenden VGM ist. 

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@AlexanderK  schrieb:

2. Weil Dokumente von Personen direkt in Vorgangsmappen abgelegt werden und dann im DMS nicht auffindbar sind weil es ja keine Dokumente im DMS Sinne sind.

VGMs sind voll durchsuchbar, der Treffer verweist zwar erstmal auf die VGM, der konkrete Fundort wird dann dort aber fett hervorgehoben.

2. Weiß jemand wie die geplante Übernahme vom DMS in dieser Richtung aussieht? Ich könnte mir vorstellen das es bei der Übernahme in die Online Plattform Probleme gibt, da diese Dokumente eben keine DMS Dokumentennummer besitzen.

Kann ich mir nur schwer vorstellen, dass das nicht umgesetzt wird. Hab aber keine Infos zu der Thematik.

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@AlexanderK  schrieb:

3. Ich habe gelesen das diese Dokumente direkt ohne Nachweis gelöscht werden können und das es keine Revisionshistorie dafür gibt. Stimmt das?

Eine Strukturänderung wird auf jeden Fall protokolliert und lässt sich auch wieder zurücksetzen.

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Wir haben die VGMs entsprechend vorbelegt für JA und EÜR und zumindest hier ist niemand damit unglücklich 🙂

Verknüpfung in VGM bin ich jetzt kein Riesenfan, ist ja quasi doppelt, bei einer Handvoll Dinge kann es sinnvoll sein.

Ein Beispiel beigefügt, ist jetzt eher unterversorgt, aber da gibts natürlich umfangreichere Geschichten.

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es geht mir um Vorgangsmappen von denen ich kein großer Fan bin, die aber vor kurzem (circa 4 Monaten) in unserer Kanzlei eingeführt wurden. 

Bei uns vor ca. 2 Jahren. Vorher haben wir die VGM nur bei Betriebsprüfungen verwendet.

Und ich könnte es ansonsten nicht besser ausdrücken.

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Wir nutzen die Vorgangsmappen sehr ähnlich für JA Belege und ESt Belege, wenn auch nicht ganz so standardisiert im Aufbau. Alle Belege eines Jahres für den Jahresabschluss oder die Einkommensteuererklärungen zentral in einer Vorgangsmappe. 

Ich bezweifle, dass man mit einer Ablagestruktur und Suchfilter in DMS genauso effektiv arbeiten kann (gerade dann, wenn es zum Beispiel eine sehr umfangreiche Einkommensteuererklärung ist mit mehreren Anlagen V, Kapitalerträgen, außergewöhnlichen Belastungen, Handwerkerleistungen usw.)

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Tja ich denke mir halt immer wer Vorgangsmappen nutzt, nutzt noch nicht alle Funktionen 🙂

Bei Einkommensteuererklärungen nutzen wir ausschließlich meine Steuern, hat den Vorteil der Belegverknüpfung mit der Steuererklärung und die Freischaltung für RABE falls gewünscht.

Der Knigge ist bei uns so aufgebaut das man die Vorgänge in einem Ordner/Register hat. Das heißt wenn ich auf Jahresabschluss klicke in meinem Übersichtsbaum kommt halt auch nur Jahresabschluss und wenn ich die Jahreszahl noch mit eingebe (habe ich quasi eine Vorgangsmappe).

Und wegen dem nicht richtig ablegen, das kann in einer Vorgangsmappe genauso passieren.

Und wenn ich die Dokumente nur in Vorgangsmappen habe kann ich nicht Jahresübergreifend nach Ihnen suchen sondern muss mir wieder jeden *einzelnen Ordner* aus dem *Schrank* holen. Naja 1990 halt....

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@AlexanderK  schrieb:

Tja ich denke mir halt immer wer Vorgangsmappen nutzt, nutzt noch nicht alle Funktionen 🙂

Bei Einkommensteuererklärungen nutzen wir ausschließlich meine Steuern, hat den Vorteil der Belegverknüpfung mit der Steuererklärung und die Freischaltung für RABE falls gewünscht.

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Guter Punkt. Wir hatten damals DMS eingeführt, zwei/drei Wochen bevor Meine Steuern freigegeben wurde. Wir wollten dann nicht alle Prozesse innerhalb kurzer Zeit wieder ändern und so sind wir bei DMS und Vorgangsmappen geblieben.